Panduan manajemen proyek untuk pemula

Manajemen proyek sangat penting bagi keberhasilan setiap bisnis. Setiap organisasi yang hendak menyelesaikan masalah atau tugas dapat menggunakan cara yang sistematis agar semua berjalan sebagaimana mestinya. 

Apa yang dimaksud manajemen proyek? 

Secara umum, manajemen proyek berarti menerapkan proses atau metodologi untuk menyelesaikan tugas sementara dengan tujuan yang ditentukan. Hal ini bisa apa saja, mulai dari membangun situs web hingga merencanakan pernikahan. Yang membedakan manajemen proyek dari manajemen sehari-hari adalah sifat proyek yang sementara.

Oleh karena itu, manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab dalam merencanakan proses tersebut dan memantau hasilnya. Apa yang dilakukan manajer proyek? Ia menetapkan suatu proyek, meluncurkannya, mengikuti berbagai elemennya, dan memastikannya diselesaikan sesuai anggaran dan tepat waktu. Ia juga mengelola ekspektasi terkait jadwal, tujuan, dan ruang lingkup proyek. Jadi, dalam peran ini, sebagaimana halnya dalam organisasi, keterampilan kepemimpinan dan komunikasi adalah hal yang penting.

Apakah Anda memerlukan manajer proyek? Jika proyek Anda memiliki sejumlah komponen dan dikerjakan oleh beberapa orang (atau lebih), jawabannya mungkin ya. Memiliki manajer proyek umumnya dapat membuat proyek berhasil dan menguntungkan. Seorang manajer proyek dengan metodologi yang jelas dapat mencegah kelebihan biaya, scope creep, dan berbagai keruwetan lainnya. “Scope creep” adalah istilah yang sering digunakan untuk menggambarkan kecenderungan proyek menjadi menggelembung atau memiliki kebutuhan yang berbeda seiring waktu. Gejala ini terkadang terjadi hanya karena kesalahan komunikasi. Mencegah scope creep masih menjadi salah satu pendorong terbesar keberhasilan proyek, berdasarkan survei 2018  dari ribuan manajer proyek dan eksekutif berbagai industri. 

Akan tetapi, bagaimana cara memilih pendekatan manajemen proyek yang tepat untuk bisnis Anda? Ada banyak cara praktis untuk melaksanakan proyek. Pikirkan tentang apa yang dibutuhkan oleh proyek, jumlah orang yang mengerjakannya, hal yang bergantung pada penyelesaian elemen lain, dan seterusnya. 

Baca jenis manajemen proyek yang tepat dan terbukti untuk membantu bisnis Anda tetap terkelola dan berkembang. 

Lima jenis manajemen proyek yang populer

1. Jalur Kritis

  • Metode “jalur kritis” adalah jenis garis waktu proyek bertahap. Sangat berguna ketika ada setidaknya beberapa tugas yang saling bergantung satu sama lain agar proyek dapat terselesaikan. 
  • Manajer proyek yang menggunakan jalur kritis pertama-tama membuat daftar tugas, lalu menentukan tugas mana yang bergantung satu sama lain dan tugas mana yang dapat ditunda tanpa menghambat jalannya seluruh proyek. Manajer proyek ini utamanya mencari cara tercepat untuk menyelesaikan proyek dengan waktu henti paling singkat di antara setiap tugas. 
  • Urutan tugas secara kronologis juga merupakan fokus besar di sini, sebagaimana halnya dengan perkiraan durasi setiap tugas. Perangkat lunak manajemen proyek juga dapat membantu membuat perhitungan ini. 

2. Waterfall

  • Metode manajemen proyek “Waterfall” juga bersifat berurutan. Ini adalah salah satu alat manajemen proyek tradisional yang mengharuskan progres tugas secara linier dan mengarah pada penyelesaian proyek. Hanya menuju satu arah, seperti air terjun.
  • Metode Waterfall sangat sesuai jika anggota tim bergantung pada penyelesaian tugas lain sebelum memulai tugasnya sendiri. Metode ini juga berfungsi maksimal jika tidak ada banyak kejutan atau perubahan besar selama proses.
  • Metode Waterfall memungkinkan proyek untuk diskalakan dengan baik berkat pendekatannya yang disiplin dan menitikberatkan desain. Metode ini mampu menjaga proyek-proyek besar berjalan sebagaimana mestinya.

3. Agile

  • Seperti namanya, “Agile” merupakan salah satu metode manajemen proyek yang paling fleksibel. Metode ini didesain untuk tim yang harus mampu merespons tekanan pasar maupun kebutuhan klien dengan cepat. 
  • Agile memilah proyek ke dalam rangkaian urutan berulang, atau “sprint”. Misalnya, dalam industri perangkat lunak, sprint tersebut biasanya termasuk pengembangan dan uji QA salah satu aspek dari keseluruhan produk.
  • Metode Agile memberikan fleksibilitas saat tim Anda tidak membutuhkan kontrol penuh atas hasil akhir. Misalnya, jika tujuan pertama Anda adalah menghasilkan purwarupa yang berfungsi, fleksibilitas dan umpan balik klien lebih penting daripada berpegang teguh pada protokol yang ketat. 

4. Scrum

  • “Scrum” berada di bawah kategori manajemen proyek Agile. Ini berbasis pada tim kecil yang menggunakan sprint pendek dengan fokus untuk mencapai tujuan berulang. 
  • Sprint-sprint ini umumnya berlangsung dalam waktu tertentu, biasanya tidak lebih dari beberapa minggu. 
  • Scrum pada prinsipnya didesain untuk mengurai proyek yang lebih besar menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola. Ada peran yang jelas bagi para anggota tim, tujuan untuk tiap-tiap sprint, dan metode untuk mengevaluasi tiap sprint.
  • Setiap sprint juga memiliki hasil akhir yang ditentukan. Anggota tim sprint biasanya melakukan check-in singkat setiap hari serta pembahasan dan peninjauan pada akhir sprint.

5. Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program (PERT/Program Evaluation and Review Technique)

  • Teknik “PERT” biasanya digunakan bersamaan dengan manajemen proyek jalur kritis. Tujuan utama alat ini adalah untuk mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
  • PERT sering digunakan dalam proyek bangunan dan manufaktur, dan sangat berguna untuk proyek rumit berskala besar yang memiliki urutan tugas yang jelas.
  • Salah satu fitur utama PERT adalah diagram visual garis waktu dan tugas proyek. Dalam diagram ini, pengguna dapat menggambar panah untuk menentukan “jalur kritis” (lihat di atas). Tugas di jalur ini adalah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. 

Cara memilih jenis manajemen proyek yang tepat

Berikut ini beberapa pertanyaan yang mungkin muncul setelah Anda menentukan fokus utama dan tujuan utama proyek Anda.

Apa industri dari proyek tersebut?

  • Tidak semua jenis metodologi manajemen proyek sesuai untuk digunakan dalam bidang yang Anda geluti. Beberapa metode sangat baik digunakan untuk pengembangan perangkat lunak, sementara beberapa lainnya cocok untuk proyek besar yang sifatnya kronologis seperti konstruksi bangunan.

Seberapa fleksibel garis waktu Anda?

  • Garis waktu yang lebih kaku membutuhkan metode manajemen proyek yang lebih linier, seperti jalur kritis atau waterfall. 
  • Kapan tanggal awal dan akhir proyek? Jika ketat, metode manajemen proyek linear mungkin lebih cocok; jika fleksibel, dan aspek proyek lainnya lebih penting, pendekatan agile mungkin lebih sesuai.

Bagaimana anggaran Anda?

  • Memiliki anggaran tetap mungkin menandakan bahwa Anda memerlukan garis waktu yang tetap. Artinya, Anda sebaiknya memilih pendekatan tetap, seperti jalur kritis atau waterfall.
  • Beberapa metode proyek, seperti waterfall dan PERT, cenderung lebih cocok untuk tim yang besar. Jika Anda tidak memiliki anggaran untuk tim yang besar, metode tersebut mungkin tidak sesuai.

Dengan tim seperti apa Anda akan bekerja?

  • Scrum dan bentuk metodologi agile lainnya sangat sesuai untuk beberapa tim kecil yang beroperasi mandiri dan saling berkomunikasi dengan baik. 
  • Apakah diperlukan peran khusus? Metode fleksibel seperti agile dapat membantu proyek yang memiliki banyak komponen dinamis dan tim kecil yang cekatan.

Seberapa jauh semua pemangku kepentingan terlibat?

  • Jika klien atau pemangku kepentingan lainnya akan terus terlibat selama proses, Anda harus mempertimbangkannya saat merencanakan ukuran tim, kompleksitas, garis waktu, dan anggaran.
  • Model responsif yang bersulang seperti agile sangat berguna jika Anda akan sering menerima umpan balik.
  • Di sisi lain, jika tim atau klien Anda tidak dapat diubah, mungkin metode yang memetakan semuanya di awal akan lebih cocok. 

Seberapa rumit proyek tersebut?

  • Kerumitan proyek tidak hanya memengaruhi anggaran, garis waktu, dan ukuran tim, tetapi juga metodologi yang digunakan. Proyek yang lebih sederhana dan pendek dengan kebutuhan yang jelas dan tetap umumnya lebih cocok menggunakan waterfall atau metode linear yang serupa. 
  • Apakah proyek perlu diskalakan? Proyek besar dan rumit juga dapat menggunakan metode yang lebih terencana dan terdokumentasi secara konsisten, seperti jalur kritis atau waterfall.

Apa pun jenis manajemen proyek yang Anda pilih, mencoba metode tertentu dapat membantu. Dengan alat manajemen proyek, tugas yang kompleks dan kacau dapat menjadi efisien, kolaboratif, dan hemat biaya.

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Productivity

Tips untuk memimpin rapat yang efektif dengan staf Anda

Baca selengkapnya
Productivity

Bagaimana tim terdistribusi membantu bisnis Anda

Baca selengkapnya
Productivity

Buat rencana proyek yang lebih cerdas dengan strategi dan templat

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.