Oleh Dianna Booher, Pembicara Tamu Microsoft
Merencanakan dan memimpin Rapat online yang sukses hampir sama seperti merencanakan dan membangun sebuah gedung. Bedanya, rapat dilakukan dengan lebih cepat dan murah, serta dapat benar-benar dioptimalkan.
Untuk memastikan pembangunan dan rapat online berjalan dengan sukses, ikuti empat langkah ini:
Susun Rencana yang Mendetail
Pekerja proyek bangunan memiliki cetak biru proyek. Semua detailnya ditampilkan dalam gambar, baik untuk siluet fondasi, elevasi depan, elevasi samping, elevasi belakang, atap, pemasangan listrik, maupun saluran pipanya. Demikian pula, pemimpin rapat juga memerlukan agenda yang mendetail: Pertanyaan topik, fasilitator yang bertanggung jawab, waktu, dan format rapat.
Selain perencanaan, pastikan Anda sudah terbiasa dengan teknologi platform yang digunakan. Jika perlu, berlatihlah dengan alat yang akan digunakan agar Anda tidak membuang-buang waktu peserta karena harus menangani masalah saat rapat yang sebenarnya dapat dicegah. Siapkan rencana cadangan juga untuk menyelamatkan situasi jika teknologi tetap gagal meskipun Anda sudah berlatih dan melakukan upaya pencegahan.
Libatkan Orang yang Tepat
Para pekerja proyek bangunan pasti mempekerjakan kontraktor andal yang mampu mendesain dan membangun tempat-tempat hebat secara tepat waktu. Para pemimpin juga pasti tahu bahwa hasil rapat akan bergantung pada orang yang tepat, serta proses melibatkan mereka untuk menghasilkan ide yang inovatif.
Jumlah ideal peserta rapat tergantung pada tujuan Anda. Namun, hasil riset rata-rata menentukan angka 7 jika Anda ingin berdiskusi, bukan meminta orang-orang untuk “menanggapi melalui kotak obrolan.” Dengan peserta yang terlalu sedikit, grup tidak akan menghasilkan cukup ide. Jika terlalu banyak, peserta akan ragu untuk berbicara.
Jika Anda hanya ingin menyajikan informasi dan komunikasinya bersifat satu arah, ukuran audiens tidaklah penting. (Anggap saja hal ini lebih mengarah ke presentasi, bukan rapat.)
Persiapkan sistem pembatalan sehingga jika peserta utama tidak dapat hadir, Anda dapat langsung membatalkan rapat dan tidak membuang-buang waktu semua orang.
Perhatikan Keamanan
Para pekerja proyek bangunan setuju dengan salah satu masalah terbesar mereka saat bekerja: perlengkapan yang dicuri dari tempat kerja. Oleh karena itu, mereka melakukan langkah pengamanan dengan pagar, penjaga, tanda, dan kunci.
Sebagai pemimpin rapat online, lakukan upaya untuk mengatasi masalah keamanan akses masuk dan pengunggahan/pengunduhan dokumen sensitif. Tandai data sensitif untuk dibagikan sesuai prosedurnya. Pastikan bahwa pegawai yang bekerja dari rumah memahami kebijakan dan kontrol kerahasiaan.
Pertimbangkan “Zonasi”
Pekerja proyek juga harus mematuhi berbagai peraturan zonasi, dari jumlah ruang parkir yang diperlukan hingga komposisi atap, kode kelistrikan, dan tinggi papan informasi.
Sebagai pemimpin rapat, Anda juga perlu mempertimbangkan zonasi: Kapan waktu yang ideal untuk menjadwalkan rapat bagi audiens global, untuk peserta yang sering bepergian dan bergabung dalam perjalanan, serta untuk klien Anda? Apakah platform yang dipilih sama-sama mudah digunakan dan dapat diakses oleh semua orang?
Tetapkan Garis Waktu untuk Fleksibilitas
Bagi pekerja proyek bangunan, garis waktu terbukti sangat penting dalam menjadwalkan pekerjaan para kontraktor. Kontraktor C harus selesai sebelum Kontraktor D dapat memulai pekerjaan. Cuaca buruk juga dapat mengacaukan semuanya sehingga fleksibilitas adalah hal yang sangat penting.
Demikian pula, sebagai pemimpin rapat, Anda harus sangat terbiasa dengan agendanya agar dapat menyesuaikan diskusi dengan cepat, meringkas dengan efektif, melewati pembahasan jika perlu, mengatur ulang jika lebih sesuai tujuan, seperti untuk mengakomodasi peserta yang terlambat atau undur diri lebih awal.
Seperti halnya bangunan yang berdiri atau runtuh berdasarkan fondasinya, kesuksesan atau kegagalan rapat online Anda juga bergantung pada perencanaan yang matang.
Dianna Booher adalah penulis ternama dari 47 buku yang sudah diterbitkan dalam 60 edisi bahasa asing. Ia membantu organisasi untuk berkomunikasi dengan jelas, juga para pemimpin untuk memperluas pengaruh mereka melalui kehadiran eksekutif yang proaktif. Penulis memposting blog secara berkala untuk Forbes, HuffPost, dan The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher