Berikut adalah cara memilih perangkat lunak intranet yang tepat bagi bisnis Anda

Pria menggunakan layar dinding di ruang server

Oleh Sam Marshall, Penulis Tamu Microsoft

Seperti hal lainnya dalam bisnis, untuk memilih perangkat lunak intranet yang tepat, mulailah dengan hasil yang penting dan memberikan keuntungan.

Meskipun hanya rencana singkat, siapkan kasus bisnis untuk intranet Anda dan cara penggunaan yang diinginkan untuk mengubah cara kerja semua orang. Berdiskusi dengan pemangku kepentingan dan karyawan akan memberikan pemahaman tentang hal-hal yang paling penting. Biaya intranet dapat bervariasi, mulai dari beberapa dolar per orang hingga ratusan dolar sehingga gambaran awal tentang manfaatnya akan membantu Anda menetapkan anggaran yang sesuai.

Setelah ini, pilihannya akan tergantung pada fitur, vendor, dan persyaratan teknis Anda.

Fitur

Semua perangkat lunak intranet akan memberikan kemampuan untuk membuat halaman dan menerbitkan berita. Hampir semuanya memiliki fitur sosial seperti suka, komentar, dan berbagi. Pastikan semuanya juga berjalan dengan baik di perangkat seluler.

Hal yang membedakan setiap perangkat lunak intranet adalah kemudahan penggunaannya. Anda dapat beralih ke merek lain, tetapi akan jauh lebih sulit untuk menyesuaikan antarmukanya. Hal ini sangat penting bagi orang yang bertugas menerbitkan informasi. Jika sulit untuk membuat perubahan, intranet Anda akan terasa membosankan.

Beberapa platform lebih fleksibel dari yang lain, jadi, jika Anda ingin mengintegrasikannya dengan sistem lain atau menyesuaikan fungsionalitasnya, pertimbangkan hal ini terlebih dahulu.

Vendor dan Mitra

Jika baru menggunakan intranet, memiliki dukungan yang tepat akan lebih membantu daripada perangkat lunak yang disediakan. Beberapa vendor juga menawarkan layanan. Bahkan, platform yang lebih besar seperti SharePoint beroperasi melalui jaringan mitra. Beberapa hal yang dapat Anda pertimbangkan meliputi:

  • Potensi hubungan. Apakah mereka tersedia secara lokal sehingga mudah dikunjungi? Apakah mereka memahami bisnis Anda dan pernah bekerja sama dengan industri Anda?
  • Layanan. Apakah mereka hanya menawarkan bantuan teknis, atau juga dapat menyediakan desain, konten, dan saran peluncuran?
  • Rekam jejak perangkat lunak. Seberapa sering produknya diperbarui? Apakah ada komunitas pengguna yang aktif?
  • Rekam jejak bisnis. Seberapa jauh keberhasilan mereka? Dapatkah Anda bertanya pada pelanggan saat ini? Bagaimana dengan jam dukungannya?

Mulai bisnis Anda dengan kursus kilat di Microsoft 365

Berdayakan tim Anda agar produktif setiap hari, hampir dari mana pun, dengan Microsoft 365.

Pelajari selengkapnya

Persyaratan teknis

Pilihan perangkat lunak Anda mungkin dibatasi oleh faktor TI, seperti kompatibilitas dengan sistem lainnya. Banyak perusahaan yang melakukan standardisasi pada platform mereka, contohnya Microsoft.

Ada banyak keuntungan untuk menggunakan intranet berbasis cloud karena Anda tidak perlu khawatir dengan server, pembaruan, dan kapasitasnya. Namun, batasan peraturan atau keamanan mungkin tidak mengizinkan Anda memilih opsi ini.

Demo dan pilihan

Jika sudah memiliki daftar kandidat, jadwalkan demo untuk mencoba produk yang disediakan. Awalnya mungkin berupa rapat web, tetapi kemudian, membangun hubungan langsung dengan vendor juga perlu dilakukan. Mintalah ruang demo Anda sendiri agar dapat mencoba produk secara langsung.

Jika sudah siap untuk mengajukan proposal resmi, luangkan waktu untuk menjelaskan hasil bisnis yang Anda inginkan. Sampaikan beberapa skenario tentang bagaimana karyawan Anda akan menggunakan intranet. Daripada hanya memberikan daftar fitur, hal ini memungkinkan vendor untuk lebih memahami konteks Anda dan menyarankan lebih banyak cara untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Pilihan akhir

Penting untuk memilih perangkat lunak intranet yang mudah dikelola dan dikembangkan. Namun, jangan terpaku pada fiturnya. Keberhasilan intranet jangka panjang lebih bergantung pada kontennya, dan oleh karena itu, pilihlah platform yang membebaskan Anda untuk fokus pada hal ini.

Sam Marshall adalah pemilik ClearBox Consulting. Temukan beliau di Twitter sebagai @sammarshall

Mulai gunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
COVID-19

Lima aplikasi yang diperlukan untuk bekerja dari rumah untuk membuat perubahan dalam bisnis kecil Anda

Baca selengkapnya
Teknologi Bisnis

Penyimpanan cloud vs. server lokal: 9 hal yang perlu diingat

Baca selengkapnya
COVID-19

Berbagi file dengan aman untuk bisnis kecil

Baca selengkapnya
Teknologi Bisnis

Cara mengirim file berukuran besar melalui penyimpanan cloud

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.