Perencanaan proyek di cloud, perencanaan modern dan efektif

Hampir bagi semua perusahaan, besar maupun yang kecil, manajemen proyek adalah hal yang wajib agar dapat tetap tertata. Ada beberapa alat manajemen proyek yang tersedia dan mampu membantu bisnis Anda mengelola sumber daya, proyek, dan biaya kontrol, berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim, dan memantau kemajuan proyek. Beberapa alat ini dapat diinstal seperti perangkat lunak pada komputer jaringan individu, dan banyak alat lainnya yang berbasis web atau tersedia di cloud. 

Keunggulan alat manajemen proyek berbasis cloud

Anda mungkin termasuk dalam orang-orang yang masih tidak paham apa itu “komputasi cloud,” dan sekarang mari kita pikirkan tentang arti sebenarnya. Alat manajemen proyek lokal memang memiliki keunggulannya sendiri, tetapi perangkat lunak berbasis cloud memiliki lebih banyak keunggulan, seperti:

  • Biaya awal yang murah. Ketika menggunakan perangkat lunak manajemen proyek lokal, Anda harus membayar sejumlah item, di antaranya lisensi, perangkat keras server, staf TI untuk dukungan, proses penyebaran, dan banyak lagi. Bedanya, solusi berbasis cloud biasanya hanya memerlukan biaya bulanan atau tahunan.

6 Cara untuk Mengoptimalkan Manajemen Proyek

Solusi manajemen proyek yang terpadu dan efisien dan terpadu dapat membantu memberdayakan tim manajemen proyek serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Dapatkan ebook (dalam bahasa Inggris)
  • Jauh lebih aman. Terlepas dari prinsip kerja para eksekutif terdahulu, cloud menawarkan keamanan yang setara dengan solusi cloud; dan perusahaan tidak harus mengontrol server fisik. Seperti yang dikatakan oleh sebuah artikel majalah Forbes, “komputasi cloud tidak lagi kontradikfif.”
  • Dapat diakses dari mana saja. Selama koneksi Internet tersedia, Anda dapat mengakses perangkat lunak manajemen proyek di cloud. Karena akses dilakukan melalui browser web, anggota tim juga dapat menampilkan, mengedit, dan mengelola dokumen melalui perangkat seluler mereka tanpa harus menggunakan komputer.
  • Tim yang terhubung. Meskipun pekerja dipisahkan oleh jarak hingga ribuan kilometer, mereka tetap dapat merasakan kebersamaan dengan solusi berbasis awan. Pembaruan real-time yang diterima membuat mereka selalu dapat mengikuti percakapan terkait proyek tanpa khawatir akan tertinggal. Selain itu, percakapan dapat dilakukan di ruang proyek (bukan melalui email) dan disimpan untuk referensi selanjutnya.
  • Produktivitas yang meningkat. Lokasi yang terpusat untuk menyimpan rangkuman proyek, tugas, dokumen, umpan berita, dan kalender membuat solusi manajemen proyek berbasis cloud dapat menghemat waktu. Jika waktu dapat dihemat, produktivitas pun dapat meningkat. Selain itu, lokasi yang terpusat juga memungkinkan anggota tim untuk mengakses dokumen proyek secara real-time di mana pun mereka berada.
  • Komunikasi yang real-time. Salah satu manfaat terbesar menggunakan perangkat lunak manajemen proyek di cloud adalah Anda dapat langsung merespons informasi setelah diunggah ke ruang kerja proyek. Hal ini juga dapat meningkatkan produktivitas karena meminimalkan kemungkinan pekerjaan harus diulang.
  • Keputusan yang tepat waktu berdasarkan data. Banyak perusahaan berusaha dan bertahan untuk tetap unggul, dan oleh karena itu, sangat penting untuk membuat keputusan yang logis. Dengan perangkat lunak berbasis awan yang diperbarui secara langsung, informasi yang diperlukan akan selalu tersedia di ujung jari Anda. Sebagian besar alat juga memiliki laporan bawaan untuk menghadirkan wawasan yang diperlukan dalam membuat keputusan terkait bisnis. 
  • TI yang lebih sederhana. Ketika menggunakan perangkat lunak manajemen proyek lokal, Anda biasanya bertanggung jawab untuk memelihara server yang membutuhkan bantuan dari pegawai TI internal. Untungnya, perangkat lunak berbasis awan dikelola oleh penyedia layanan (atau sumber daya lain) sehingga Anda dapat menghemat waktu dan tidak harus repot untuk menangani pembaruan atau bug, dan Anda pun dapat lebih fokus untuk mengerjakan proyek.
  • Pembaruan langsung. Tidak seperti perangkat lunak lokal yang mengharuskan Anda mengunduh pembaruan saat versi baru dirilis, alat berbasis awan diperbarui secara otomatis. Anda tidak perlu membayar pemutakhiran seluruh rangkaian aplikasi atau menunggu sampai tim TI Anda dapat menerapkan pembaruan. 

Langkah-langkah menemukan solusi manajemen proyek berbasis cloud yang tepat

Sayangnya, mulai menggunakan solusi manajemen proyek baru tidaklah semudah memahami perbedaan antara solusi perencanaan proyek lokal dan online. Untuk memilih solusi yang tepat bagi perusahaan, Anda memerlukan beberapa langkah yang akan menentukan hasilnya. Ikuti langkah-langkah ini untuk menentukan penyedia layanan yang memenuhi syarat.

Langkah 1: Lakukan analisis kebutuhan.

Anda pasti tahu bahwa setiap perusahaan memiliki keunikannya sendiri; baik untuk ukuran, tujuan, maupun kebutuhan. Artinya, keputusan untuk memilih solusi yang tepat seluruhnya adalah tanggung jawab perusahaan Anda. Pastikan orang-orang yang nantinya akan menggunakan produk tersebut dilibatkan dalam diskusi. Pertimbangkan faktor seperti apakah proyek Anda hanya melibatkan karyawan internal atau klien eksternal juga, atau jenis laporan apa yang perlu dibuat. Setelah mengetahui kebutuhan tersebut, Anda pun dapat lebih mudah mengevaluasi layanan penyedia berdasarkan fitur yang ditawarkan.

Langkah 2: Lakukan riset yang menyeluruh.

Saat mencari penyedia layanan, carilah yang menawarkan fitur-fitur berikut:

  • Keandalan kelas perusahaan 
  • Kemampuan untuk menambahkan tim dan proyek dengan cepat
  • Fitur pelaporan yang memberikan wawasan cepat tentang portofolio
  • Lingkungan yang mudah dipahami atau setidaknya mudah dinavigasikan dan digunakan
  • Kemampuan untuk melihat dan mengerjakan tugas di satu lokasi
  • Kemampuan penjadwalan yang memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola tugas secara efektif
  • Dasbor ringkasan untuk keputusan berdasarkan data
  • Dukungan TI 24/7
  • Pencadangan data berkelanjutan, pemulihan bencana, dan pusat data yang mencukupi secara global
  • Solusi yang dapat dikembangkan bersama bisnis Anda

Langkah 3: Lakukan pengujian.

Seperti halnya menguji kendaraan sebelum membelinya, Anda juga harus mencoba solusi manajemen proyek sebelum menggunakannya. Dengan demikian, Anda dapat lebih memahami fitur alat tersebut dan memikirkan cara kerjanya untuk situasi Anda.

Langkah 4: Pertimbangkan garis waktu dan proses penerapannya.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan alat berbasis online bagi manajemen proyek, jangan terlalu memikirkan kesesuaiannya dengan aplikasi yang saat ini digunakan; hal ini hanya berlaku untuk solusi lokal. Namun, Anda perlu mempertimbangkan tenaga kerja dan anggaran yang dibutuhkan untuk peralihan ini serta berkonsultasi dengan penyedia layanan yang dipilih untuk melakukannya.

Langkah 5: Terapkan dan berikan pelatihan.

Akhirnya, Anda pun menerapkan solusi perangkat lunak manajemen proyek baru. Selamat! Namun sayangnya, Anda belum selesai. Penting untuk memastikan bahwa karyawan mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk menggunakan alat baru tersebut secara efektif. Siapkan beberapa sesi latihan sehingga semua orang dapat menyesuaikan jadwal mereka. Selain itu, buatlah proyek latihan agar setiap orang memiliki kesempatan untuk mengeksplorasi dan mengenal fiturnya dengan baik sebelum menggunakannya di lapangan.

Manajemen proyek di cloud adalah awal dari tren modern. Temukan alat yang sesuai, dan jangan sampai tertinggal dalam kompetisi.  <!–For more information about moving to the cloud check out our eBook: “10 Myths About Moving to the Cloud.”–>

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Manage my business

Bebaskan inovasi tim dengan menyempurnakan kolaborasi

Baca selengkapnya
Manage my business

5 fitur aplikasi manajemen proyek yang jarang digunakan

Baca selengkapnya
Manage my business

Memantau tugas dengan perangkat lunak manajemen praktis

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.