Sederhanakan konten Anda dengan manajemen konten perusahaan

Materi pemasaran, kontrak, pesan email, konten promosi dan presentasi klien, lembar bentang, file teks, .pdf, foto, video, formulir, faktur, resume dari pendaftar pekerjaan. Setiap organisasi, kecil dan besar, adalah mesin penghasil konten. Meskipun mudah untuk membuat konten tersebut, menjaganya agar tetap tertata bukanlah hal yang mudah.

Dari sanalah solusi manajemen konten perusahaan (ECM) tercipta. Solusi ini memungkinkan Anda menata dan mengelola konten dalam siklus hidupnya, mulai dari pembuatan hingga pengarsipan. Namun, seperti hal lain pada umumnya, tidak semua sistem manajemen konten perusahaan dibuat sama persis; jadi, mari kita lihat beberapa fitur yang dapat membantu agar konten Anda tetap tertata (dan mudah diakses), sekaligus membantu tim Anda untuk bekerja secara lebih efisien.

  • Satu repositori untuk semua jenis konten: Dengan memilih layanan ECM yang memungkinkan Anda menyimpan video, lembar bentang, gambar, dokumen teks, dan lainnya dalam satu lokasi, Anda dapat menyimpan semua file untuk inisiatif atau proyek tertentu bersama-sama.
  • Membuat folder utama dengan jumlah subfolder yang hampir tak terbatas: Dengan cara ini, jika memiliki proyek atau inisiatif yang sedang berlangsung atau berulang setiap tahun, Anda cukup membuat satu folder utama, misalnya untuk Pembersihan Jalur, lalu membuat subfolder untuk setiap tahun Anda mengerjakan inisiatif tersebut. Dalam setiap subfolder, Anda dapat membuat subfolder tambahan untuk hal-hal seperti kontrak, surat pembebasan sukarelawan, materi pemasaran, dll.
  • Mengedit properti atau metadata dokumen dengan mudah: Dengan kemampuan untuk menemukan dan mengedit metadata file dari dalam dokumen, Anda dapat menghemat waktu dan memastikan bahwa file ditandai dengan benar untuk pencarian selanjutnya.
  • Mengontrol akses ke informasi: Tidak semua orang di organisasi memerlukan akses ke setiap dokumen. Dengan ECM yang memungkinkan Anda menerapkan izin tertentu pada dokumen, kumpulan file, seluruh bagian sistem, atau ke sistem itu sendiri, Anda dapat mengontrol dengan ketat siapa yang melihat konten tertentu.
  • Bekerja secara kolaboratif: Beberapa solusi ECM memungkinkan Anda membuat alur kerja dokumen untuk memantau dan berkolaborasi dengan orang lain pada proses berorientasi dokumen menggunakan program yang telah digunakan.
  • Memutar konten media dari sistem manajemen konten perusahaan Anda: Bagi organisasi yang menggunakan file video dan audio, kemampuan untuk memutar media dari ECM dapat menghemat waktu tim dengan meminimalkan langkah yang diperlukan untuk menampilkan atau mendengarkannya.
  • Menyimpan dan melindungi file hukum penting dan data bisnis: Dengan repositori yang aman, Anda dapat memastikan bahwa data bisnis tidak hanya disimpan pada tahap akhir dan terkunci, tetapi juga mudah ditemukan dan diambil jika diperlukan dalam penemuan hukum. Juga, dengan akses yang mudah ke semua dokumen, keseluruhan biaya penemuan Anda pun dapat diminimalkan.
  • Pencarian kata kunci: Layanan ECM yang memungkinkan pengguna untuk mencari dokumen dan informasi dengan kata kunci dapat membantu tim Anda menemukan file yang tidak mereka lihat, tetapi mungkin relevan dengan proyek yang dikerjakan sehingga dapat menghemat waktu dan bekerja secara lebih efisien. Area yang dapat dicari mencakup teks dokumen, metadata, anotasi, dll. Selain itu, dokumen juga dapat dicari menurut tanggal pembuatan.
  • Mudah diakses di berbagai perangkat: Dengan memilih solusi manajemen konten perusahaan yang dirancang untuk digunakan di dekstop, laptop, tablet dan telepon, pengguna dapat mengakses file yang diperlukan kapan saja, baik di dalam kantor, di luar kantor, dalam perjalanan, maupun rapat di luar lokasi.

Kemampuan layanan untuk menyimpan, mengamankan, menemukan, memanipulasi, serta membuat file dan dokumen di satu lokasi juga mempermudah komunikasi tim, pekerjaan proyek, bahkan penemuan hukum. Selain itu, baik organisasi Anda hanya memiliki beberapa karyawan di satu kantor maupun terdiri dari ribuan orang di seluruh dunia, sistem manajemen konten perusahaan dapat membantu Anda tetap tertata.

Tentang penulis

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Business Tech

Lima alasan mengapa perusahaan Anda memerlukan intranet

Baca selengkapnya
Business Tech

Rapat modern: menggunakan AI untuk meningkatkan kolaborasi tim

Baca selengkapnya
Business Tech

Berikut adalah cara memilih perangkat lunak intranet yang tepat bagi bisnis Anda

Baca selengkapnya
Business Tech

Jangan terjebak dalam kekacauan: Gunakan manajemen database yang lebih baik

Baca selengkapnya

Pusat Pertumbuhan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.