Tips dan trik Outlook yang perlu Anda ketahui

Outlook menyederhanakan email, kalender, kontak, tugas, dan banyak lagi. Semuanya terhubung di satu tempat. Tidak heran pengguna aplikasi seluler Outlook terus bertambah sejak tahun 2017! Dengan banyaknya pengguna, Outlook menyediakan beragam tips dan trik untuk mendorong produktivitas. 

Berikut ini beberapa cara untuk memanfaatkan Outlook sepenuhnya

Sebagai salah satu dari jutaan pengguna Outlook, Anda mungkin berpikir bahwa Anda sudah mengetahui cara untuk menggunakannya secara efisien. Namun jika suatu saat membutuhkannya, berikut adalah tujuh tips dan trik yang mungkin belum Anda ketahui. 

1. Minta Outlook berbicara 

Sesungguhnya bukan Outlook yang berbicara, tetapi Cortana, asisten produktivitas dari Microsoft. Cortana diintegrasikan dalam Outlook seluler dengan Putar Email Anda. Jika sudah disiapkan di Outlook, Anda dapat mendengarkan email baru di mana saja. Anda juga dapat mengelolanya. Cukup dengan suara, Anda dapat menandai pesan sebagai belum baca, memberi tanda bendera, menghapus, dan membalas pesan tanpa menggunakan tangan. 

Yang lebih menarik lagi, Cortana tidak hanya membaca email. Cortana (laki-laki atau perempuan, sesuai pilihan Anda) dapat membantu Anda agar selalu tertata. AI akan memberi tahu Anda tentang perubahan pada acara, bahkan mengidentifikasi konflik jadwal di kalender. Lihat cara kerjanya! 

2. Gunakan Kotak Masuk Prioritas 

Kotak masuk yang berantakan mempersulit pengguna menelusurinya, terutama di ponsel. Pindai email yang Anda perlukan dengan lebih mudah dan cepat menggunakan Kotak Masuk Prioritas. Anda dapat membuat dua kotak masuk yang serupa, yaitu Prioritas dan Lainnya. Lalu, beralih di antara kedua kotak masuk dengan menggeser tombol di bagian atas kotak masuk Anda.  

Outlook akan mengurutkan email untuk Anda, memindahkan pesan penting ke “Prioritas” dan pesan lainnya, seperti email sampah ke “Lainnya.” Anda dapat mengelompokkan ulang pesan secara cepat dengan memindahkannya dari satu bagian kotak masuk ke bagian lainnya. Anda juga dapat memilih “Selalu Pindahkan ke Prioritas” atau sebaliknya jika ingin pesan dari pengirim tersebut muncul di tempat tertentu. 

Selain itu, semakin sering Anda menggunakan fitur Kotak Masuk Prioritas, fitur tersebut akan menjadi semakin cerdas. Fitur ini mengamati cara Anda mengurutkan email untuk mengelompokkan pesan masuk dengan lebih baik dan membantu Anda fokus pada hal yang penting.  

3. Bagikan kalender Anda 

Semua orang tahu bahwa kita menghabiskan terlalu banyak waktu dalam rapat. Meskipun rapat terus dilakukan dalam organisasi, Outlook memungkinkan Anda menyingkirkan ketidakefisienan dalam menjadwalkan rapat lainnya. 

Dengan kalender bersama di Outlook, masuk ke pengaturan kalender Anda, lalu pilih orang-orang yang ingin Anda ajak berbagi, seperti rekan kerja atau teman. Anda dapat memberi kode warna yang berbeda pada tim dan mengelola izin agar orang-orang yang Anda ajak berbagi dapat melihat saja, mengedit, atau mengelola kalender (dengan delegasi). Selain itu, Anda juga dapat menentukan detail yang ingin dibagikan dengan memilih Semua, Hanya Judul dan Lokasi, atau Hanya Ketika Saya Sibuk. 

4. Manfaatkan Pengatur Jadwal 

Ketika berbagi kalender, Anda dapat menggunakan Pengatur Jadwal di perangkat seluler tanpa perlu mengirimkan email terus-menerus guna mencari waktu untuk melakukan pertemuan. Buat acara di kalender dan tambahkan orang-orang yang ingin Anda undang. Anda juga dapat menggunakan pemilih waktu pada Pengatur Jadwal untuk menyeret dan meletakkan acara pada tanggal di kalender yang berubah warna menjadi hijau. Warna hijau artinya semua orang dapat hadir. Langsung atur jadwalnya! 

5. Sebutkan seseorang untuk mendapatkan perhatian mereka 

Ketika sedang bekerja di kantor bersama seseorang, kita dapat menyapa, “Hai, Jane!” Mendengar namanya disebut akan membuat Jane menghentikan kegiatannya. Anda dapat melakukan hal yang sama dari ponsel dengan fitur @sebutan di Outlook. Jika Anda menyebut @Jane dalam pesan email, penerima akan mengetahui bahwa mereka telah disebutkan dalam percakapan.  

Yang lebih hebat lagi, ketika orang lain menyebut Anda dengan @, kotak masuk akan menampilkan kalimat yang relevan terkait sebutan @ langsung dalam kutipan pesan. Fitur ini memberi tahu Anda sekilas tentang hal yang perlu dilakukan. 

6. Sesuaikan opsi geser Anda 

Di aplikasi kencan, Anda perlu menggeser ke kiri atau ke kanan untuk memilih pengguna yang cocok. Anda juga dapat membuat keputusan dengan cara serupa dalam kotak masuk Outlook. Buka Pengaturan Outlook seluler, lalu pilih Opsi Geser. Anda dapat menetapkan Geser ke Kanan atau Geser ke Kiri untuk beberapa tindakan yang dipilih: 

  • Hapus  
  • Tandai Sudah Dibaca 
  • Tandai Belum Dibaca 
  • Beri Bendera 
  • Arsipkan 

7. Gunakan “jangan ganggu” 

Memeriksa email terus-menerus dapat membuat kita merasa seperti tikus percobaan. Kita akan terus menekan tombol kecil tersebut demi mendapatkan pemberitahuan pesan baru. Namun, hal ini sangat mengganggu. Pastikan Anda tetap fokus pada hal yang penting pada saat yang tepat dengan fitur jangan ganggu di Outlook. Dengan menonaktifkan pemberitahuan dari aplikasi, Anda dapat memfokuskan perhatian ke rapat atau laporan yang harus diselesaikan.  

Anda dapat menjadwalkan serangkaian jangan ganggu setiap sore sebelum pulang kerja. Dengan demikian, periode yang tenang dapat membantu Anda selalu tertata dan bersiap untuk esok hari. Atau, Anda dapat memulai sesi jangan ganggu terjadwal yang langsung dimulai, sesuai kebutuhan. 

Selalu terhubung dan tertata di mana saja 

Kelelahan akibat mengelola kotak masuk adalah masalah nyata. Outlook seluler membantu Anda untuk selalu terhubung dan tertata di mana saja. Kini, Anda dapat mengontrol komunikasi serta komitmen pribadi dan profesional dengan bantuan Cortana, serta tips dan trik Outlook lainnya.  

Mulai gunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
COVID-19

5 cara yang diperlukan untuk bekerja di rumah layaknya di kantor

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.