Email Anda terkendali dengan 4 langkah praktis ini

Apakah email yang terlalu banyak membuat Anda kewalahan? Apakah pesan belum dibaca dan tugas selanjutnya becampur-baur di kotak masuk Anda? 

Anda tidak perlu khawatir. Impian memiliki kotak masuk yang tertata terkesan mustahil, tetapi sebenarnya bisa Anda wujudkan. 

Email, seperti alat lain, memberi manfaat ketika digunakan secara tepat. Dengan rencana yang cerdas, Anda dapat mengubah kotak masuk menjadi salah satu andalan komunikasi terbaik.  

Email adalah bagian dari identitas Anda – Jagalah dengan hati-hati 

Prinsip ini dapat dianggap sebagai Aturan Emas manajemen email. Untuk orang orang sibuk, memberikan alamat email kepada yang benar-benar berkepentingan sangatlah penting. Jika alamat email Anda tersebar di banyak tempat, kotak masuk Anda pasti akan cepat penuh.  

Metode untuk menjaga identitas Anda adalah dengan menggunakan beberapa alamat. Anda memiliki alamat email ‘asli’ Anda, yang digunakan setiap hari. Email alternatif adalah yang digunakan saat mengisi formulir, melakukan pembelian online, dll. Kedua alamat email itu akan mengarahkan semua pesan promosi dan sampah lainnya agar alamat utama Anda tetap bersih.  

Di dunia tempat orang bekerja keras dengan keseimbangan kehidupan pribadi dan pekerjaan, alamat email terpisah adalah tempat yang cocok untuk memulai. Cukup gunakan aplikasi yang dapat dengan mudah menyimpan semua akun Anda di satu tempat tetapi dikelola secara terpisah.  

Jangan abaikan email yang masuk 

Menunda-nunda dapat mengakibatkan masalah dalam berbagai aspek kehidupan Anda. Itu benar adanya ketika berbicara tentang email. Jika Anda tidak segera menindaklanjuti email yang baru masuk, bersiaplah untuk menghadapi kekacauan.  

Coba buat jadwal untuk memeriksa kotak masuk. Misalnya, Anda bisa membuat rencana untuk mengelola email tiga kali sehari. Melakukannya di pagi hari, setelah makan siang, dan sebelum pulang. Dengan tiga kali pemeriksaan, Anda akan dapat memiliki cukup waktu untuk menindaklanjutinya tanpa kewalahan.  

Memanfaatkan teknologi sangat membantu hal ini. Coba fitur Play My Emails di Outlook untuk iOS. Fitur ini membacakan email dan menawarkan ringkasan praktis dari kotak masuk dan kalender Anda

Menggunakannya untuk melihat apa yang baru di kotak masuk Anda saat bekerja atau untuk akun pribadi, Anda dapat mendengarkan dan menindaklanjuti pesan dengan perintah suara sederhana atau geser dengan satu jari untuk melakukan memutarnya saat dalam perjalanan. Untuk membalas email, cukup dikte pesan singkat dan mengirimkannya. Sangat cocok untuk dilakukan di pagi hari saat berangkat ke kantor atau selama istirahat makan siang ketika Anda sibuk.  

Penghapusan menyeluruh 

Menghapus email dapat menjadi hal yang sulit. Meskipun Anda tidak memerlukan pesan tersebut di masa mendatang, tapi tetap saja berat untuk menghapusnya. Namun, Anda harus melakukannya.  

Menghapus email yang tidak relevan sangatlah penting karena dapat membuat resah jika dibiarkan. Kesan berantakan di kotak masuk dapat membuat Anda merasa kewalahan, bahkan dengan pesan-pesan yang tidak penting. Dengan menghapus email pekerjaan secara teratur, Anda mengambil langkah kecil untuk menurunkan tingkat stres.  

Masih tidak yakin apakah Anda dapat membiasakannya? Coba langkah alternatif. Alih-alih menghapus email segera, geser untuk menjadwalkan email agar muncul lagi di kotak masuk Anda pada waktu yang lebih tepat. Jika tidak, hapus sisanya dan nikmati akhir pekan Anda.   

Tidak perlu menulis email yang bertele-bele 

Sering kali kita menggunakan terlalu banyak kata dari waktu ke waktu. Email akan mudah dipahami jika berisi pesan yang lebih pendek. 

Biasakan diri Anda untuk menulis pesan yang lebih singkat saat berhubungan dengan kolega dan klien serta teman dan keluarga. Anda akan menghemat waktu dengan menulis email yang lebih pendek, dan pesan Anda juga akan lebih jelas.  

Menulis email pendek dan informatif adalah seni. Anda mungkin merasa kesulitan pada awalnya, tetapi Anda akan menguasainya dengan berlatih. Dalam waktu singkat, sebagian besar pesan Anda akan berisi beberapa kalimat saja.  

Anda juga dapat menggunakan poin-poin untuk menyajikan beberapa ide dengan cepat dan ringkas. Penerima pesan akan dimudahkan dengan keringkasannya, dan Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal hari demi hari. 

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Kembangkan bisnis saya

5 alasan untuk menggabungkan aplikasi cloud

Baca selengkapnya
Tips Bisnis

Bagaimana latar belakang buram dan latar belakang virtual menjaga fokus tetap pada Anda

Baca selengkapnya
Tips Bisnis

5 tips dari Direktur TI tentang produktivitas dan tim jarak jauh serta keamanan

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.