Berbagi layar secara gratis dapat dilakukan dengan mudah, tetapi apakah Anda melakukannya dengan benar?

Tujuan Artikel: Artikel ini bertujuan untuk memberikan latar belakang singkat tentang apa yang dimaksud dengan berbagi layar secara gratis dan memberikan pengetahuan tentang cara terbaik untuk mempersiapkan dan melakukannya dengan benar.  

Jika Anda pernah bekerja dengan tim jarak jauh, bekerja dari rumah, atau menghadiri rapat virtual yang diikuti semua pihak, Anda kemungkinan besar terlihat atau bahkan berpartisipasi dalam berbagi layar secara gratis. Berbagi layar umumnya merupakan fitur dari alat produktivitas bisnis dan dilakukan dalam kemitraan dengan program seperti konferensi video gratis atau bahkan papan tulis online gratis. Namun, masing-masing tidak cukup untuk memenuhi tuntutan kerja jarak jauh sekarang ini.  

Berbagi layar secara gratis adalah alat serbaguna yang memungkinkan seseorang berbagi layar komputer mereka dengan orang lain secara real-time, sehingga semua orang dalam rapat dapat melihat hal yang sama pada saat yang sama, sehingga tidak perlu mengirim email berisi konten terkait seperti dokumen atau gambar. Berbagi layar memudahkan kolaborasi real-time virtual serta membantu menjaga rapat tetap produktif dan sukses.  

Berbagi layar secara gratis dapat dilakukan dengan mudah, tetapi ada cara yang benar dan salah dalam melakukannya. Jadi, mari kita pastikan Anda telah memaksimalkan berbagi layar secara gratis.  

Isi 

Waktu adalah sumber daya yang terbatas, dan berbagi layar dapat membantu mengurangi jumlah waktu yang biasanya Anda habiskan untuk menjelaskan ide selama rapat. Berbagi layar memiliki banyak kegunaan, termasuk pelatihan dan dukungan online, demo prospek, memeriksa dokumen, dan lain sebagainya. Program terbaik akan memberi Anda opsi, seperti memungkinkan Anda untuk berbagi jendela tertentu atau seluruh desktop selama rapat.  

Berbagi layar sangat cocok digunakan baik ketika Anda perlu berbagi ide maupun mengungkapkan informasi dan data dengan cepat. Berbagi layar telah menjadi praktik umum dalam dunia bisnis karena memungkinkan kolaborasi real-time dan membuat rapat Anda terus berjalan tanpa perlu mengirim sesuatu melalui email.  

Audiens Anda yang sebagian besar merupakan peserta visual, lebih cenderung memahami dan bahkan menyimpan informasi yang Anda bagikan jika mereka bisa melihatnya. Berikut ini beberapa tips untuk memastikan Anda memaksimalkan berbagi layar secara gratis: 

Ketahui perangkat lunaknya 

Anda mungkin memiliki akses ke beberapa program berbagi layar secara gratis, jadi penting agar Anda mengetahui kontrol yang akan Anda gunakan. Meskipun sebagian besar serupa, program ini memiliki antarmuka dan kontrol pengguna yang berbeda. Pastikan Anda mengetahui cara mengoperasikan perangkat lunak tersebut dan keterampilan tampilan yang diperlukan. Berbagi layar secara gratis bukan presentasi slide konvensional, tetapi merupakan bentuk presentasi, jadi Anda harus mengetahui teknologinya. 

Atur alat komunikasi Anda ke “jangan ganggu” 

Mendapatkan pemberitahuan di tengah sesi berbagi layar secara gratis dapat memperlambat momentum kemajuan Anda, mengalihkan perhatian Anda, dan berpotensi memalukan Anda. Mengatur alat komunikasi Anda ke “jangan ganggu” membantu memastikan tidak ada pesan yang tidak diinginkan muncul di layar Anda di tengah-tengah presentasi Anda. 

Bersihkan desktop Anda atau bagikan jendela 

Sama seperti rumah Anda, ketika mengundang orang masuk, Anda tidak ingin kesan pertama mereka adalah Desktop Anda yang kacau dan berantakan. Desktop yang berantakan menyulitkan Anda menemukan file yang perlu dibagikan, juga dapat mengalihkan perhatian orang yang Anda berikan file, membuat Anda terlihat tidak profesional dan tidak teratur. Solusi apabila Anda tidak punya waktu untuk membersihkan desktop adalah berbagi jendela dan bukan seluruh desktop Anda.  

Tutup semua program dan aplikasi yang tidak dibutuhkan 

Mematikan aplikasi yang tidak perlu sangat penting karena Anda tidak ingin berbagi informasi pribadi seperti rekening bank atau informasi klien atau informasi rahasia perusahaan. Bersikap proaktif dan siap-siap sebelum rapat. Tanyakan kepada diri sendiri, apakah Anda perlu membagikan seluruh layar, atau apakah Anda dapat melewatkan berbagi jendela tertentu? Pembersihan cepat akan membantu memastikan Anda dan orang-orang yang mengikuti rapat Anda tidak lengah oleh sesuatu di layar komputer Anda. 

Pastikan aman 

Dengan serangan dunia maya terjadi sekitar 39 detik sekali, memastikan keamanan Anda dan orang yang Anda wakili lebih penting dari sebelumnya. Pilih alat berbagi layar secara gratis yang terintegrasi penuh, mudah dikonfigurasi, dan aman. 

Kesimpulan 

Berbagi layar secara gratis memiliki banyak manfaat, termasuk terhubung dengan pekerja dan tim jarak jauh dan juga mendorong kolaborasi. Berbagi layar berguna dan mudah, tetapi penting agar memastikan bahwa Anda melakukannya dengan benar. Anda membuka dunia Anda (sering kali hal pribadi) kepada orang lain, dan implikasi dari ketidaksiapan dapat beragam dari yang agak memalukan hingga bencana. Bersiap membantu Anda menghindari pengalaman buruk bagi Anda dan orang yang Anda wakili.