Jadikan rapat lebih menarik dengan papan tulis digital

Apa itu papan tulis digital?

Mulai dari persamaan matematika di papan tulis kapur hingga diagram di papan putih, peralatan visual membantu kami mengatasi masalah bersama-sama. Peralatan visual membuat diskusi menjadi lebih menarik dan mendorong kerja tim karena semua orang berbagi ide secara spontan.

Namun bagaimana jika Anda tidak berada di ruangan yang sama?

Sebuah papan tulis digital dapat membantu. Papan tulis digital merupakan sebuah kanvas virtual tempat tim Anda dapat berbagi catatan, sketsa, file, dan foto, sama seperti papan tulis fisik. Namun, papan tulis digital dapat diakses di mana saja menggunakan internet. (Itulah mengapa papan tulis ini juga disebut sebagai papan tulis online.) Papan tulis ini mengombinasikan hal terbaik dari papan tulis fisik, seperti teks dan catatan tempel, dengan fitur digital seperti cuplikan layar dan penyimpanan otomatis sehingga Anda tidak perlu khawatir seseorang akan menghapus ide Anda.

Keunggulan papan tulis online

Papan tulis interaktif memudahkan kolaborasi real time di mana pun tim Anda berada: bekerja dari rumah, di kantor yang berbeda, atau di berbagai belahan dunia. Karena sistem kerja hibrid yang saat ini telah menjadi standar baru, papan tulis digital merupakan alat yang bermanfaat untuk menghubungkan semua orang secara efisien. Papan tulis digital dapat membantu Anda:

  • Meningkatkan produktivitas. Papan tulis online membantu semua orang memiliki pemahaman yang sama selama rapat, sehingga Anda dapat membuat keputusan lebih cepat. Karena semua orang memiliki referensi visual, mereka dapat fokus melakukan curah pendapat, dan bukan membuat catatan.
  • Mengembangkan bisnis Anda. Semua hal yang dapat menyederhanakan manajemen proyek akan menguntungkan bagi Anda. Papan tulis digital membantu memvisualkan setiap langkah proses, sehingga Anda dapat dengan lebih mudah menemukan masalah sebelum masalah berkembang dan menimbulkan kerugian.
  • Menghubungkan karyawan jarak jauh. Menghubungkan semua orang dan memastikan mereka dapat menyampaikan pendapat ketika berada di tempat yang berbeda mungkin sulit dilakukan. Faktanya, orang-orang menghabiskan waktu sekitar 37 persen lebih singkat untuk berkolaborasi dibandingkan saat sebelum pandemi, karena sebagian besar orang bekerja dari rumah. Papan tulis digital dapat membantu meningkatkan kolaborasi karena semua orang dapat berkontribusi, dan papan tulis digital lebih interaktif dibandingkan presentasi.
  • Mengoptimalkan kreativitas. Terkadang Anda hanya memerlukan ruang untuk membuat coretan, berbagi sketsa prototipe, atau membuat daftar yang berisi ide nama produk. Papan tulis interaktif dapat mendorong eksperimen dan kreativitas, sehingga memunculkan ide-ide terbaik.
  • Menenangkan pikiran. Tidak ada yang lebih menyebalkan dari kehilangan catatan rapat karena seseorang telah menghapus papan tulis terlalu cepat. Papan tulis digital disimpan secara otomatis ke cloud, sehingga mudah diakses kembali setelah rapat berakhir.

Perangkat lunak papan tulis virtual dan dasar-dasarnya

Setiap aplikasi papan tulis berbeda-beda, namun berikut ini adalah beberapa fitur umum dan cara menggunakan aplikasi tersebut.

Penyiapan: Penyelenggara rapat dapat menyiapkan agenda, tujuan rapat, atau panduan curah pendapat di papan tulis. Pilih opsi seperti milestone proyek, retrospektif, analisis SWOT, penyusun persona, atau papan Kanban dari templat. Pilih kisi, garis, atau warna solid dari latar belakang.

Menulis dan menggambar: Ketikkan teks atau tulis di layar sentuh dengan pena digital. Beberapa perangkat lunak dapat secara otomatis mengubah tulisan tangan menjadi teks dan sketsa menjadi bentuk agar mudah dibaca.

Menggunakan catatan tempel: Ya, kertas kotak berwarna-warni tersebut tersedia dalam bentuk digital, dan bentuk ini akan selalu menempel. Tulis, lingkari, dan susun ulang, sama seperti yang Anda lakukan dengan catatan tempel kertas.

Mengunggah lampiran: Tambahkan gambar, tempel URL untuk menyisipkan pratinjau halaman web, dan sisipkan dokumen.

Penyesuaian: Pilih latar belakang papan tulis, templat, dan warna pena untuk menunjukkan citra perusahaan, atau cukup buat visual yang menarik.

Berkolaborasi: Semua orang dapat menggunakan papan tulis secara real time untuk menambahkan catatan, dokumen, dan sketsa. Jika Anda menyajikan presentasi dan ingin agar semua orang mendengarkan, beralihlah ke mode baca-saja, lalu beralih kembali ke mode kolaborasi setelah Anda memberikan instruksi.

Tindak Lanjut: Setelah rapat berakhir, Anda dapat terus mengedit papan tulis digital, menambahkan lebih banyak kontributor, mengekspor papan sebagai gambar, membagikannya, dan bahkan mencetak salinan sebagai referensi.

Dapatkan Microsoft Teams secara gratis

Benar, gratis. Benar-benar Rp0. Bekerja bersama dengan fitur seperti obrolan, berbagi file, dan panggilan video.

Mulai secara gratis

5 cara untuk berkolaborasi menggunakan papan tulis digital

Karena Anda sudah memahami gambaran umum tentang semua hal yang dapat dilakukan dengan papan tulis online, kita akan melihat beberapa contoh nyata tentang cara menggunakannya untuk memenuhi tujuan bisnis.

  1. Penjadwalan dan perencanaan: Petakan sprint, proyek, atau kuartal berikutnya dan pecah menjadi bagian yang lebih kecil. Papan tulis interaktif dapat membantu Anda membuat diagram untuk setiap langkah peluncuran produk baru atau daftar pengeluaran utama untuk perencanaan anggaran agar Anda tidak lupa untuk menyertakan semuanya.
  2. Delegasi: Setelah Anda membagi proyek menjadi beberapa bagian, menetapkan tugas akan menjadi lebih mudah. Gunakan templat papan tulis online yang dirancang untuk mengelola tindak lanjut, dengan ruang yang telah diformat untuk tugas, nama, dan kotak centang.
  3. Curah pendapat: Hadirkan tempat yang mendorong tim untuk menghasilkan ide, baik saat sedang rapat dengan pelanggan untuk menentukan permintaan fitur utama mereka maupun menentukan tema konferensi baru. Mulai dengan latar kosong atau beberapa gambar sebagai inspirasi, lalu tuliskan saran. Karena ini adalah papan tulis virtual, Anda tidak akan pernah kehabisan ruang.
  4. Pembuatan keputusan: Gunakan papan tulis digital untuk memberikan opsi kepada klien dan meminta umpan balik mereka, atau berikan beberapa pilihan untuk tim Anda dan minta mereka untuk memilih yang terbaik.
  5. Mendukung sistem kerja hibrid: Jika satu atau dua orang berada di kantor, mereka dapat mengambil foto papan tulis yang sudah ada, mengimpornya ke perangkat lunak papan tulis, dan melanjutkan pekerjaan dari sana. Dengan demikian, Anda tidak perlu memulai lagi dari awal.

Praktik terbaik papan tulis online

Ikuti panduan ini untuk memanfaatkan papan tulis online sepenuhnya.

  1. Siapkan. Agar rapat efisien, manfaatkan waktu untuk menyiapkan materi referensi, panduan, dan merek perusahaan di papan tulis digital sebelum rapat dimulai.
  2. Hubungkan. Pastikan semua orang terlibat dan memiliki kesempatan untuk berkontribusi di papan tulis. Jika Anda melihat beberapa orang berbicara lebih banyak dari yang lain, mungkin sekarang adalah saat yang tepat untuk menambahkan jajak pendapat atau meminta semua orang untuk menambahkan catatan tempel yang berisi ide.
  3. Tindak lanjut. Setelah rapat selesai, bagikan tautan papan tulis dengan peserta dan jelaskan langkah berikutnya, apakah Anda ingin orang-orang untuk melanjutkannya di lain waktu? Jika departemen lain perlu mereferensikan papan tulis Anda, bagikan tautan atau gambar kepada departemen tersebut.

Cara menggunakan papan tulis interaktif dengan sistem yang sudah ada

Agar setiap alat baru dapat digunakan, alat tersebut harus kompatibel dengan yang alat sudah Anda miliki. Berikut cara kerja papan tulis online dengan file dan perangkat lunak Anda.

Dengan presentasi, dokumen, dan PDF: Saat Anda menyeret dan melepaskan file ke papan tulis, rekan kerja dapat mengakses file langsung dari sana. Anda juga dapat menempelkan satu atau beberapa halaman presentasi atau file ke papan tulis sebagai referensi. Untuk menambahkan papan tulis yang sudah selesai ke program lain, ekspor sebagai gambar dan tempelkan ke dokumen atau presentasi.

Dengan konferensi video: Dalam rapat video, bagikan layar yang memperlihatkan papan tulis jika ingin memulai sesi curah pendapat, lalu bagikan tautannya ketika Anda ingin semua orang untuk berkontribusi. Semua orang dapat terus berkolaborasi di papan tulis setelah rapat berakhir, atau jika tidak ingin mengeditnya lagi, Anda dapat mengubah pengaturan berbagi.

Dengan perangkat sentuh: Sentuh layar perangkat untuk menambahkan dan memindahkan catatan tempel, menggambar, menulis, menghapus, mengubah warna pena, dan menyoroti teks. Cubit layar untuk memperbesar atau memindahkan konten papan tulis untuk menambah ruang.

Dengan aplikasi pembuatan catatan: Beberapa perangkat lunak papan tulis dapat mengekspor papan tulis digital ke aplikasi pembuatan catatan dengan sekali klik.


Langkah berikutnya

Jika tidak tahu alat papan tulis online mana yang harus Anda gunakan, coba aplikasi Microsoft Whiteboard. Untuk solusi yang komprehensif dengan fitur papan tulis bawaan, coba Microsoft Teams secara gratis, atau beli Microsoft 365 untuk bisnis untuk langsung memulai.

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Produktivitas

5 cara aplikasi kalender online terintegrasi meningkatkan produktivitas

Baca selengkapnya
Produktivitas

5 cara jajak pendapat dapat meningkatkan keterlibatan dalam rapat online

Baca selengkapnya
Produktivitas

5 cara berkolaborasi untuk pekerja jarak jauh

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.