Bisnis lebih efisien dan berkembang dengan aplikasi database

Di samping manfaatnya yang memang sudah jelas bagi perusahaan teknologi, bisnis lain pun perlu memanfaatkan perangkat lunak database dan analisis data. McCownGordon, perusahaan konstruksi yang terletak di Kansas City, memanfaatkan wawasan, produktivitas, dan pengelolaan dari pendekatan yang didukung data untuk pekerjaan mereka dan hubungan dengan klien.

“Data itu penting. Pekerjaan saya bergantung padanya,” kata Jesse Dull, estimator proyek untuk perusahaan tersebut.

McCownGordon mengelola seluruh proses konstruksi bangunan baru, mulai dari konsep dan desain hingga penyelesaiannya. Artinya, mereka perlu menyusun anggaran, merekrut vendor, dan mencatat persediaan; ada banyak sekali data yang perlu diperiksa dan dipahami. Perangkat lunak database dapat membantu estimator proyek seperti Dull untuk mengelola informasi, membangun kepercayaan dengan klien, dan memantau proyek (beserta ratusan karyawannya) agar berjalan sesuai rencana.

Penyimpanan file virtual

Merekrut vendor merupakan bagian besar dari pekerjaan estimator proyek; memeriksa penawaran untuk melihat mitra mana yang memenuhi syarat dan sesuai anggaran. “Kami mendapatkan 50 hingga 100 penawaran untuk satu proyek,” kata Dull. “Dahulu, pada masa-masa awal saya menyusun estimasi, saya selalu membawa kotak file beroda yang berisi semua penawaran dengan masing-masing label yang dicetak.”

Sekarang, orang-orang tidak punya waktu untuk memeriksa lemari yang penuh dokumen. “Salah satu kendala yang kami hadapi sebagai perusahaan adalah adanya permintaan untuk menghasilkan anggaran atau estimasi dengan segera. Manajemen data online sangat membantu tim kami agar tetap terkoordinasi, untuk bekerja dengan cepat berdasarkan informasi terbaru.”

Berkat peralatan produktivitas dan penyimpanan online, Dull berhenti menggunakan kotak beroda dan menggantinya dengan alat yang lebih mudah dibawa: smartphone. “Kami sudah sepenuhnya beralih untuk menyimpan segala hal dalam catatan bersama dan sistem manajemen database. Jadi, semua orang dalam tim proyek sekarang memiliki akses ke semua hal tersebut, bukan hanya saya.”

Membangun kepercayaan dengan data yang mudah diakses

Sebelum membuat kesepakatan proyek baru, kontraktor harus membangun kepercayaan yang kuat dengan klien, dan data berperan besar dalam hal ini. “Satu hal yang membedakan McCownGordon dengan perusahaan lain adalah tim prakonstruksi kami. Kami membangun kepercayaan tersebut. Kami memiliki kebijakan transparansi yang memperlihatkan semuanya kepada pemilik.”

Memahami proyek, terutama bagi orang-orang yang tidak mengerti konstruksi, adalah hal yang penting jika klien ingin merekrut kontraktor yang tepat. Dan setiap klien pasti berbeda. Estimator harus memahami semua data yang terkait dengan proyek, memprosesnya, lalu menjelaskannya kepada setiap klien dengan cara yang mudah.

“Jika klien berupa bank dan ingin melihat semua item dan detail proyek kami, dengan senang hati kami akan menunjukkannya serta menjelaskan setiap langkah yang sudah kami lakukan untuk menyusun jumlah atau biaya ini bagi suatu proyek,” jawab Dull. “Namun sebaliknya, jika klien adalah komite pembangunan gereja yang tidak paham atau tidak suka terhadap hal-hal terkait proyek, misalnya, kami dapat mengulangnya dan menunjukkan ringkasannya dalam cara yang mudah dipahami. ‘Anda akan membutuhkan X untuk area sekitar altar, dan Y untuk ruang pertemuan jemaat.’ Ini tentang memahami klien dan sudut pandang mereka serta memberikan hal yang mereka inginkan.”

Ketika berbicara dengan klien, McCownGordon menggunakan visualisasi data agar angka-angkanya mudah dipahami. “Ketika kami menjelaskan proyek atau memberikan estimasi, tidak semua orang ingin melihat lembar bentang, jadi kami menyajikannya secara grafis,” kata Dull. “Tergantung pada klien, kami terkadang menggunakan bagan pai, atau bagan batang yang menjelaskan uraian pembagian. Kami menyesuaikannya dengan setiap klien.”

Tetap sesuai rencana

Setelah material dicampur dan konstruksi dimulai, perangkat lunak database masih berperan penting dalam jalannya proyek. Kejadian, penyesuaian anggaran, dan cuaca yang tak terduga dapat terjadi selama pengerjaan proyek dan mengacaukan semuanya. Estimator proyek bekerja sama dengan karyawan di lapangan, seperti pengawas Paul Cook yang mengawasi semua aktivitas di lokasi, agar proyek tetap sesuai dengan jadwal dan anggaran meskipun nantinya ada masalah yang timbul.

“Strategi agar semuanya tetap sesuai rencana ada dalam data kami: estimasi yang mendetail, sebagai acuan. Untuk membantu mereka memahami dan membuat keputusan tentang penggunaan dananya,” kata Dull.

Cook menunjukkan bagaimana peralatan online mereka dapat membantu proses ini. “Lembar bentang menunjukkan dampak keputusan kami terhadap waktu dan uang, dan kami dapat melakukan tindakan perbaikan berdasarkan informasi tersebut,” kata Cook.

Kunci keberhasilan

Semua yang dilakukan karyawan McCownGordon didasarkan pada prinsip membangun dan mempertahankan kepercayaan klien. “Kepercayaan itu sangat penting,” kata Dull. “Kepercayaan tersebut akan kembali kepada kami sebagai sebuah perusahaan. Nilai utama kami adalah integritas, kinerja, dan hubungan. Tanpa membangun kepercayaan dan memberi tahu pemilik bahwa kami mendukung dan memperhatikan kepentingan mereka, kami tidak akan maju sebagai perusahaan.”

Analisis data (dalam bahasa Inggris) dan manajemen yang tepat adalah kunci keberhasilan untuk perusahaan seperti McCownGordon. Sebagaimana pernyataan Cook: “Inti dari bisnis adalah waktu dan uang. Jika tidak diatur, keduanya hanya akan terbuang sia-sia.”

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.