4 cara meningkatkan kerja tim dengan perangkat lunak intranet

Setiap manajer proyek harus mempelajari cara menata timnya agar tetap sesuai target ketika beban kerja sedang sangat padat. Dalam beberapa situasi, mereka mungkin harus bekerja dengan PM lain untuk memprioritaskan proyek, membantu anggota tim agar (dan tetap) tertata saat sibuk, atau mungkin memberikan alat yang dibutuhkan anggota tim yang tinggal di kota, provinsi, atau negara yang berbeda untuk berkolaborasi secara efektif. Selain itu, meskipun keterampilan memprioritaskan proyek terbentuk karena pengalaman, tersedia banyak perangkat lunak intranet yang dapat membantu Anda menjaga keteraturan dan kolaborasi tim serta berkomunikasi secara efektif dengan setiap orang dan tim.

Tentu saja tidak semua perangkat lunak portal intranet dirancang serupa, jadi, mari kita lihat empat alat yang diperlukan dalam solusi intranet.

Manajemen Informasi

Agar semua orang dapat tetap selaras, penting bagi tim untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas suatu pekerjaan beserta waktunya. Selain itu, Anda juga perlu memberi tahu tim tentang cara menghubungi anggota lain, detail tentang cara mengakses halaman web atau dokumen penting (terutama jika dilindungi kata sandi atau berada pada server bertingkat), dan cara membuat pengumuman atau pengingat postingan penting, dll. Jadi, carilah intranet perusahaan yang memungkinkan Anda membuat halaman tim dengan lancar, yang dapat disesuaikan untuk semua kebutuhan. Dengan demikian, Anda pun dapat menyimpan dan berbagi informasi penting di satu lokasi terpusat.

Pustaka

Perangkat lunak kolaborasi harus, dan paling utama, memudahkan tim Anda untuk bekerja sama. Pilihlah solusi yang memungkinkan semua orang mengakses file, dokumen, gambar, dan catatan rapat yang sama, serta konten lainnya. Dengan kemampuan untuk membuat pustaka dokumen, disertai label yang sesuai bagi proyek dan tim, semua orang pun dapat menemukan informasi terbaru tentang proyek, meninjau riwayat perulangan hasil, melihat pekerjaan saat ini, mengingat kembali ketentuan proyek, dan banyak lagi.

Alat Kolaboratif

Portal intranet karyawan harus memungkinkan anggota tim membuat ruang yang dapat digunakan untuk berbagi dan mengelola informasi, serta mengerjakan file bersama-sama. Oleh karena itu, carilah perangkat lunak kolaborasi yang memiliki fitur seperti diskusi dalam utas, serta survei yang dapat memudahkan penyusunan rencana dan keputusan, kalender bersama, daftar tugas, ruang rapat, serta tempat untuk menyimpan semua catatan rapat, dokumen, agenda, dll. Seperti ruang rapat, solusi intranet dengan alat ruang kerja akan memungkinkan anggota tim tertentu, seperti desainer grafis dan copywriter, untuk mengerjakan file yang sama di ruang yang sama, tanpa menimpa pekerjaan orang lain yang akhirnya produktivitas pun dapat meningkat.

Terintegrasi dengan Alat yang Sudah Ada

Terlepas dari banyaknya hal yang dijanjikan oleh perangkat lunak portal intranet untuk meningkatkan produktivitas dan upaya kolaboratif Anda, jika menyulitkan atau mengharuskan Anda mengganti alat yang sudah dimiliki (seperti alat pengolah kata, lembar bentang, desain grafis, dan/atau email), tim mungkin akan enggan menggunakannya. Untuk mencapai tingkat produktivitas dan keteraturan yang dibutuhkan, carilah solusi intranet yang terintegrasi dengan baik dengan alat yang saat ini digunakan oleh tim. Dengan demikian, organisasi Anda tidak perlu membeli program yang mahal serta mungkin kurang efektif, dan tim juga tidak perlu repot untuk mempelajarinya.

Perangkat lunak kolaborasi harus mudah digunakan, lancar, dan dapat disesuaikan, memberikan semua hal yang dibutuhkan Anda dan tim untuk bekerja bersama secara keseluruhan dan dalam kelompok yang lebih kecil. Dengan solusi yang memungkinkan Anda mengatur file sesuai keinginan, menggunakan alat yang saat ini dimiliki, dan memberikan alat kolaboratif yang memudahkan anggota bekerja sama pada file, berbagi dokumen dan informasi, serta mengikuti diskusi penting, semua hal yang diinginkan oleh manajer proyek pun dapat Anda capai; yaitu tim yang tertata dan produktif.

Tentang penulis

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Business Tips

Cara menyelenggarakan rapat virtual yang efektif

Baca selengkapnya
Business Tips

Cari tahu 4 ciri utama visualisasi data yang baik

Baca selengkapnya
Business Tips

4 ide hebat untuk meningkatkan jaringan sosial perusahaan Anda

Baca selengkapnya

Pusat Pertumbuhan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.