Come inviare file di grandi dimensioni attraverso l’archiviazione nel cloud

Il tuo lavoro è mai stato interrotto da un messaggio di posta elettronica come questo: “Il file che stai provando a inviare supera il limite dimensione per posta”. Fortunatamente, esistono altre opzioni per l’invio di file di grandi dimensioni.  

Esploriamo altri modi per inviare file di grandi dimensioni, ti aiuteremo a scegliere il migliore..  

Perché non puoi inviare file di grandi dimensioni come allegati 

Può essere frustrante vedere un messaggio di posta elettronica che torna indietro o viene bloccato a causa di un allegato di grandi dimensioni. Perché accade?  

La maggior parte degli ISP e dei provider di servizi di posta elettronica limitano la dimensione dei file che puoi caricare o inviare tramite posta elettronica. Queste limitazioni impediscono che grandi quantità di dati rallentino i loro server. Le limitazioni di dimensioni variano da provider a provider.  

A volte è possibile acquistare la possibilità di trasmettere file più grandi. Ad esempio, alcuni provider di servizi di posta elettronica aziendale consentono di inviare file fino a 150 MB, valore che supera di molto i limiti soliti. Tuttavia, eseguire l’upgrade dell’account di posta elettronica non è l’unico modo per inviare file più grandi. Ci sono altri modi per inviare allegati di grandi dimensioni senza cambiare il proprio livello di servizio.   

I metodi migliori per inviare file di grandi dimensioni 

Se il file è troppo grande per essere inviato tramite posta elettronica, hai a disposizione altre tre opzioni per farlo. 

Archiviazione nel cloud 

Se da una parte l’archiviazione nel cloud viene spesso considerata uno strumento per archiviare e proteggere i file, è anche ottimale per inviare o condividere documenti e file multimediali di grandi dimensioni. Dopo l’archiviazione nel cloud, basta un semplice collegamento per condividere i file, indipendentemente dalla loro dimensione.  

Quando lavori a un documento o a un foglio di lavoro, vedrai un pulsante di condivisione nell’angolo in alto. Facendo clic sul pulsante, viene generato un collegamento che puoi inviare tramite posta elettronica, chat o SMS. 

Quando visualizzi i file cloud all’interno di una cartella, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su un file per visualizzare un’opzione di condivisione. Puoi anche condividere una cartella intera. 

Software per chat e riunioni  

Le piattaforme di collaborazione e comunicazione coniugano chat, videoconferenze e archiviazione dei file per il lavoro. Questi sistemi sono spesso integrati nell’archiviazione nel cloud e semplificano l’invio di file via chat. 

Siti per il trasferimento di file 

I siti per il trasferimento di file consentono di caricare un file di grandi dimensioni e di inviare un collegamento a qualcuno per permettergli di scaricarlo. Alcuni siti offrono questo servizio gratuitamente, altri necessitano un abbonamento. 

Prima di utilizzare questi siti, considera i protocolli di sicurezza che utilizzano. Solitamente non dispongono di protocolli di sicurezza e privacy solidi. Ecco perché è meglio usare il tuo provider di servizi cloud per condividere file.  

I vantaggi di inviare grandi file tramite archiviazione nel cloud 

Inviare file di grandi dimensioni tramite archiviazione nel cloud è il metodo più sicuro e conveniente.  

L’archiviazione nel cloud offre molti più vantaggi di altri metodi, tra cui: 

Facilità di utilizzo

Puoi inviare file di grandi dimensioni con un invito di posta elettronica o un collegamento diretto. I destinatari devono solo fare clic sul collegamento per accedere al file. Non avranno bisogno di un account del provider di archiviazione nel cloud per usare il collegamento.  

Sicurezza

I servizi di archiviazione nel cloud sono molto sicuri. Includono crittografia, monitoraggio delle attività di accesso sospette, individuazione dei ransomware, scansione virus, autenticazione a due fattori e collegamenti per la condivisione protetti da password. Se i file sono sensibili, l’archiviazione nel cloud offre la migliore tutela. Inoltre, per garantire che solo le persone giuste possano accedere ai file condivisi, puoi inviare loro collegamenti protetti da password con scadenza. 

Autorizzazioni

Quando invii file con l’archiviazione nel cloud, puoi impostare le autorizzazioni di accesso per limitare chi può visualizzare, commentare, modificare o ricondividere i file. Ad esempio, puoi limitare l’accesso a una persona, a un gruppo, a tutti i dipendenti dell’azienda o a chiunque.   

Ripristino

Puoi anche proteggerti dagli errori umani. Se il destinatario cancella il file, puoi ripristinarlo dal cestino. Se altera accidentalmente il file, puoi ripristinare la bozza precedente con la cronologia versioni integrata. 

Backup

Per tutti i file nell’archiviazione nel cloud viene eseguito il backup. Se il computer viene perso, rubato o si rompe, i dati non andranno persi.  

Collaborazione

Probabilmente c’è un motivo se condividi un file di grandi dimensioni. Nella maggior parte dei casi vorrai lavorarci sopra con qualcuno. La collaborazione è uno dei principali vantaggi dell’archiviazione nel cloud. Puoi condividere file di grandi dimensioni con i tuoi colleghi. Poi loro possono suggerire o eseguire modifiche in tempo reale. Puoi anche rilevare le modifiche per vedere quali elementi vengono aggiunti o eliminati dagli altri. 

Meno spazio di archiviazione locale necessario

Ricorrere all’archiviazione nel cloud richiede meno spazio di archiviazione locale sul dispositivo e meno spazio di archiviazione assegnato alla tua casella di posta elettronica. 

Costi

La maggior parte dei servizi di archiviazione nel cloud offrono un piano gratuito e un piano a pagamento. Se disponi di un piano di abbonamento, perché pagare un upgrade del tuo servizio di posta elettronica o acquistare un servizio da un sito per il trasferimento di file?   

L’invio dei file di grandi dimensioni tramite posta elettronica può essere un’esperienza frustrante. Fortunatamente, l’archiviazione nel cloud è un metodo rapido, sicuro e ricco di funzionalità per l’invio di questo tipo di file. 

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