Analitik email: Gunakan data untuk menulis email yang lebih baik

Menulis email dapat menjadi proses yang melelahkan secara emosional. Anda menghabiskan waktu untuk menulisnya sebaik mungkin, lalu mengirimnya tanpa ada kepastian akan dibaca.

Dengan analitik email, Anda dapat melihat hasil dari email yang dikirimkan. Jika mengetahui persentase penerima akan membaca pesan dan rata-rata waktu yang dihabiskan untuk melihatnya, Anda pun dapat membuat keputusan yang lebih baik. Jika persentase baca tidak setinggi yang diinginkan, coba tulis ulang dengan salinan isi lain dan perintah yang lebih jelas, lalu kirim ulang untuk memastikan pesan Anda telah tersampaikan kepada audiens.

Email ini hanya memiliki persentase baca sebesar 50%, pengguna ini mungkin perlu mengirim ulang pesan untuk mendapatkan balasan yang diinginkan.

Cari tahu lama waktu yang Anda gunakan untuk membaca dan menulis email

Pernah merasa menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membaca dan menulis email hingga tidak dapat menyelesaikan pekerjaan lain? Anda tidak sendirian. research1 menunjukkan bahwa pekerja informasi rata-rata menghabiskan 28% waktu mereka hanya untuk mengelola email.

Analitik email pribadi dapat memberitahukan waktu yang digunakan untuk membaca dan mengirimkan email. Jika jam yang dialokasikan untuk email terlalu banyak, Anda dapat menyusun rencana untuk menguranginya. Biasanya, cara termudah untuk melakukannya adalah dengan beralih ke alat obrolan, seperti Microsoft Teams yang memungkinkan Anda mengirim pesan yang lebih singkat dan informal.

Untuk kasus kelebihan beban email yang serius, penyebabnya mungkin terletak pada struktur organisasi atau gaya kerja Anda; mungkin Anda memiliki terlalu banyak tanggung jawab atau menunda terlalu banyak pengambilan keputusan. Dengan analitik email pribadi, Anda dapat membuat skenario yang lebih baik untuk mendelegasikan pekerjaan, yang akan membantu tim untuk membuat keputusan dengan lebih cepat dan lebih baik.

Pengguna ini menghabiskan hampir 11 jam minggu lalu untuk membaca dan mengirim email. Meskipun masih di bawah batas, yaitu 12 jam, tetap saja ia menghabiskan cukup banyak waktu yang terbatas.

Dari memantau email hingga mengumpulkan email

Banyak pegawai informasi yang selalu membuka kotak masuk emailnya sepanjang hari agar dapat langsung memeriksa pesan yang masuk, yang menjadi kebiasaan seakan-akan mereka ‘memantau email.’ Kebiasaan ini dapat mengalihkan fokus dan menyulitkan Anda untuk menyelesaikan proyek prioritas. Beberapa riset menunjukkan bahwa Anda memerlukan lebih dari 15 menit untuk kembali fokus pada tugas yang perlu diselesaikan setelah memeriksa email meskipun hanya satu email.²

Dengan analitik email pribadi, Anda dapat memahami pola penanganan email dengan lebih baik, lalu memperbaikinya segera jika perlu. Misalnya, Anda dapat menjadwalkan waktu di kalender untuk membuka semua email sekaligus, lalu memasang mode 'jangan ganggu' sepanjang hari.

Pengguna ini benar-benar merupakan pemantau email, mereka cenderung membaca dan mengirimkan email sepanjang hari dan bukan memprosesnya per kumpulan.

Tentang penulis

Tim Pusat Pertumbuhan Bisnis memiliki fokus untuk membantu Anda memulai, mengelola, dan menjalankan bisnis.

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Business Tips

Cara Molly Moon’s mengolah analitik data untuk membuat menu

Baca selengkapnya
Business Tips

Gunakan analitik untuk keseimbangan kerja yang lebih baik

Baca selengkapnya
Business Tips

Temukan dan ceritakan kisah yang menarik dalam data Anda

Baca selengkapnya

Pusat Pertumbuhan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.