Singkirkan hambatan penyebaran informasi dengan alat komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik

Saat ini, tenaga kerja semakin tersebar di berbagai lokasi: 37 persen pekerja berkomunikasi secara jarak jauh hingga tingkat tertentu pada tahun 2015. Perusahaan menempati beberapa lokasi, dan kemitraan bisnis meluas ke seluruh dunia. Selain terpisah secara fisik, tim di negara yang sama juga dipisahkan oleh departemen dan proyek. Penghalang ini menimbulkan hambatan dalam berkomunikasi, yang semakin memisahkan dan membatasi kerja tim dan kolaborasi.

Hambatan penyebaran informasi dapat berakibat buruk secara signifikan (dan merugikan) bagi bisnis Anda. Salah satunya adalah, muncul penghalang antar tim yang biasanya mengganggu komunikasi di seluruh organisasi. Namun, tidak hanya itu. Mari kita lihat dampak yang lebih besar dari hambatan ini di perusahaan Anda.

  • Membatasi komunikasi dan mengganggu budaya. Tim yang terhambat pada akhirnya akan merusak budaya perusahaan. Karyawan menginginkan komunikasi, kolaborasi, dan lingkungan kerja yang berkembang. Mereka ingin merasa nyaman menjadi diri sendiri serta ingin merasa terlibat dalam tim. Faktanya, 47 persen karyawan merasa termotivasi ketika kolega saling berdiskusi tentang kesuksesan tempat kerja mereka.
  • Pekerjaan menjadi berulang. Sering kali, Anda akan merasa kesal jika ada orang lain di perusahaan (kemungkinan dari tim atau departemen lain) yang melakukan pekerjaan yang sama, atau mencari informasi yang sama. Ketika tim tidak saling mengetahui proyek tim lainnya, dampaknya dapat sangat buruk terhadap produktivitas bisnis Anda
  • Menghambat informasi dari orang yang memerlukannya. Rata-rata, pekerja memerlukan waktu hingga hampir 20 persen dari total hari kerja mereka untuk mencari informasi internal atau mencari kolega yang dapat membantu mereka dengan tugas tertentu.

Berikut adalah cara untuk memanfaatkan alat komunikasi guna menyingkirkan hambatan penyebaran informasi dan memungkinkan karyawan untuk berbagi ide.

Sederhanakan manajemen dan penyimpanan file

Proses berbagi file harus benar-benar mudah antar tim, alat, perangkat, dan departemen. Platform atau rangkaian alat yang terintegrasi dengan baik memungkinkan koneksi yang jelas antar orang-orang, konten, dan aplikasi bisnis di seluruh organisasi. Situs tim, salah satu bagian rangkaian tersebut, dapat membantu karyawan untuk berkolaborasi pada dokumen, menyimpan informasi, dan mengelola proyek. Tim kemudian dapat saling berbagi dan mengedit file secara real-time untuk mendukung kolaborasi pada beberapa tingkat, juga memiliki satu tempat terpusat untuk menemukan semuanya.

Untuk meningkatkan produktivitas, situs tim harus dapat diakses secara virtual dari mana saja agar informasi dapat disediakan dengan aman, serta memungkinkan kolaborasi jarak jauh, dari perangkat seluler.

Perluas penggunaan alat komunikasi berbasis tim atau proyek

Tim yang tidak rutin berinteraksi sering kali tidak paham dengan hal yang sedang dikerjakan orang lain. Jaringan sosial perusahaan yang dirancang untuk komunikasi lintas organisasi dapat membantu menyingkirkan penghambat dan penghalang informasi ini. Karyawan dapat membuat grup lintas perusahaan dan departemen tentang minat yang sama, keberhasilan, dan pembelajaran untuk mengatasi masalah atau menggagas ide. Organisasi juga sering menghadapi hambatan manajemen dan eksekutif yang muncul dari hierarki organisasi, praktik komunikasi internal, dan budaya perusahaan. Kendala dalam hierarki ini dapat disingkirkan dengan membuat grup dalam alat komunikasi berbasis tim agar karyawan dapat saling terlibat dalam percakapan dua arah dengan para eksekutif.

Tingkatkan hubungan interpersonal

Alat komunikasi yang mudah diakses seperti IM, panggilan suara, dan konferensi video memberikan cara bagi karyawan untuk menghubungi rekan kerja mereka. Jika diizinkan memilih metode komunikasi sendiri dan dapat terhubung dengan rekan hampir dari mana saja, karyawan akan saling berkomunikasi untuk membangun hubungan interpersonal yang lebih kuat.

Alat kolaborasi yang tepat dapat membantu meminimalkan kendala komunikasi, memberikan akses yang lebih baik ke sumber daya, juga membantu tim menjadi lebih produktif.

Tentang penulis

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Manage my business

4 syarat menyiapkan email bisnis seperti profesional TI

Baca selengkapnya
Manage my business

Perangkat lunak komunikasi lebih baik, hemat waktu dan biaya

Baca selengkapnya
Manage my business

Panduan dasar komunikasi terpadu: Hal yang perlu diketahui oleh perusahaan baru

Baca selengkapnya

Pusat Pertumbuhan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.