Buat representasi visual dari proses bisnis atau diagram alur proses yang mendefinisikan peristiwa alur kerja di masa depan.
Cara pemetaan proses membantu bisnis Anda meraih kesuksesan
Apa itu pemetaan proses?
Pemetaan proses dapat membantu membuat proses bisnis atau diagram alur proses yang mendefinisikan urutan peristiwa dalam alur kerja ke depan dan sering kali berupa representasi visual. Selanjutnya, peta proses memungkinkan para pemimpin dan manajer proyek menyatukan tim, membantu orang memahami peran mereka dalam proyek, dan bagaimana pekerjaan mereka memengaruhi orang lain—pada akhirnya mendorong hasil yang sukses.
Peta proses biasanya mendefinisikan proses baru atau meningkatkan proses yang sudah ada. Dengan perangkat lunak pemetaan proses, siapa pun dapat membuat representasi visual dari sebuah proyek.
Manfaat pemetaan proses
Dengan kemampuan untuk melihat dan memahami proses secara visual dari awal hingga akhir, area yang perlu ditingkatkan efisiensinya akan segera terlihat. Transparansi ini sangat penting, terutama di situasi pascapandemi ketika kelincahan menjadi kebutuhan. Selain itu, bagan alur proses dapat membantu Anda:
- Menyediakan dokumentasi proses, kepatuhan, dan audit.
- Melihat proyek secara visual dari awal hingga akhir.
- Membagikan detail secara visual yang bisa langsung dipahami, dan menyampaikan isi kepada pimpinan dengan mudah.
- Menyoroti kompleksitas dan redundansi, serta potensi masalah dan solusinya.
- Mengatur ulang proses menjadi langkah-langkah dengan sistem yang mudah dipahami.
- Melihat bagaimana anggota tim saling terhubung, sehingga memudahkan interaksi yang lebih bermakna.
- Memberikan tim Anda kerangka referensi untuk mengajukan dan menjawab pertanyaan yang lebih strategis serta membuat keputusan yang lebih tepat.
- Membuat pustaka bagan alur yang bisa Anda gunakan, gunakan kembali, dan manfaatkan ulang saat proyek baru muncul.
- Menghasilkan produk dan layanan yang lebih baik bagi pelanggan.
Cara menggunakan pemetaan proses
Baik Anda bekerja di lingkungan industri, kantor, gudang, atau fasilitas kesehatan, pemetaan proses membantu tim Anda memahami dengan lebih baik bagaimana pekerjaan mereka terhubung dengan proyek lain. Untuk bisnis kecil mana pun, menerapkan pemetaan proses dapat membantu segera mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, serta kapan menangani masalah pelanggan, manufaktur, atau inventaris. Pandemi telah membuat semakin banyak orang beralih ke kerja hibrid dan jarak jauh, jadi tim perlu bisa melihat bagaimana proyek saling terhubung dengan mudah, cepat, dan efisien.
Ada dua cara menggunakan pemetaan proses: alur proses dan proses bisnis. Lihat keduanya agar Anda bisa menentukan mana yang tepat untuk proyek Anda.
Alur proses
Diagram alur proses membantu merinci hubungan antara komponen suatu proyek atau industri. Ini membantu Anda menetapkan standar dan prosedur, atau dapat digunakan sebagai panduan tugas. Selain itu, ini membantu memastikan bahwa tim mengikuti setiap langkah alur kerja sesuai urutan yang telah ditetapkan.
Diagram alur proses mendokumentasikan atau meningkatkan suatu proses—atau sekadar memodelkan proses baru. Saat diagram alur proses dibuat dengan perangkat lunak pemetaan proses, Anda bisa membuat simbol interaktif yang dapat diperluas untuk menampilkan detail tambahan bagi setiap fase proses. Jadi, sebelum Anda menyiapkan alur kerja atau bagan alur bisnis dengan tugas, pertimbangkan untuk membuat garis besar proses secara keseluruhan dalam diagram alur.
Proses bisnis
Contoh Gambar Alur Proses
Proses bisnis
Microsoft 365 Copilot
Hemat waktu dan fokus pada hal terpenting dengan AI di Microsoft 365 untuk bisnis.
Pemetaan proses bisnis merinci proses Anda. Dari awal hingga akhir, ini menunjukkan apa yang perlu terjadi untuk mencapai sasaran akhir. Prosedur ini mencakup peserta yang diperlukan, tugas mereka, dan tanggal penyelesaiannya. Ini memberi anggota tim Anda alasan, dorongan untuk percaya, dan wawasan tentang tujuan yang lebih besar. Ini menunjukkan ruang lingkup peran mereka, mengapa mereka penting bagi proses, dan bagaimana semua anggota tim Anda akan bekerja sama untuk menyelesaikan proyek.
Seperti semua diagram pemetaan proses, pemetaan proses bisnis menggunakan simbol yang dapat diperluas untuk informasi selengkapnya guna menunjukkan titik sentuh di sepanjang proses.
Contoh Bagan Proses Bisnis
Jenis pemetaan proses
Karena setiap bisnis dan proyek memiliki kebutuhan uniknya sendiri, menggunakan bagan alur proses yang sama untuk semua proyek bukanlah penggunaan alat yang terbaik. Karena itu, ada beberapa jenis pemetaan proses untuk kebutuhan yang lebih spesifik. Lihat opsi-opsinya untuk menentukan yang tepat bagi proyek Anda.
- Pemetaan proses detail. Dengan menyajikan detail kecil proyek dalam bentuk peta proses, pemetaan proses detail memberikan tampilan teknis atas langkah-langkah yang tepat, termasuk input, output, metrik, dan orang yang diperlukan untuk menyelesaikan proses. Kurangi kebingungan, tunjukkan dependensi, dan siapkan tim Anda untuk memulai proyek serta tetap fokus. Peta proses detail biasanya terhubung ke peta proses tingkat tinggi, utama, atau primer.
- Pemetaan proses dokumen. Menentukan input dan output suatu proyek. Dengan menguraikan informasi yang diperlukan di setiap tahap, serta outputnya (atau item atau layanan berwujud) yang terkait dengan proyek, Anda akan lebih memahami apa yang dibutuhkan tim Anda dan gambaran hasil akhirnya. Menambahkan peta proses dokumen ke peta proses detail memberikan transparansi atas variabel dan keputusan yang dapat memengaruhi pekerjaan Anda.
- Pemetaan proses tingkat tinggi. Memberikan gambaran umum tentang proses dan tujuan organisasi. Untuk proyek, Anda dapat menentukan departemen dan peran terkait yang perlu diwakili. Melalui perangkat lunak pemetaan proses, setiap departemen atau peran dapat dibuat interaktif untuk melihat kebutuhan proyek secara lebih detail.
- Pemetaan proses render. Dengan menguraikan proses Anda saat ini dan proses yang akan datang, Anda bisa mendapatkan pandangan menyeluruh tentang organisasi atau proyek Anda. Gambaran ini dapat membantu Anda menemukan cara baru untuk menyederhanakan pekerjaan, mengidentifikasi pemangku kepentingan dan titik koneksi penting, meningkatkan hubungan kerja, dan membuat proses yang memanfaatkan waktu serta talenta tim Anda.
- Pemetaan proses swimlane/lintas fungsi. Mengidentifikasi departemen yang terlibat dalam proyek, memecah proses menjadi langkah-langkah, dan menetapkan sumber daya kepada orang yang tepat. Ini adalah cara yang bagus untuk melihat proses dari sudut pandang baru, menemukan area yang perlu ditingkatkan, dan menemukan celah atau tumpang tindih yang nyata maupun potensial dalam proses sehingga Anda punya wawasan untuk merencanakan.
- Pemetaan proses rantai nilai tambah. Memberikan tampilan menyeluruh atas proyek Anda kepada anggota tim. Ini adalah peta sederhana berupa kotak-kotak yang tidak saling terhubung, sehingga Anda dapat memvisualisasikan proses secara sekilas. Dengan begitu, Anda akan melihat pemangku kepentingan mana yang perlu dilibatkan dalam proyek untuk memahami bagaimana proyek akan berjalan.
- Pemetaan proses aliran nilai (VSM). Menggambarkan, menganalisis, dan meningkatkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menghadirkan produk atau layanan, sekaligus menemukan dan menghilangkan pemborosan. Bagian penting dari metodologi lean, VSM meninjau alur langkah proses dan informasi dari sumber hingga pengiriman ke pelanggan. Biasanya digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan barang berwujud untuk konsumen.
- Pemetaan proses aktivitas. Menampilkan aktivitas yang bernilai tambah dan tidak bernilai tambah dalam suatu proses. Alat pemetaan aliran nilai ini membantu menemukan kapan dan di mana aktivitas tersebut terjadi, sekaligus membantu mengidentifikasi sinergi antarpemangku kepentingan saat ada kemungkinan menambah nilai yang sebelumnya tidak ada.
Pemetaan proses alur kerja
Saat membuat diagram proses dalam format “flow”, simbol Unified Modeling Language (UML) tidak akan disertakan. Sebagai gantinya, format ini menggunakan notasi atau kata-kata informasional. Ini adalah solusi yang tepat saat berkomunikasi dengan orang yang tidak memahami simbol UML atau lebih menyukai kata-kata daripada simbol.
Pemetaan proses bisnis membutuhkan waktu, tetapi sepadan. Dengan memberi semua orang di tim Anda visi, proses dan tugasnya, atau sekadar pemahaman yang lebih mendalam tentang cara bisnis Anda bekerja, Anda dapat menetapkan batas yang jelas, menguraikan peran dan tanggung jawab, serta memberi tahu semua orang tentang apa yang perlu mereka ketahui dan kapan. Selain itu, jika Anda mengira pemetaan proses hanya cocok untuk bisnis yang menghasilkan hasil akhir berwujud, pikirkan lagi.
Pada tahun 2018, U.S. National Library of Medicine dan National Institutes of Health menerbitkan artikel tentang pentingnya pemetaan proses dalam layanan kesehatan. Menurut laporan tersebut, pemetaan proses membantu para profesional kesehatan dengan cara membantu mereka:
- Mempelajari dan mendapatkan pemahaman bersama
- Mengidentifikasi peluang perbaikan
- Melibatkan pemangku kepentingan proyek
- Menentukan tujuan proyek
- Memantau kemajuan proyek
- Mendapatkan metode sederhana untuk perencanaan
Membuat diagram pemetaan proses yang menjadi pusat perhatian
Jadi, apa pun jenis bisnis yang Anda kelola, baik pengembangan perangkat lunak, layanan kesehatan, konstruksi, maupun pemasaran, pemetaan proses dapat membantu Anda bekerja lebih cerdas dan tetap berada di jalur. Bagi pemilik usaha kecil yang menyesuaikan diri dengan cara kerja di dunia pascapandemi, pemetaan proses membantu mengoptimalkan setiap proses, strategi, dan tugas, sehingga meningkatkan efisiensi, menurunkan biaya, mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik, dan mendorong pertumbuhan. Plus, dapat membantu tim Anda bekerja sama dengan visi yang sama, sehingga semua orang bisa memberikan yang terbaik untuk perusahaan dan klien Anda.
Microsoft Visio membuat visualisasi yang mudah disesuaikan untuk mengatur data, memberikan insight, menyajikan diagram yang mudah dipahami, dan menghidupkan pemetaan proses Anda. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat panduan langkah demi langkah ini untuk membuat diagram jaringan dengan perangkat lunak pemetaan proses.
Tim Microsoft 365 berfokus pada berbagi sumber daya untuk membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.
Mulai menggunakan Visio
Visualkan dan sampaikan ide, informasi, dan proses hampir dari mana saja, di perangkat apa pun, dengan Visio.
Konten terkait
Teknologi Bisnis
Enam Manfaat AI Generatif untuk Bisnis Kecil
Produktivitas Bisnis
Cara Memanfaatkan AI agar Lebih Produktif dan Efisien di Tempat Kerja
Teknologi Bisnis
AI dan produktivitas: Cara menggunakan alat AI untuk meningkatkan pengalaman karyawan
Produktivitas Bisnis
Panduan DevOps Agile untuk UKM
Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.
Ikuti Microsoft 365