Panduan pemula untuk menggunakan BPMN dalam bisnis harian Anda

Apa yang dimaksud dengan BPMN? 

Anda harus membuktikan sendiri agar yakin. Gambar bernilai ribuan kata. Tunjukkan kepada saya, jangan katakan kepada saya. Idiom seperti ini yang membuat Notasi Pemodelan Proses Bisnis (BPMN) sangat populer di berbagai jenis bisnis, industri dan profesi. Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan BPMN dan bagaimana cara kerjanya? 

Singkatnya, BPMN adalah metode diagram alur standar yang memungkinkan Anda membuat dan membagikan diagram yang mudah dipahami. Diagram ini dapat secara visual mencontohkan langkah proses bisnis menyeluruh.  

diagram proses perubahan alamat BPMN
Contoh diagram proses perubahan alamat BPMN (di atas) 

Meskipun terdapat beberapa metode untuk proses pemodelan di luar sana, BPMN dengan cepat menjadi standar de-facto untuk proses pemodelan, dan untuk alasan yang baik. 

Apa saja kemampuannya? 

Salah satu manfaat paling signifikan dari BPMN terletak pada kemampuannya untuk menghasilkan diagram alur yang sederhana atau serumit yang dibutuhkan. Ini memberi kemudahan kepada pemangku kepentingan bisnis di semua tingkatan (teknis atau non-teknis) untuk memahaminya. 

Kualitas ini yang kemungkinan membuat BPMN menjadi populer. Survei tahun 2016 menemukan bahwa 64% bisnis tertarik mengadopsi BPMN untuk menyederhanakan bisnis mereka. Tujuannya sederhana bagi sebagian perusahaan: menghemat uang dengan mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas.  

Mengapa itu dibutuhkan? 

Kepentingan tinggi. Mempertimbangkan statistik ini dari survei bisnis tahun 2018: 

  • 37% responden melaporkan bahwan organisasi mereka memiliki beberapa, proyek proses bisnis tingkat tinggi yang sedang berlangsung  
  • 93% dari organisasi dalam survei terlibat dalam sejumlah proyek peningkatan proses
  • 79% mengatakan bahwa mereka menggunakan alat perangkat lunak proses untuk mencontohkan proses yang mereka analisis dan berencana untuk berubah 
  • Selain itu, 65% dari survei setuju atau sangat setuju bahwa proses dan teknologi BPM telah membantu organisasi mereka meningkatkan efisiensi, fungsi serbaguna dan kepuasan pelanggan  
  • Namun, mayoritas (52%) responden mengatakan bahwa mereka hanya sesekali mencontohkan atau mendokumentasikan proses perusahaan mereka  

Selain meningkatkan efisiensi, motivasi lain yang relevan untuk mendukung pekerjaan proses bisnis termasuk: 

  • Meningkatkan kepuasan pelanggan 
  • Meningkatkan respons organisasi 
  • Meningkatkan koordinasi dan kontrol bisnis  
  • Memperkenalkan produk atau lini bisnis baru 
  • Mematuhi peraturan baru 
  • Menanggapi acara unik seperti merger atau akuisisi 

Mulai dari TI, layanan keuangan, asuransi dan manufaktur, hingga pendidikan, telekomunikasi, ritel, komputer dan perangkat lunak, setiap perusahaan mendapatkan manfaat dari peningkatan proses bisnis atau organisasi.  

Bagaimana BPMN digunakan? 

Tujuan BPMN adalah memberikan setiap orang pandangan yang jelas tentang proses dari awal hingga akhir. Ini membantu menyediakan jalur visual yang akan menjembatani kesenjangan, menunjukkan urutan aktivitas bisnis yang diperlukan untuk berpindah dari akhir sebuah proses ke proses lainnya.  

Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh bisnis dengan menggunakan BPMN: 

  • Komunikasi dan kolaborasi lebih mudah untuk mencapai tujuan 
  • Representasi visual sederhana tentang langkah-langkah 
  • Kemampuan untuk menyesuaikan berdasarkan peran pemangku kepentingan (misalnya analis, peserta proses, manajer, pengembang, tim eksternal dan konsultan) 
  • Mengidentifikasi masalah dalam proses yang mungkin memerlukan solusi
  • Wawasan tentang area potensial untuk peningkatan 
  • Mendorong hasil berkualitas tinggi 

Contoh proses pemodelan 

Berorientasi bisnis 

Banyak profesional dan organisasi ingin mencontohkan proses yang sangat tinggi, berpusat pada orang. Dalam hal ini, melekat pada simbol memerlukan sedikit pengetahuan yang lebih mendalam tentang BPMN, sehingga notasinya sederhana. Sebaliknya, model ini juga dapat disesuaikan menjadi sangat detail untuk TI dan pemangku kepentingan teknis lainnya.

Berikut ini adalah beberapa contoh dari jenis proses yang digambarkan secara visual oleh diagram alur: 

  • Menangani keluhan panggilan pelanggan 
  • Menjual produk secara online 
  • Alur kerja manufaktur 
  • Memproses klaim asuransi 
  • Diagram alur perekrutan kerja 
  • Pengenalan metode 
proses diagram gateway BPMN
Contoh proses BPMN dengan diagram gateway

Berorientasi teknis 

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, Anda dapat membuat diagram granular sesuai kebutuhan. Misalnya, menggambarkan alur proses pusat TI, pengodean, dan lainnya: 

  • Layanan web B2B 
  • Memvisualisasikan pelaksanaan kode dalam program 
  • Mengilustrasikan struktur situs web atau aplikasi 
  • Melihat bagaimana pengunjung menelusuri situs web  
  • Menunjukkan aliran data pada sistem seperti entri data, prosesor dan jaringan komunikasi 

Dalam versi yang lebih rumit, Anda akan mampu membuat model aktivitas bisnis yang kompleks, seperti pesan, timer, aturan bisnis, dan kondisi kesalahan. Mari jelajahi lebih lanjut versi rumit BPMN ini.  

Elemen dan simbol dalam BPMN 2.0 

Notasi BPMN memiliki lima dasar kategori elemen dan, di dalamnya, terdapat banyak bentuk dan simbol berbeda. Berikut ringkasan singkatnya: 

Objek alur 

Ini menunjukkan perilaku dalam proses bisnis dan termasuk: 

  • Aktivitas: Pekerjaan yang dilakukan atau tugas seseorang atau sistem (ditampilkan sebagai persegi panjang dengan sudut bundar). 
  • Acara: Apa yang terjadi selama proses: Awal, Menengah, dan Akhir (ditampilkan sebagai lingkaran). 
  • Gateway: Menggambarkan urutan jalur alur dalam proses (ditampilkan sebagai berlian). Detail tambahan dapat mencakup poin keputusan. 

Objek data 

Ini menawarkan informasi tentang data dalam sebuah proses. Data digambarkan dalam empat cara: 

  • Input data (ditampilkan sebagai halaman dengan satu sudut melengkung dan tanda panah kanan) adalah tugas yang bergantung pada data. Tugas tidak dapat bergerak maju hingga data spesifik dikumpulkan. 
  • Output data (ditampilkan sebagai halaman dengan satu sudut melengkung dan tanda panah kanan tebal) digunakan untuk menunjukkan kapan proses menghasilkan data.. 
  • Pengumpulan data (ditampilkan sebagai halaman dengan satu sudut melengkung dengan tiga garis tebal di tengah bawah) adalah tindakan pengumpulan data apa pun yang diperlukan dalam proses (misalnya survei).  
  • Penyimpan data (ditampilkan sebagai kontainer) digunakan sebagai tempat untuk mengumpulkan data apa pun yang diperoleh dari proses. 

Menghubungkan objek 

Ini menghubungkan objek alur satu sama lain, atau informasi lain, dan menunjukkan alur suatu proses: 

  • Aliran urutan (ditampilkan tanda panah kanan tebal) menggambarkan urutan aktivitas yang dilakukan. 
  • Aliran pesan (ditampilkan sebagai tanda panah kanan putus-putus dengan lingkaran di sisi kiri) menggambarkan pesan dan urutan aliran antara peserta. 
  • Asosiasi (ditampilkan sebagai garis titik-titik) menautkan teks dan artefak ke acara. 

Swimlane 

Istilah ini mewakili jaringan dan lintasan.  

  • Jaringan: “kontainer” untuk satu proses. 
  • Lintasan: Ini mengelompokkan aktivitas di dekat jaringan. Ditampilkan secara horizontal atau vertikal, mereka memecah jaringan menjadi beberapa bagian untuk menunjukkan tanggung jawab dan lokasi acara.  

Artefak 

Ini memberikan detail tambahan tentang proses. Ada dua jenis artefak: 

  • Grup: Ditampilkan sebagai kotak berlekuk, ini mengelilingi grup elemen untuk menunjukkan bahwa mereka terkait.  
  • Anotasi teks: Ini hanya catatan (diawali dengan satu tanda kurung buka) yang dapat dilihat pembaca dengan mudah tanpa membuka lebih lanjut. Juga dikenal sebagai komentar. 

Menyederhanakan BPMN dengan perangkat lunak 

Ketika membuat diagram alur, Anda tidak perlu membuat cara baru, terutama jika Anda baru saja mulai menggunakan BPMN.  

Menggunakan alat perangkat lunak akan memungkinkan Anda membuat diagram lebih cepat dan membuat model proses bisnis Anda lebih efektif. Pastikan memilih perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk: 

  • Dengan cepat memulai penyusunan diagram membuat profesional dengan mudah. Diagram alur BPMN dengan templat dan sampel yang sudah jadi.  
  • Berikan diagram Anda tampilan profesional dan menarik dengan berbagai tema dan efek. 
  • Manfaatkan kemampuan intuitif seperti seret dan lepas, luruskan dan posisikan, dan sambungan otomatis untuk membuat diagram lebih efisien.  
  • Bekerja dalam ekosistem konten yang memberikan set inti dari bentuk BPMN 2.0 dan lebih, yang terdapat ratusan simbol berbeda secara grafis.  
  • Memiliki tingkat dukungan yang memungkinkan untuk membuat diagram BPMN dasar, dan diagram yang lebih detail dengan logika pengecualian, sumber daya dan informasi peran, informasi aliran data dasar dan informasi komunikasi di antara peserta. 
  • Memeriksa kesalahan dengan memvalidasi diagram Anda terhadap 76 aturan logika terkait dengan kebenaran visual berdasarkan standar BPMN 2.0 dan menyajikan daftar masalah untuk Anda tinjau. 
  • Memuat set aturan logistik khusus Anda sendiri terkait dengan kebenaran visual.  
  • Membagikan pekerjaan Anda secara bebas sebagai tautan aman berbasis web, lampiran, gambar, atau PDF dan membalas komentar secara online. 
  • Berkolaborasi dengan orang lain menggunakan pembuatan bersama, komentar, dan anotasi. 
  • Mengedit bersama diagram dengan tim Anda untuk menyimpan satu versi kebenaran dan meminimalkan konflik versi.  
  • Melihat siapa yang bekerja pada bagian tertentu dari diagram, mendapatkan pemberitahuan tentang perubahan dan memilih kapan menggabungkan perubahan itu menjadi file master. 
  • Mengintegrasikan diagram terkait data ke dalam dashboard Power BI. Integrasi ini dapat membantu mendorong inteligensi operasional dan bisnis sehingga Anda dapat lebih memahami gambaran keseluruhan. 
  • Mengotomatiskan alur kerja proses bisnis sendiri, mempercepat proses pembuatan, dan memberikan TI waktu lebih untuk fokus pada inisiatif strategi. 
  • Mengakses diagram hampir dari mana saja pada browser atau aplikasi iPad®.

Tips untuk memulai 

Dari menetapkan proses bisnis pemilik ke analis, terdapat manfaat untuk menyederhanakan proses bisnis Anda, tidak masalah seberapa sederhana atau kompleksnya mereka. Jika informasi tersebut tampak sedikit berlebihan, ingatlah ini: Anda dapat membuat diagram alur BPMD sederhana dan kemudian membuatnya dari sana. 

Jika Anda ingin melihat peragaannya, ada banyak templat dan video petunjuk yang akan membantu Anda membuat diagram dasar, lalu menambahkan beberapa detail bila diinginkan. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan BPMN proses yang sesuai dan perangkat lunak dengan langkah-langkah ini panduan. 

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Productivity

Membuat garis waktu proyek yang lebih akurat dengan 7 langkah berikut

Baca selengkapnya
Productivity

Panduan manajemen proyek untuk pemula

Baca selengkapnya
Productivity

Bagaimana cara memilih diagram yang paling efektif

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.