Cara membuat bagan organisasi terbaik untuk bisnis Anda

Di mana pun Anda bekerja, mengetahui siapa yang melakukan apa dan di mana tempat mereka dalam organisasi dapat membantu semua orang melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Bagan organisasi memberi semua orang informasi sekilas tentang struktur bisnis, baik kantor yang sudah mapan, perusahaan rintisan, pabrik manufaktur, atau lainnya. 

Apa yang dimaksud dengan bagan organisasi? 

Kemungkinan, Anda sudah pernah melihat bagan ini sebelumnya. Bagan organisasi, disebut juga sebagai bagan org atau organogram, menampilkan kotak, bentuk, atau foto yang menggambarkan orang dan posisi. Bagan ini juga menyertakan informasi kontak, tautan halaman, ikon, dan ilustrasi.

Contoh gambar bagan organisasi

Apabila terhubung garis, kotak-kotak tersebut membentuk bagan yang menggambarkan struktur internal sebuah organisasi. Bagan ini menunjukkan susunan kepemimpinan, letak divisi, dan bagaimana masing-masing departemen saling terhubung.  

Manfaat 

Bagan organisasi membantu karyawan baru atau sukarelawan mengetahui secara cepat dengan membantu mereka memasukkan nama dan wajah ke peran dan tanggung jawab. Bahkan staf lama, departemen SDM, dan pemilik bisnis memperoleh manfaat dari memiliki bagan organisasi.

Berikut ini manfaat dari bagan organisasi: 

  • Menunjukkan struktur dan hierarki internal 
  • Membantu karyawan mengetahui susunan kepemimpinan dan orang yang harus dihubungi jika terjadi masalah 
  • Membantu menjelaskan peran dan tanggung jawab  
  • Mempermudah untuk menyimpan informasi kontak karyawan dalam satu tempat yang sesuai 
  • Membantu manajemen melihat berapa banyak karyawan dalam masing-masing departemen dan cara terbaik menempatkan staf dan sumber daya lainnya 
  • Memberi staf wawasan mengenai saluran promosi 

Satu organogram dapat melakukan segala hal. Mari kita lihat jenis bagan organisasi yang biasa digunakan oleh perusahaan: 

Empat tipe bagan organisasi 

Tipe bagan organisasi yang Anda gunakan akan bergantung pada audiens, organisasi, dan hal apa yang ingin Anda sampaikan. Anda mungkin hanya memerlukan satu contoh bagan untuk seluruh perusahaan atau beberapa untuk sejumlah audiens atau divisi yang berbeda.  

Meskipun masing-masing tipe bagan organisasi dapat diubah dan diedit, sebagian besar perusahaan menggunakan bagan organisasi yang masuk ke dalam empat kategori berikut ini:  

1. Hierarki atas-bawah fungsional 

Sangat sesuai untuk menunjukkan struktur bisnis konvensional, bagan hierarki dimulai dengan C-Suite di bagian atas, kemudian dipecah menjadi departemen atau divisi. Dalam setiap divisi, akan mencantumkan anggota manajemen senior, manajemen tingkat menengah, staf senior, staf tingkat menengah, dan staf junior. Di bagian akhir, bagan hierarki tampak seperti piramida dengan setiap departemen naik ke atas hingga CEO.’’ 

CATATAN: Bagan organisasi berbentuk hierarki pada umumnya mudah dimengerti. Tetapi apabila ada beberapa lapisan dalam rantai perintah, mengetahui siapa yang harus dihubungi dan kapan bisa jadi tampak sulit, terutama jika ada masalah atau jika seseorang memiliki ide baru.   

2. Bagan organisasi divisional 

Bentuk ini menjadi pilihan yang aman jika perusahaan Anda dikelola menurut lini produk atau kawasan geografis. Jika masing-masing berdiri sendiri, bagan organisasi divisional juga menjadi cara yang cocok untuk menunjukkannya dengan jelas. Seperti bagan hierarki organisasi, bagan divisional dimulai dengan direktur utama atau CEO, tetapi alih-alih dibagi ke dalam departemen dengan sumber daya bersama, bagan akan dibagi menjadi lini bisnis (LOB). Bagan ini mencakup masing-masing departemen LOB, seperti SDM, akuntansi, hukum, dan pemasaran serta orang atau posisi dalam departemen tersebut.  

CATATAN: Karena organisasi seperti ini sering kali memiliki departemen berlebih dalam setiap divisi, struktur divisional dapat menyebabkan kelebihan staf dan pengeluaran tambahan yang tidak perlu. 

3. Bagan organisasi matriks 

Jenis organogram ini biasanya diterapkan pada perusahaan dengan tim atau anggota tim yang memiliki lebih dari satu manajer. Misalnya, di surat kabar, reporter dapat meliput berita lokal dan juga keuangan, yang berarti mereka akan memiliki dua manajer. Atau desain grafis pada penyedia energi dapat melaporkan ke kepala desain grafis. Namun karena bekerja pada proyek untuk divisi energi terbarukan, maka desainer juga dapat berkomunikasi dengan seseorang di tim tersebut.  

CATATAN: Saat anggota tim bekerja lintas departemen, biasanya organisasi dapat menemukan cara kreatif untuk menyelesaikan masalah. Ini menciptakan lingkungan yang lebih kooperatif. Namun, saat tim atau anggota tim memiliki lebih dari satu supervisor, ini dapat meningkatkan kekacauan dan konflik.  

4. Bagan organisasi datar 

Digunakan hampir secara eksklusif oleh bisnis kecil, datar atau “horizontal” bagan organisasi biasanya memiliki dua tingkat: pejabat administrasi dan pekerja. Di dalam bagan, garis tebal menunjukkan rantai komando utama, dan garis titik-titik menunjukkan garis otoritas sekunder. Di atas kertas, perusahaan dengan struktur organisasi datar mungkin terlihat mirip dengan departemen kebakaran kecil, dengan seorang ketua, tiga kapten dan beberapa pemadam kebakaran yang bekerja di bawah kapten. Atau mungkin seorang supervisor atau kepala departemen dengan beberapa karyawan yang memberikan laporan langsung. 

CATATAN: Dalam struktur yang datar, supervisor dan tim mereka sering memiliki hubungan dekat dan berbagi dalam pengambilan keputusan. Karyawan biasanya memiliki lebih banyak tanggung jawab dan otonomi daripada struktur organisasi lain. Ini berarti bahwa membangun kepercayaan sangat penting—dan kerja tim, juga. Tetapi karena matriksnya sangat rapat, jika ada konflik di antara karyawan, mereka dapat lebih jelas karena fakta bahwa timnya sangat kecil.  

Membangun bagan organisasi dengan perangkat lunak 

perangkat lunak bagan organisasi membangun organogram baru dan memperbaiki yang lama menjadi sederhana. Mari lihat bagaimana membuat bagan organisasi secara online menggunakan beberapa pilihan perangkat lunak paling populer yang tersedia. 

Bagan organisasi di PowerPoint  

PowerPoint mungkin telah dirancang sebagai alat presentasi, tetapi Anda juga dapat menggunakannya untuk mengembangkan bagan organisasi. Untuk memulai: 

  • Buka dokumen PowerPoint baru 
  • Buka tab Insert dan klik SmartArt 
  • Arahkan ke grup Hierarchy dan pilih templat bagan organisasi yang Anda butuhkan 
  • Klik shape untuk menambahkan teks 
  • Tambahkan lebih banyak bentuk (atau orang) sesuai yang dibutuhkan 

Setelah semua orang dicatat, Anda dapat mengatur ulang bagan organisasi Anda di PowerPoint. Kembali ke tab SmartArt Tools Design dan gunakan tombol Promote/Demote untuk memindahkan shape secara vertikal. Gunakan tombol Move Up/Move Down untuk memindahkan shape secara horizontal.  

Bagan organisasi di Word  

Ini mungkin bukan cara tradisional untuk membuat bagan organisasi, tetapi Microsoft Word dapat membantu merancang diagram dasar yang menunjukkan bagaimana fungsi organisasi Anda. Untuk membuat bagan organisasi di Word, semua yang harus Anda lakukan adalah: 

  • Buka tab Insert dan klik SmartArt.  
  • Buka grup Hierarchy dan pilih templat bagan organisasi yang Anda ingin gunakan. 
  • Selanjutnya, Anda akan melihat menu dengan shape yang mewakili orang. Cukup masukkan teks untuk mewakili setiap orang di dalam bagan Anda. 
  • Jika Anda perlu menambahkan shape ke templat bagan organisasi Anda, klik tab SmartArt Tools Design, lalu klik Add Shape. 
  • Untuk menyusun seseorang ke dalam bagan organisasi Anda, klik nama mereka pada kotak Text Dialog. Tekan Tab untuk memindahkan ke atas atau Shift + Tab untuk memindahkan ke bawah. Atau Anda dapat mengatur hierarchies Anda pada tab SmartArt Design. 

Anda dapat mengatur warna, font dan ukuran, melalui tab SmartArt Tools Design dan Format.  

Bagan organisasi di Visio dari Excel 

Visio adalah visual, drag-and-drop canvas tool yang memungkinkan orang untuk membuat bagan organisasi, dan juga memiliki kemampuan untuk terhubung dengan data yang ada Excel file atau Active Directories untuk membantu Anda membuat bagan organisasi secara otomatis. Tetapi ketika Anda menggabungkan keduanya, Anda dapat membuat bagan organisasi yang menarik untuk perusahaan dalam berbagai ukuran. Untuk memulai, buka Visio dan klik Organization Chart Wizard, kemudian: 

  • Klik “Informasi yang sudah disimpan dalam file atau database” 
  • Menjawab pertanyaan saat diminta 
  • Impor gambar jika Anda ingin 
  • Klik finish 

Seiring dengan mengimpor informasi ke bagan organisasi Anda dari Excel, Anda juga dapat menambahkan informasi secara langsung dalam Organization Chart Wizard. 

Tips lainnya untuk bagan organisasi  

Bahkan dengan perangkat lunak bagan organisasi, organogram dapat dengan cepat menjadi tampak kabur dari shape dan kata. Tetapi dengan sedikit pekerjaan desain, mereka dapat menarik perhatian orang dengan cara yang tepat. Jadi, ketika mencoba bagan Anda cobalah untuk: 

  • Ukuran yang tepat. Jika bagan terlalu besar, maka bagan akan sangat besar. Jika Anda harus membuat tiga bagan dan bukan satu, buatlah. Dengan cara ini, audiens dapat memperoleh gambaran umum tentang struktur organisasi, kemudian masuk lebih dalam ke departemen atau divisi saat mereka siap. Pastikan semuanya mengarah kembali ke level tertinggi organisasi.  
  • Gunakan shape dan warna secara konsisten. Dengan menggunakan shape yang sama untuk supervisor, shape lain untuk staf tingkat menengah dan satu lagi untuk karyawan junior, Anda dapat membantu orang memahami bagan Anda lebih baik. Gunakan satu warna untuk setiap divisi di perusahaan Anda. 
  • Tambahkan informasi terkait. Pastikan untuk menambahkan rincian tentang staf Anda, seperti informasi kontak, lokasi, klien atau keahlian khusus. Dengan cara ini, jika seseorang memerlukan bantuan, mereka dapat mengatakan siapa yang melakukan apa dan dimana. 
  • Tampilkan asisten dengan bilah samping di bawah manajer. Format jenis ini dapat membantu menunjukkan peran asisten sambil menunjukkan laporan langsung manajer secara jelas. Dan itu juga membantu orang mengetahui siapa yang dapat dihubungi jika Anda perlu menghubungi manajer. 
  • Perhatikan jarak. Jaga boks dengan jarak yang sama. Bagan Anda akan lebih mudah dibaca dan memiliki penampilan yang lebih profesional. 

Setelah bagan Anda selesai, minta seseorang yang mengetahui organisasi ini dengan baik (dan seseorang yang tidak) memeriksanya. Dengan cara ini, Anda memastikan bahwa tidak hanya benar namun juga jelas dan informatif bagi mereka di setiap tingkatan. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang membuat bagan organisasi dengan perangkat lunak dan templat dengan panduan langkah demi langkah ini . 

Mulai menggunakan Visio

Visualkan dan sampaikan ide, informasi, dan proses hampir dari mana saja, di perangkat apa pun, dengan Visio.

Beli Sekarang
Konten terkait
Teknologi Bisnis

Penyimpanan cloud vs. server lokal: 9 hal yang perlu diingat

Baca selengkapnya
Teknologi Bisnis

Mendapatkan hasil maksimal dari konferensi video gratis

Baca selengkapnya
Teknologi Bisnis

Berbagi layar secara gratis dapat dilakukan dengan mudah, tetapi apakah Anda melakukannya dengan benar?

Baca selengkapnya
Teknologi Bisnis

Menjadikan terapi Telehealth sebagai pilihan bagi pasien pada saat dibutuhkan

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.