Bekerja dengan cara baru: menggunakan perangkat lunak bagan alur dalam cara lain

Perangkat lunak bagan alur pada umumnya dilengkapi dengan fitur dasar seperti tata letak templat dan bentuk, pemformatan otomatis, dan kompatibilitas cloud. Namun, opsi yang lebih canggih benar-benar berfungsi secara lebih luas, memungkinkan diagram untuk ditautkan ke sumber data eksternal. Dengan penautan data, pengguna dapat memperbarui bagan alur cukup dengan mengubah informasi yang disimpan dalam lembar bentang atau database SQL. Hal ini berguna khususnya ketika bagan alur dibagikan dengan seluruh tim, karena perubahan status penting dapat dikomunikasikan dengan mudah dan cepat di semua perangkat dan lokasi. Penggunaan umum penautan data mencakup mengelola anggaran dan merencanakan liburan.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, penautan data membuat perangkat lunak bagan alur menjadi sangat serbaguna. Hal ini hanyalah satu dari banyaknya skenario yang mungkin tidak dapat Anda bayangkan. Jika hal ini menjadi masalah, berikut adalah beberapa ide untuk membantu mengoptimalkan kreativitas Anda.

Mengalokasikan Sumber Daya

Orang-orang yang bertanggung jawab mengelola serta mengalokasikan waktu dan sumber daya tim sering kali mengalami kesulitan dalam melakukannya. Mereka selalu membutuhkan informasi terbaru tentang ketersediaan pemangku kepentingan, yang tidak selalu tersedia. Dan, walaupun tersedia, informasi mungkin disajikan dalam bentuk dan cara yang berbeda, dengan pesan dan format yang bervariasi. Hub terpusat dengan informasi tepercaya yang disampaikan dalam visual sederhana mungkin adalah solusi yang tepat. Untungnya, penautan data dapat mewujudkan hal ini.

Yang harus dilakukan:

  1. Buat diagram dasar dengan ikon atau gambar yang mewakili setiap anggota tim proyek
  2. Tautkan diagram ini ke lembar bentang bersama tempat pemangku kepentingan dapat menandai estimasi jam ketersediaan mereka
  3. Pilih cara untuk menunjukkan setiap ketersediaan pemangku kepentingan secara visual dalam diagram, seperti mengubah warna, bentuk, dll
  4. Tetapkan tugas dengan cepat dan tepat berdasarkan pengetahuan yang diperoleh dari status visual setiap pemangku kepentingan

Menentukan Ruang yang Tepat

Tempat kerja yang kita ketahui mulai berubah. Bilik dan kantor kini memberikan ruang untuk berkolaborasi secara fleksibel; meja individu digantikan oleh laptop, juga mobilitas dalam kantor. Dengan perubahan ini, banyak perusahaan, terutama perusahaan besar dengan beberapa lantai atau gedung, mungkin ingin menyediakan data terkini kepada karyawannya tentang area kerja yang tersedia dan yang telah digunakan. Penautan data dapat memberikan solusi yang mudah.

Yang harus dilakukan:

  1. Buat satu atau beberapa diagram yang memetakan denah lantai perusahaan
  2. Tautkan diagram ini ke lembar bentang bersama yang memungkinkan karyawan memesan ruang atau area untuk waktu tertentu
  3. Pilih cara untuk secara visual menampilkan jika ruang atau area telah dipesan
  4. Bagikan diagram di seluruh perusahaan sehingga seluruh tim mengetahui ruang mana yang tersedia

Menandai Perkembangan

Perangkat lunak bagan alur benar-benar berguna untuk memvisualkan proses bisnis utama, juga sangat membantu untuk memetakan tahapan proyek individu. Tidak hanya itu, alat ini juga berguna untuk melacak perkembangan proyek tersebut. Jika para pemangku kepentingan yang terlibat dapat melihat pekerjaan yang telah selesai dan yang harus dilakukan selanjutnya, hambatan pun dapat diminimalkan. Penautan data dapat mewujudkannya.

Yang harus dilakukan:

  1. Buat diagram dengan ikon atau gambar yang menunjukkan setiap tahapan proyek dan keterlibatan setiap pemangku kepentingan
  2. Tautkan diagram ini ke lembar bentang bersama yang dapat digunakan para pemangku kepentingan untuk menandai tugas yang telah selesai
  3. Pilih cara untuk secara visual menampilkan jika tugas telah selesai
  4. Bagikan diagram dengan seluruh tim proyek sehingga semua orang mengetahui hal-hal yang masih harus diselesaikan dan kapan komunikasi Visual memungkinkan orang-orang dari semua latar belakang menguraikan informasi yang rumit dengan cepat. Hindari kesalahpahaman dan kesalahan penyampaian informasi dengan perangkat lunak bagan alur yang tepat. Bagaimana Anda akan menggunakannya?

Tentang penulis

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Business Tips

Lindungi lingkungan dengan bekerja dari rumah

Baca selengkapnya
Business Tips

6 cara untuk menyusun agenda rapat online yang berhasil

Baca selengkapnya
Business Tips

6 tips perangkat lunak presentasi slide untuk hasil yang berkesan

Baca selengkapnya
Business Tips

5 cara untuk menjadi lebih profesional melalui email

Baca selengkapnya

Pusat Pertumbuhan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.