6 alasan terselubung yang menggagalkan rencana proyek

Proyek yang tidak berkualitas pasti boros biaya. Bahkan, organisasi merugi hingga $109 juta untuk setiap $1 miliar dana yang diinvestasikan pada proyek dan program menurut penelitian dari Institut Manajemen Proyek (PMI). Dan semakin besar proyek, semakin besar pula kerugiannya jika sampai gagal. Proyek besar 10 kali lebih rentan gagal, menurut sebuah laporan industri lain, serta dua kali lebih rawan untuk terlambat, melampaui batas anggaran, dan kehilangan esensi jika dibandingkan dengan proyek yang lebih kecil. Proyek kecil dan menengah mungkin tidak terlalu berisiko. Akan tetapi, siapa pun yang pernah mengerjakannya pasti paham bahwa kesalahan tetap dapat terjadi.

Banyak hal yang memang di luar kuasa proyek manajer, tetapi banyak juga yang menjadi tugas mereka.

Berikut adalah enam alasan terselubung mengapa sebuah proyek dapat begitu cepat bermasalah:

  1. Metode yang tidak dinamis. Di era modern ini, proyek memiliki banyak bagian yang harus berpindah-pindah. Baik Anda bekerja di bidang pemasaran, HR, TI, pabrik, maupun industri lain, kurangnya kesigapan dan fleksibilitas dapat menjadi hal yang fatal bagi proyek. Agile PM, yang terbentuk oleh banyaknya penerapan solusi dan aplikasi perangkat lunak manajemen proyek, telah menjadi tren selama beberapa tahun ini dan “akan menjadi semakin penting untuk saat ini dan di masa mendatang,” menurut PM Times. Menurut PricewaterhouseCoopers, Scrum menjadi kerangka kerja Agile yang paling populer (43 persen) untuk menyelesaikan tugas yang kompleks, diikuti oleh Lean & Test Driven Development (11 persen) dan eXtreme Programming (10 persen). Meskipun organisasi Agile dapat meningkatkan pendapatan 37 persen lebih cepat dan menghasilkan laba 30 persen lebih tinggi daripada perusahaan non-Agile, nyatanya baru kurang dari sepertiga perusahaan di dunia yang sudah menggunakan Agile secara rutin.
  2. Solusi perangkat lunak yang standar. Memutuskan untuk membeli alat standar dengan fitur yang kurang memadai daripada memilih solusi perangkat lunak yang baik adalah salah satu kesalahan yang sering dilakukan banyak perusahaan. Herannya, beberapa perusahaan (23 persen) justru tidak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek sama sekali. Namun, perusahaan berkinerja tinggi (87 persen) paham bahwa peningkatan efisiensi dan peningkatan fungsionalitas yang ditawarkan oleh manajemen proyek (PM) ternyata sangatlah penting. Hanya saja, tidak semua perangkat lunak dibuat setara. Beberapa perusahaan sukses menganggap keandalan, kemudahan integrasi, dan kemudahan penggunaan sebagai pertimbangan utama dalam memilih perangkat lunak manajemen proyek baru. Perangkat lunak yang baik juga harus dapat berfungsi tanpa masalah dengan peralatan universal populer seperti Office, Office 365, Skype, PowerPoint, dan SharePoint, serta menawarkan layanan PM berbasis cloud terkemuka untuk meningkatkan fleksibilitas dan keamanan sekaligus meminimalkan kerumitan teknis.

6 Cara untuk Mengoptimalkan Manajemen Proyek

Solusi manajemen proyek yang terpadu dan efisien dan terpadu dapat membantu memberdayakan tim manajemen proyek serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Dapatkan ebook (dalam bahasa Inggris)
  1. Pengelolaan tim virtual yang tidak efektif. Dengan tim yang bekerja dari jarak jauh, biasanya di seluruh dunia, di zona waktu yang berbeda, serta dalam berbagai budaya dan bahasa, keterampilan komunikasi dan manajemen waktu adalah hal yang benar-benar penting. Agar tetap terhubung dan tertata, semua orang membutuhkan akses ke alat yang memungkinkan para pemangku kepentingan untuk mengelola proyek dari mana saja serta menyampaikan informasi terbaru, percakapan, dan garis waktu proyek dengan cepat melalui situs proyek khusus (seperti yang ditawarkan oleh perangkat lunak PM yang baik).
  2. Dukungan eksekutif yang lemah. Salah satu faktor terbesar keberhasilan proyek adalah sponsor eksekutif yang benar-benar tertarik dengan proyek, seseorang yang ingin memantaunya dari awal hingga akhir. Sayangnya, tidak sampai dua dari tiga proyek memiliki sponsor yang terlibat secara aktif untuk memberikan arahan yang jelas atau membantu mengatasi masalah. Kekurangan waktu juga sering menjadi masalah. Jadi, sebelum memulai proyek, sponsor dan manajer proyek harus bertemu untuk membahas masalah seperti komitmen waktu, pelaporan, rapat, masalah yang meningkat, dll. Selain itu, perangkat lunak yang membantu PMO (Kantor Manajemen Proyek) atau sponsor Anda untuk mengelola pengaturan PM tanpa bantuan tambahan juga sangat diperlukan.
  3. Tidak selaras dengan tujuan dan strategi organisasi. Tujuan yang tidak jelas adalah salah satu penyebab utama kegagalan proyek. Terlebih lagi, organisasi melaporkan bahwa rata-rata tiga dari lima proyek mereka tidak selaras dengan strategi bisnis. Sangatlah penting untuk memahami prioritas strategis utama perusahaan serta memeriksa proyek untuk menilai apakah semuanya selaras dengan tujuan strategis perusahaan/departemen. Hal ini akan membantu memprioritaskan proyek dan menyingkirkan proyek yang tidak terlalu penting atau tidak terlalu terkait dengan keseluruhan strategi. Tidak hanya menghemat waktu, tenaga, uang, dan sumber daya yang berharga, hal ini juga membantu meningkatkan efektivitas proyek yang akan menghadirkan dukungan eksekutif yang diperlukan.
  4. Hambatan komunikasi. PMI menemukan bahwa salah satu penyebab utama kegagalan proyek yang dilaporkan oleh perusahaan adalah komunikasi yang buruk. Untungnya, penelitian terbaru menunjukkan bahwa pembelian perangkat lunak PM yang tepat tampaknya mampu meningkatkan komunikasi tim internal secara signifikan, juga komunikasi dengan klien. Kemampuan untuk berkomunikasi secara real-time dengan anggota tim entah itu di lorong kantor maupun di seluruh dunia menggunakan alat yang dirancang untuk mengirimkan percakapan penting dengan cepat dan aman adalah kunci keberhasilan proyek.

Masalah sederhana hingga rumit, serta semua di antaranya tetap memiliki risiko yang dapat mengganggu proyek. Namun, ada juga solusi yang tersedia untuk setiap risiko ini. Ditambah dengan fakta bahwa organisasi berkinerja rendah menghabiskan sumber daya hampir 12 kali lebih banyak daripada organisasi berkinerja tinggi untuk proyek yang gagal, tak ada lagi yang perlu Anda tunggu untuk melakukan perubahan penting tersebut.

<!–

Related content:

  • Top three success strategies for the PMO
  • 10 tech tips to run your business more efficiently

–>

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.