Trace Id is missing

Cara menggunakan solusi Kanban untuk mengelola tugas tim Anda

Seorang wanita berkemeja bergaris dan berkacamata sedang bekerja di depan laptop.

Untuk manajemen tugas tim sehari-hari, papan Kanban merupakan alat sederhana dan hebat yang berpengaruh besar terhadap produktivitas, efisiensi, dan hasil akhir Anda.

 

Pertama kali  dipopulerkan pada tahun 1940-an oleh Toyota di Jepang, solusi Kanban memiliki sejarah panjang dalam menggunakan papan fisik untuk membantu memvisualisasikan potensi kemacetan dan mengelola serta meningkatkan alur kerja. Saat ini, membuat papan digital juga mudah menggunakan perangkat lunak manajemen tugas, yang menawarkan banyak fitur dan penyesuaian yang mudah digunakan untuk membantu Anda menghemat waktu dan mengotomatiskan proses.  

 

Metode Kanban menjadi populer di kalangan perusahaan TI yang menggunakan pendekatan tangkas pada manajemen proyek dan pengembangan perangkat lunak, menggunakan urutan kerja berulang yang juga dikenal sebagai sprint. Namun, bisnis dalam berbagai skala di semua bidang industri dapat memanfaatkan papan Kanban untuk mengelola tugas sehari-hari.

Solusi Kanban  

Kanban, yang dalam bahasa Jepang berarti “papan pengumuman” atau “papan nama”, menggunakan papan untuk mengelola setiap tugas dalam kolom, sehingga membantu Anda fokus pada pekerjaan yang sedang diselesaikan tanpa kehilangan perspektif akan proyek yang lebih besar. 

 

Umumnya, papan Kanban mencakup dua elemen utama, yaitu: kartu, yang mewakili tugas; dan kolom, yang menggambarkan tugas di berbagai tahapan proyek. Kolom biasanya dibagi menjadi tiga bagian — “Perlu Dikerjakan”, “Dalam Proses”, dan “Selesai”. Atau, jika Anda sedang mengerjakan proyek tertentu seperti membuat program perangkat lunak baru, Anda dapat menamai kolom dengan “Desain”, “Pengembangan”, dan “Pengujian”. 

 

Kartu tugas, yang biasanya berisi daftar periksa, penugasan, dan label, didistribusikan antara tiga kolom tersebut. Saat tugas dikerjakan, kartu dipindahkan dari papan bagian kiri ke kanan, guna membantu Anda memvisualkan statusnya dalam alur kerja, dari “Perlu Dikerjakan” ke “Selesai”.  


 
Baik secara fisik maupun digital, proses Kanban mendorong kolaborasi tim dan produktivitas, membantu semua orang memahami kontribusi setiap anggota tim dalam proyek. Beberapa tim melakukan rapat singkat harian terkait papan Kanban untuk menyampaikan status terbaru, menerima umpan balik, dan memantau tren.  

 

Agar dapat disebut sebagai papan Kanban, papan Anda harus memiliki item tugas dalam jumlah tertentu untuk memastikan Anda tidak bekerja melebihi kapasitas. Kanban juga membantu Anda terus memantau alur kerja untuk menghindari hambatan, sehingga memungkinkan tim menandai item yang menumpuk dalam kolom lebih cepat daripada saat dipindahkan.

Papan Kanban fisik

Papan Kanban fisik cocok untuk tim yang baru menggunakan konsep Kanban. Papan ini mudah dibaca dan dikelola, tidak memerlukan koneksi internet, dan bagi tim lintas fungsi yang berkolaborasi dalam satu proyek, dapat meningkatkan keterlibatan dan komunikasi di tempat kerja.

Namun, papan seperti ini umumnya kurang tepat jika digunakan untuk tugas yang memerlukan deskripsi dan informasi latar belakang yang mendetail.  Kartu fisik memiliki ruang yang terbatas, tetapi papan digital dapat menyimpan catatan dan komentar tanpa batas saat beban kerja Anda bertambah.   

Selain itu, papan fisik kurang fleksibel jika digunakan untuk melacak pengaturan waktu tugas dan memenuhi tenggat waktu yang ditentukan. Papan digital menawarkan opsi pelaporan yang dapat disesuaikan untuk evaluasi kemajuan cepat dan riwayat data kinerja.  

Terakhir, jika Anda bekerja dengan tim jarak jauh yang jarang berada di kantor, penggunaan papan Kanban fisik yang efektif akan sangat sulit dilakukan. Papan digital memungkinkan tim Anda mengakses sistem manajemen tugas kapan saja, dari perangkat apa saja.

Seorang pria bekerja di depan laptopnya di meja.

Manajemen proyek sederhana.

Semua orang mengelola proyek. Microsoft Project memberikan kemampuan dan kemudahan untuk menyelesaikan setiap proyek.
Pelajari selengkapnya.

Papan Kanban digital 

Jika menurut Anda papan fisik yang penuh dengan catatan warna-warni tidak lagi efektif, menggunakan perangkat lunak manajemen tugas yang memanfaatkan konsep visual dan prinsip metode Kanban mungkin akan menjadi opsi yang tepat bagi tim Anda. Selain itu, opsi digital menawarkan beragam manfaat yang tidak dapat diberikan oleh papan fisik, seperti visualisasi data, lampiran, dan riwayat kartu.  
Tampilan Papan Microsoft Planner

Dalam pencarian solusi dengan fungsionalitas Kanban, cari solusi yang dapat membantu Anda membuat kartu tugas dengan konten yang beragam, termasuk daftar periksa, label, dan tanggal tenggat waktu tertentu. Solusi tersebut juga harus tersinkron dengan program yang biasa Anda gunakan, sehingga Anda dapat melampirkan dokumen teks, lembar bentang, dan presentasi ke setiap kartu. Dengan demikian, tim Anda akan memiliki akses ke semua data yang diperlukan di satu tempat tanpa perlu beralih aplikasi.  

Untuk membantu Anda memindahkan tugas ke kolom “Selesai”, pertimbangkan juga perangkat lunak yang dapat mengubah status tugas menjadi bagan pai dan batang secara otomatis. Hal ini akan membantu Anda dengan cepat mendapatkan wawasan tentang proses tugas yang sesuai rencana, dan yang tidak. Misalnya, Anda akan dapat membuat penyesuaian dan menetapkan ulang tugas jika melihat salah satu anggota tim terus melewatkan tenggat waktunya.

Terakhir, karena semakin banyak perusahaan beralih ke tenaga kerja virtual, pertimbangkan untuk menggunakan pengelola tugas berbasis cloud yang dapat membantu Anda memantau daftar tugas dari mana saja, di perangkat apa saja.

Manfaat menggunakan solusi Kanban

Papan Kanban memberikan dasar yang kuat untuk mengatur tugas Anda secara koheren dan terstruktur. Solusi ini sangat bermanfaat terutama bagi mereka yang tergolong sebagai “pelajar visual” dan lebih suka menggunakan bagan, grafik, diagram, dan gambar lain untuk menginterpretasikan serta mengolah informasi.  

Jika digunakan dengan benar, papan Kanban dapat menyederhanakan alur kerja dan mengurangi gangguan yang muncul selama penyelesaian proyek dan tugas. Hal itu karena semua anggota tim fokus pada bekerja dengan ritme yang konsisten. Papan Kanban dapat menunjukkan ketika tugas tertentu menghambat proyek, sehingga memudahkan tim untuk melakukan perubahan jika diperlukan.  

Pada akhirnya, papan Kanban memiliki fokus untuk meningkatkan efisiensi dengan memastikan anggota tim tidak menghabiskan waktu pada tugas yang tidak diperlukan karena setiap tugas memiliki peran masing-masing dalam tujuan yang lebih luas. Hasilnya, Kanban memiliki potensi untuk meningkatkan produktivitas tugas tim secara signifikan.

Kesimpulan

Salah satu moto paling populer dari tempat kerja modern adalah “Berhenti memulai dan mulai menyelesaikan.” Fungsi utama solusi Kanban adalah fokus pada penyelesaian tugas. 

Jika tim Anda selalu gagal menyelesaikan tugas, sekarang adalah saat yang tepat untuk mencoba metode Kanban. Untuk menyiapkan papan dan mengembangkan proses yang optimal mungkin memerlukan waktu, tetapi dengan tekad dan visi demi meraih peningkatan berkelanjutan, Anda dan tim akan menjadi lebih produktif ke depannya.

Pelajari selengkapnya tentang perangkat lunak manajemen tugas berdasarkan metode Kanban.

 Tim Microsoft 365 berfokus pada berbagi sumber daya untuk membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.

Mulai gunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.
Beli Sekarang

Konten terkait

Teknologi Bisnis

Mengapa Konferensi Video Penting untuk Bisnis Anda: 10 Manfaat Utama

Baca selengkapnya
Kelola bisnis saya

8 cara untuk mengelola tim jarak jauh tanpa perlu khawatir

Baca selengkapnya
Kelola bisnis saya

Cara menggunakan scrum di masa kini

Baca selengkapnya
Kelola bisnis saya

Bagaimana manajemen tugas dapat membantu transisi tim Anda ke tempat kerja hibrid

Baca selengkapnya
Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.

Ikuti Microsoft 365