Lima tips untuk memaksimalkan produktivitas tim saat bekerja dari rumah

Sebagai pemilik usaha kecil Create & Cultivate, platform online dan seri acara offline untuk wanita yang ingin menciptakan & memupuk karier impian mereka, saya bangga membangun budaya kolaboratif kantor yang sangat erat. Sebagai tim kecil — karena sifat pekerjaan kami — kami terbiasa bepergian bersama, bekerja di akhir pekan, dan menyelenggarakan acara berskala besar. 

Ketika kami beralih ke bekerja dari rumah penuh waktu, tim kami harus melakukan penyesuaian besar dan menemukan cara baru untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka di seluruh organisasi sambil juga menjaga moral karyawan. Tetap produktif adalah tantangan di saat-saat terbaik, terlebih di lingkungan sekarang ini. 

Selama beberapa bulan terakhir, saya telah menemukan beberapa tips yang kami, sebagai sebuah tim, dapat terapkan untuk mendorong produktivitas bisnis kami.  

Maksimalkan jam “kerja” Anda dengan memanfaatkan waktu istirahat yang teratur dan mengurangi gangguan

Awalnya, setelah tim kami sepenuhnya beralih ke bekerja dari rumah, kami mencoba untuk beroperasi dengan cara yang sama layaknya berada di kantor. Perbedaannya adalah pertemuan cepat lima menit di lorong untuk membahas masalah, diganti dengan rapat konferensi video penuh selama tiga puluh menit atau ramainya ping serta obrolan. Sesi panjang ini yang tak terhindarkan menyebabkan deretan komunikasi serta rapat demi rapat sehari penuh. 

Saya segera menyadari hal ini tidak menyisakan waktu untuk berpikir lebih dalam atau waktu “bekerja” lebih lama, dan produktivitas saya mulai berkurang. Jelas bahwa saya perlu mengatur ulang kegiatan saya — hingga ke waktu “membuat makan siang sendiri”; jika tidak, saya akan terjebak di komputer dari pukul 07.00 hingga 19.00 tanpa sedikit pun istirahat

Untuk pemilik usaha kecil, bisnis kami adalah mata pencaharian kami, dan sekarang hal ini lebih berarti dari sebelumnya, ada tekanan kuat untuk melakukan segala hal dan beroperasi dengan kecepatan normal, tetapi Anda harus hadir untuk diri Anda sendiri terlebih dahulu.  

  • Blokir kalender Anda untuk waktu pribadi. Ketika kami tidak lagi bekerja di kantor, waktu seolah-olah tidak berarti lagi dan batasan pun menghilang. Cara kami membangunnya kembali adalah dengan memblokir waktu di kalender kami. Selama waktu tersebut, saya bisa berjalan-jalan, makan siang, dan mengambil waktu sejenak untuk diri saya sendiri, yang sangat penting bagi saya untuk menjernihkan pikiran sebelum kembali bekerja. Dengan menjadwalkan waktu JANGAN GANGGU, saya bisa menyeimbangkan keluarga saya, hidup, dan bekerja lebih efektif. Jika saya tidak sengaja merencanakan ini dan mencoba memaksakannya, saya akan kehilangan motivasi dan tugas memerlukan waktu lebih lama dari yang seharusnya. Dengan memblokir waktu di kalender, tim kami memelihara kesehatan jiwa dan peluang untuk lepas dari komputer, sehingga kami dapat kembali segar dan siap untuk kembali bekerja. 
  • Minimalkan gangguan saat bekerja. Saya mendorong tim saya untuk mengatur status obrolan mereka menjadi Jangan Ganggu, memberikan waktu untuk pekerjaan yang produktif. Dengan meningkatnya panggilan video dan percakapan IM, sebagian waktu kami habiskan untuk berkomunikasi dan bukan bekerja. Di kantor, seseorang dapat melihat pintu Anda tertutup, tetapi di rumah, tidak ada pintu virtual untuk melakukan hal yang sama. Jadi, ketika saya memiliki proyek atau proposal penting, saya mengatur status saya ke Jangan Ganggu sehingga saya tidak menerima pemberitahuan yang mengganggu atau permintaan ad hoc yang mungkin muncul saat saya berusaha berkonsentrasi. Saya menemukan bahwa hal ini telah membantu saya menyelesaikan tugas lebih cepat dan tetap fokus dan termotivasi. 

Maksimalkan cloud

Desain adalah bagian besar dari Create & Cultivate. Kami membangun karya kreatif baru setiap hari yang membutuhkan umpan balik yang cukup dan kolaborasi lintas departemen. Saya ingat hari-hari awal ketika kami tidak menggunakan cloud, dan alur menuju persetujuan kreatif begitu melelahkan. Saya akan menerima file, mengirim email dengan semua catatan saya, dan sebagainya hingga utas email menjadi panjang dan rumit dan kontrol versi menjadi masalah. 

Dengan menyimpan dokumen di satu tempat, kami menghemat banyak waktu dengan menghilangkan waktu yang dibutuhkan untuk menelusuri 7 dari 19 email untuk menemukan umpan balik lama dan memastikan kami menggunakan versi terbaru. Bekerja dari rumah menunjukkan nilai operasional menggunakan solusi berbasis cloud, terutama kemampuan untuk menulis bersama dokumen. 

Asisten direktur kreatif saya dan saya akan menggulirkan dek kreatif pada saat bersamaan. Saya dapat memasukkan gambar yang dia butuhkan untuk slide tertentu, dan ia dapat memformatnya secara real-time. Di saat yang sama, saya dapat melanjutkan pekerjaan dan meninggalkan catatan untuknya di slide 9 sementara dia di slide 7 menyelesaikan salinan, dll. Dengan menandai proses ini, kami dapat menjadikan waktu bersama seefisien mungkin karena kami berdua dapat untuk menangani dokumen yang sama secara bersamaan. 

Rekam rapat untuk menghemat waktu orang lain 

Dalam lingkungan WFH yang baru ini, setiap orang memiliki berbagai tanggung jawab. Keadaan ini sering membuat mereka tidak bisa menghadiri jumlah rapat yang sama dengan yang mereka dapat lakukan saat mereka berada di kantor. Orang tua harus mendidik anak mereka di rumah, pasangan harus berbagi ruang kerja, dan mungkin memiliki rapat yang tumpang tindih, serta berbagai faktor lain yang harus kita hadapi setiap hari. Harus melakukan semua tanggung jawab baik lama maupun baru ini secara bersamaan, menyulitkan kita dalam menerima panggilan.  

Karena semua hal ini, tim saya mulai merekam pertemuan. Sekarang, kami tidak perlu panik jika melewatkan panggilan, atau sebagian panggilan, karena kami dapat mengikutinya kapan saja. 

Kami tidak harus bergantung pada ringkasan dari orang lain di tim kami. Kami dapat memutar kembali dan mengecek apa yang terlewatkan selama lima menit saat anak Anda mengalami krisis, atau ketika pengemudi Uber Eats mengetuk pintu, dengan menonton rekaman.    

Terapkan check-in harian

Ketika kami semua berada di kantor, ritme rapat kami biasanya ringan, karena kami dapat berteriak dari seberang ruangan atau mencolek orang di sebelah kami jika ada pertanyaan. Kami dengan cepat menyadari bahwa ketika kami beralih ke bekerja jarak jauh, ritme ini tidak berfungsi — terlalu banyak hal terjadi setiap hari. Selain itu, kami tidak memiliki diskusi informal yang didapatkan dalam lingkungan kerja tatap muka. 

Dengan semua variabel yang tidak diketahui tersebut, kami menerapkan check-in di pengujung hari untuk mengetahui bagaimana kami dalam melaksanakan semua tugas sebagai sebuah tim. Kami juga menemukan bahwa basis sentuh harian ini tidak harus selalu satu jam! Dengan memiliki check-in reguler yang lebih pendek, tim kami tidak perlu menghabiskan banyak waktu harian mereka. 

Namun, semua orang tetap mengikuti segala kegiatan. Hubungan harian membantu kami untuk tetap mengerjakan tugas dan menjadi lebih produktif serta menyediakan cara pemecahan masalah yang cepat dan mengatasi rintangan di awal untuk menghindari keterlambatan progres. 

Pertahankan budaya kantor Anda, dan semangat tim tetap tinggi

Tim yang bahagia adalah tim yang lebih produktif, dan menjaga moral selama waktu yang tidak pasti ini menjadi prioritas Create & Cultivate. Kami akan jauh lebih mudah untuk memberi semangat ketika berhadapan secara langsung karena kami dapat melakukan kegiatan tatap muka seperti happy hour setiap hari Kamis, dengan tamu istimewa, makanan lezat, dan percakapan yang luar biasa. 

Dari happy hour ini, kami menemukan beberapa ide acara terbaik kami. Kami ingin menemukan cara untuk menjaga hubungan sosial ini dan tetap terhubung, jadi kami beralih ke mengadakan dua happy hour brainstorming kasual virtual dalam satu minggu menggunakan obrolan video. Kami menemukan bahwa terutama dalam masa-masa sulit ini, momen-momen ringan dengan tim kami ini telah membantu kami mengimbangi kurangnya waktu tatap muka, serta mengetahui bagaimana orang-orang menyesuaikan diri dengan lingkungan baru ini. 

Teknik lain yang kami gunakan untuk meningkatkan moral adalah email mingguan, dengan tips dan saran untuk tim, mulai dari acara TV hingga pesta makan malam di akhir pekan hingga ide latihan di rumah. Komunikasi membantu mengingatkan semua orang bahwa kita semua terlibat bersama dan memperkuat perasaan persahabatan tim.  


Selama masa yang belum pernah terjadi sebelumnya ini, menilai kembali dan menyesuaikan alur kerja kami agar sesuai dengan kenyataan WFH saat ini lebih penting dari sebelumnya. Apa yang mendorong produktivitas dan moral di lingkungan kantor konvensional mungkin belum tentu berfungsi seperti sekarang ini. Namun, penyesuaian sederhana dapat dilakukan. Sebagai pemilik usaha kecil, saya merasa tips ini telah membantu memaksimalkan waktu saya dan menjaga tim saya dan saya bekerja secara efisien, tanpa mengorbankan waktu pribadi yang sangat dibutuhkan untuk bersantai dan beristirahat. 

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.