Panduan perencanaan proyek yang optimal bagi manajer proyek

Jika diibaratkan, menjadi seorang manajer proyek rasanya seperti pesulap yang memutar beberapa piringan di udara sekaligus. Kewajiban yang cukup banyak, orang-orang yang harus dipantau, tekanan untuk mengerjakan sejumlah proyek dalam waktu singkat, dan banyak lagi lainnya.

Namun, peran manajer proyek juga penting bagi keberhasilan perusahaan Anda. Bahkan, menurut sebuah studi oleh PricewaterhouseCoopers, lebih dari 60 persen kegagalan proyek berhubungan dengan masalah internal seperti sumber daya yang tidak memadai atau tenggat waktu yang tidak terpenuhi; hal-hal yang sebenarnya dapat dihindari dengan bantuan manajer proyek.

Selain itu, industri menjadi terus berkembang dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyadari pentingnya manajemen proyek yang efektif. Sebuah studi dari Institut Manajemen Proyek lain secara khusus memperkirakan akan ada sekitar 16 juta posisi manajemen proyek baru di seluruh dunia antara tahun 2010 dan 2020, dan industri akan berkembang hingga $6,61 triliun. Jadi, dapat disimpulkan bahwa mengelola proyek adalah tanggung jawab yang besar di mana pun Anda bekerja. Jika merupakan manajer proyek resmi atau koordinator suatu proyek, tujuh tips berikut ini dapat membantu Anda mempersiapkan dan menata proyek agar berhasil.

Tips 1: Tetapkan tujuan yang jelas untuk proyek tersebut

Lihatlah proyek secara keseluruhan dan tentukan Apa yang ingin Anda capai. Jika seorang klien atau pemangku kepentingan luar terlibat dalam proyek, sumber daya eksternal jelas akan membantu menentukan tujuan anda. Untuk memastikan tujuan tersebut dapat dicapai, Anda perlu:

• Menjaga lingkup proyek agar tidak meluas ke luar target.
• Mengontrol biaya sesuai anggaran.
• Menyelesaikan segala aspek proyek.
• Memberikan hasil kerja yang berkualitas.
• Menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu.
• Mendapatkan sumber daya yang tepat terlebih dahulu.

Tips 2: Tetapkan ekspektasi sebelum eksekusi

Agar proyek dapat berhasil, semua orang harus selaras dalam mendapatkan informasi. Menyampaikan ekspektasi Anda sebagai pemimpin proyek dan meminta setiap orang untuk berkomunikasi dalam caranya sendiri adalah hal yang penting untuk mempersiapkan proyek. Ekspektasi ini juga harus disertai panduan untuk membantu tim mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Selain itu, Anda mungkin ingin menyertakan hal berikut:

• Daftar hasil kerja dan tanggal jatuh tempo.
• Pernyataan tentang lingkup proyek.
• Peran dan tanggung jawab yang ditetapkan.
• Proses T&J.
• Rencana komunikasi, termasuk seberapa sering Anda ingin berkomunikasi dengan pemangku kepentingan/klien.

Tips 3: Identifikasi potensi risiko dan cara Anda mengelolanya jika masalah muncul

Nyatanya, meskipun Anda telah merencanakan semuanya sedetail mungkin, hal yang tidak terduga masih dapat terjadi. Jadi, apa yang harus dilakukan oleh seorang manajer proyek yang baik? Menyiapkan rencana untuk menghadapi hal yang tidak terduga, pastinya. Tentu saja Anda tidak akan dapat memprediksi dengan pasti bahaya apa yang akan menimpa proyek Anda. Mungkin cuaca buruk, kerusuhan politik, atau kerusakan teknologi, tetapi semuanya masih dapat diminimalkan dengan manajemen risiko.

Tips 4: Kurangi rapat yang tidak perlu

Sebuah studi oleh Verizon Conferencing menemukan bahwa hanya 22 persen rapat yang dinilai “benar-benar produktif,” sedangkan 44 persen lainya “sangat produktif.” Sisanya, 34 persen rapat dinilai cukup atau sama sekali tidak produktif. Rapat memang bagian penting dari perencanaan proyek, tetapi coba pertimbangkan lagi, apakah rapat adalah pilihan terbaik dari segi waktu, atau cukup menggunakan email atau bentuk komunikasi lain seperti perangkat lunak perencanaan proyek yang memungkinkan Anda berbagi file, memberikan tugas, dan bertukar gagasan tanpa harus bertatap muka. Semakin banyak waktu untuk rapat, berarti semakin sedikit waktu yang dapat digunakan untuk bekerja. Pertimbangkan hal tersebut sebelum mengadakan rapat lagi.

Tips 5: Rencanakan rapat pembuka yang efektif

Dalam hal ini, rapat pembuka akan menentukan suasana selama mengerjakan proyek. Saat mempersiapkan rapat ini, pastikan aturan berikut terpenuhi:

• Undang peserta yang tepat dan pastikan orang-orang yang akan berperan besar dapat hadir.
• Buatlah agenda yang mendetail, mencakup semua hal yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Hal ini akan membantu semua orang fokus pada tugasnya dan memahami tujuan rapat.
• Tentukan apakah rapat akan diadakan secara online atau secara langsung. Hal ini akan bergantung pada besarnya proyek, apakah Anda bekerja dengan klien baru, anggaran proyek, dan lain sebagainya. Ingatlah bahwa rapat tatap muka biasanya lebih sulit untuk direncanakan, juga lebih memakan biaya khususnya jika harus melakukan perjalanan.
• Atur ulang jadwal jika orang-orang yang cukup penting tidak dapat hadir karena rapat tidak akan bermanfaat tanpa mereka. Jika tetap diadakan, Anda nantinya harus mengadakan rapat lain untuk memberikan informasi kepada mereka atau mendapatkan masukan.
• Sebelum menyusun agenda, pastikan untuk memahami tujuan rapat dan informasi apa saja yang perlu diketahui orang-orang dari rapat tersebut.

Tips 6: Kumpulkan laporan selama mengerjakan rapat

Satu-satunya cara Anda dapat terus memantau proyek adalah dengan mengumpulkan laporan secara rutin. Hal ini biasanya dapat dilakukan melalui program perangkat lunak manajemen proyek Anda. Laporan membantu Anda mengukur efisiensi alokasi sumber daya serta memastikan anggaran dan tenggat waktu dapat dikelola dengan baik.

Tips 7: Gunakan alat yang tepat

Meskipun ada banyak alat manajemen proyek yang tersedia, kemampuan setiap alat tidaklah sama. Tentukan hal apa saja yang benar-benar dibutuhkan dan bandingkan produk yang membuat Anda tertarik. Setidaknya, pastikan untuk memilih alat yang memungkinkan Anda melakukan hal berikut:

• Mengelola dan menautkan tugas untuk membuat garis waktu dan rencana.
• Berbagi pemahaman yang membantu Anda menginformasikan kemajuan dengan lebih baik.
• Memahami cara menggunakan antarmukanya dengan cepat.
• Menyesuaikan rencana dengan kebutuhan tim.

Menjadi manajer proyek yang hebat memang sulit, tetapi bukan berarti Anda tidak dapat melakukannya. Anda hanya membutuhkan keterampilan, kemampuan, dan alat yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan dan mendapatkan hasil yang akurat.

<!–

Related Content

Please check out the webinar: Top 3 Success Strategies for the PMO

–>