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Creare un processo aziendale

In questo argomento viene illustrato come creare un processo aziendale con Dynamics 365 o Dynamics CRM. Per utilizzare Dynamics 365, devi disporre di Aggiornamento di dicembre 2016 per Dynamics 365 (online e locale). Per ulteriori informazioni sui motivi per cui utilizzare i flussi aziendali, vedi Panoramica dei processi aziendali. Per informazioni sulla creazione di un flusso di attività, vedere Creare un flusso di attività per dispositivi mobili.

Quando un utente avvia un processo aziendale, le fasi e i passaggi del processo vengono visualizzati nella barra del processo nella parte superiore del modulo:

Dynamics 365 e Dynamics CRM sono forniti con diversi processi aziendali pronti per l'utilizzo per gli scenari aziendali comuni. Aggiungere al sistema e utilizzarli come sono oppure modificare in base alle esigenze aziendali. Per informazioni su come aggiungere i processi aziendali pronti per l'utilizzo, vedere Aggiungere processi aziendali pronti all'uso.

Creare un processo aziendale in Dynamics 365

  1. Assicurarsi di disporre del ruolo di sicurezza Amministratore di sistema, Addetto personalizzazione sistema o di autorizzazioni equivalenti.


    Suggerimento

    In Dynamics 365, dopo aver creato una definizione dei processi aziendali, è possibile controllare su utenti autorizzati alla creazione, lettura, aggiornamento o eliminazione dell'istanza dei processi aziendali. Ad esempio, per i processi relativi al servizio, è possibile fornire accesso completo ai rappresentanti del servizio clienti per modificare l'istanza dei processi aziendali, ma consentite l'accesso in sola lettura all'istanza ai rappresentanti di vendita in modo da monitorare le attività di post-vendita per i propri clienti. Per impostare la sicurezza per una definizione del processo aziendale creata, fare clic su Abilita i ruoli di sicurezza nella barra delle azioni.


    Controllare il ruolo di sicurezza

    1. Esegui i passaggi in Per visualizzare il profilo utente.

    2. Se non si dispone delle autorizzazioni appropriate contattare l'amministratore di sistema.

  2. Passare a Impostazioni > Processi.

  3. Sulla barra degli strumenti Azioni fare clic su Nuovo.

  4. Nella finestra di dialogo Crea processo completa i campi obbligatori:

    • Immetti un nome di processo. Il nome del processo non deve essere univoco, ma deve essere significativo per gli utenti che devono scegliere un processo. Il nome può essere modificato in seguito.

    • Nell'elenco Categoria, seleziona Processo aziendale.

      Non puoi modificare la categoria dopo che il processo è stato creato.

    • Nell'elenco Entità selezionare l'entità desiderata su cui basare il processo.

      L'entità selezionata influisce sui campi disponibili per le procedura che è possibile aggiungere alla prima fase del flusso di processo. Se non trovi l'entità desiderata, verifica che il set di opzioni Processi aziendale (i campi verranno creati) sia presente nella definizione dell'entità. Dopo aver salvato il processo, non puoi modificare questa impostazione.

  5. Scegliere OK.

    Il nuovo processo viene creato e la progettazione del processo aziendale si apre con una singola fase già creata per l'utente.

  6. Aggiungere le fasi. Se gli utenti progrediranno da una fase a un'altra del processo:

    1. Trascinare un componente Fase della scheda Componenti e rilasciarlo su un segno più (+) dello strumento di progettazione.

    2. Per impostare le proprietà per una fase condizione, fare clic sulla fase e e quindi impostare le proprietà della scheda Proprietà nella parte destra dello schermo:

      • Immettere un nome visualizzato.

      • Se lo si desidera, selezionare una categoria per la fase. La categoria (come Qualifica o Sviluppo) verrà visualizzata come espansione sulla barra del processo.


      • Al termine della modifica delle proprietà, fare clic sul pulsante Applica.

  7. Aggiungere i passaggi a una fase. Per visualizzare i passaggi in una fase, clic su Dettagli nell'angolo inferiore destro della fase. Per aggiungere altri passaggi:

    1. Trascinare il componente Passaggio verso la fase dalla scheda Componenti.

    2. Fare clic sul passaggio e quindi impostare le proprietà della scheda Proprietà:

      1. Immettere un nome visualizzato per il passaggio.

      2. Se si desidera che gli utenti immettano dei dati per completare un passaggio, selezionare il campo appropriato nell'elenco a discesa.

      3. Seleziona Obbligatorio se gli utenti devono necessariamente compilare il campo per completare il passaggio prima di passare alla fase successiva del processo.

      4. Al termine, fare clic su Applica.

  8. Aggiungere un ramo (condizione) al processo. Per aggiungere una condizione di diramazione:

    1. Trascinare il componente Condizione della scheda Componenti verso un segno più (+) tra due fasi.

    2. Fare clic sulla condizione e quindi impostare le proprietà della scheda Proprietà. Per ulteriori informazioni sulle proprietà di diramazione, vedere TechNet: Migliorare i processi aziendali con la creazione dei rami. Al termine delle proprietà impostate per la condizione, fare clic su Applica.

  9. Aggiungere un flusso di lavoro. Per invocare un flusso di lavoro:

    1. Trascinare un componente Flusso di lavoro della scheda Componenti a una fase o all'elemento Flusso di lavoro globale dello strumento di progettazione. Quale aggiungere dipende dalle operazioni seguenti:

      • Trascinarlo a una fase se si desidera attivare il flusso di lavoro all'entrata o l'uscita della fase. Il componente del flusso di lavoro deve essere basato sulla stessa entità primaria della fase.

      • Trascinarlo verso l'elemento del flusso di lavoro globale quando si desidera attivare il flusso di lavoro quando il processo è attivato o quando il processo viene archiviato (quando lo stato viene modificato in Completato o Abbandonato). Il componente del flusso di lavoro deve essere basato sulla stessa entità primaria del processo.

    2. Fare clic sul flusso di lavoro e quindi impostare le proprietà della scheda Proprietà:

      1. Immettere un nome visualizzato.

      2. Seleziona quando si deve attivare il flusso di lavoro.

      3. Cercare un flusso di lavoro attivo su richiesta esistente che corrisponde all'entità fase o crea un nuovo flusso di lavoro facendo clic su Nuovo.

      4. Al termine, fare clic su Applica.

        Per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro, vedere TechNet: Processi del flusso di lavoro.

  10. Per verificare il processo aziendale, fare clic su Convalida sulla barra delle azioni.

  11. Per salvare il processo come bozza e continuare a lavorare, fare clic su Salva nella barra di azione.


    Importante

    Fintanto che il processo è una bozza, gli utenti non saranno in grado di utilizzarlo.


  12. Per attivare il processo e renderlo disponibile per il team, fare clic su Attiva nella barra delle azioni.


Suggerimento

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti da tenere presenti mentre lavori sul flusso di attività nella finestra di progettazione:

  • Per creare uno snapshot del contenuto della finestra del processo aziendale, fare clic su Snapshot sulla barra delle azioni. Ciò è utile, ad esempio, si desidera condividere e ricevere commenti sul del processo aziendale da un membro del team.

  • Utilizzare la minimappa per accedere rapidamente alle diverse parti del processo. Tale operazione risulta utile quando sussiste un processo complicato di gestione dello schermo.

  • Per aggiungere una descrizione per il processo aziendale, fare clic su Dettagli nel nome dell'angolo inferiore sinistro della finestra dei processi aziendali. È possibile utilizzare fino a 2000 caratteri.


Modificare un processo aziendale in Dynamics 365

Per modificare i processi aziendali in Dynamics 365, Passare a Impostazioni > Processi. e quindi seleziona la visualizzazione Processi aziendali.

Quando fai clic sul nome del processo aziendale da modificare viene visualizzato la finestra di progettazione, in cui è possibile eseguire tutti gli aggiornamenti desiderati. Espandi Dettagli al di sotto del nome del processo, per rinominarlo o aggiungere una descrizione e visualizzare altre informazioni.

Creare un processo aziendale in Dynamics CRM

  1. Verificare di disporre del ruolo di sicurezza Responsabile, Vicepresidente, Responsabile aziendale, Amministratore di sistema o Addetto personalizzazione sistema oppure autorizzazioni equivalenti.

    Controllare il ruolo di sicurezza

    1. Esegui i passaggi in Per visualizzare il profilo utente.

    2. Se non si dispone delle autorizzazioni appropriate contattare l'amministratore di sistema.

  2. Passare a Impostazioni > Processi.

  3. Sulla barra degli strumenti Azioni fare clic su Nuovo.

  4. Compilare i campi obbligatori.

    Per Categoria, selezionare Processo aziendale dal menu a discesa.

    Per Entità, selezionare il tipo di record nell'elenco a discesa.

  5. Selezionare Nuovo processo vuoto.

  6. Scegliere OK.

  7. Digitare una descrizione per il processo. È possibile utilizzare fino a 2000 caratteri.

  8. Se gli utenti avanzeranno da un tipo di record a un altro secondo un ordine, fai clic sul pulsante Più/Meno, quindi seleziona il tipo di record successivo nel processo. Se lo si desidera, selezionare più tipi di record da utilizzare nel processo.

  9. Digitare un nome per la fase del processo.

  10. Se lo si desidera, selezionare una categoria per la fase, Qualifica, Sviluppo, Proposta, Chiusura, Identificazione, Ricerca o Risoluzione.

  11. Digitare un nome per il primo passaggio della fase. Per aggiungere ulteriori passaggi, fai clic sul pulsante Aggiungi e quindi digita un nome.

  12. Se si desidera che gli utenti immettano dei dati per completare un passaggio, selezionare il campo nell'elenco a discesa. Selezionare Obbligatorio se gli utenti devono necessariamente compilare il campo per completare il passaggio e passare alla fase successiva del processo.

  13. Se necessario, fai clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere un'altra fase. Ripetere i passaggi da 9 a 12 fino di aggiungere tutti i passaggi e le fasi nel processo.

  14. Per salvare il processo come bozza, fai clic su Salva nella parte superiore dello schermo. Fintanto che il processo è una bozza, gli utenti non saranno in grado di utilizzarlo. Per renderlo disponibile agli utenti, fai clic su Attiva.


Nota

I processi aziendali riutilizzano in modo semplice i processi aziendali esistenti come punto di partenza avanzato per nuovi processi aziendali. Quando si seleziona Processo aziendale come Categoria, non è disponibile alcuna opzione per impostare il valore di Tipo come per altri tipi di processi, ma quando si apre un processo aziendale esistente è disponibile un pulsante Salva con nome sulla barra dei comandi. In questo modo verrà creato un nuovo processo aziendale analogo a quello esistente, ad eccezione del fatto che il testo (Copia) verrà aggiunto al nome.


Modificare processi aziendali in Dynamics CRM

Per modificare un flusso aziendale, vai in Impostazioni > Processi > Flussi aziendale e quindi seleziona il processo aziendale che desideri modificare.

Espandi Dettagli al di sotto del nome del processo, per rinominarlo o aggiungere una descrizione e visualizzare altre informazioni.

Quando configuri un processo aziendale, puoi modificarlo e aggiungere fasi e passaggi. Per la procedura completa di modifica di un flusso aziendale, vedi l'eBook: TechNet: Personalizzare un processo aziendale in Dynamics CRM.

Modificare le fasi

I processi aziendali possibile avere fino a 30 fasi.

  • Per aggiungere una fase, seleziona Inserisci fase sotto a una fase e immetti Nome fase.

  • Per rimuovere una fase, selezionala e quindi fai clic su X nell'angolo in alto a destra.

Puoi aggiungere o modificare le proprietà seguenti di una fase:

  • Nome fase

  • Entità. Puoi modificare l'entità per ogni fase a parte la prima.

  • Categoria fase. La categoria ti consente di raggruppare le fasi in base a un tipo di azione. È utile per i report che raggruppano i record in base alla fase in cui si trovano. Le opzioni per la categoria di fase provengono dal set di opzioni globali Categoria fase. Se si desidera, è possibile aggiungere ulteriori opzioni per questo set di opzioni globale e modificare le etichette di opzioni esistenti. È inoltre possibile eliminare queste opzioni se si desidera, ma è consigliabile mantenere le opzioni esistenti perché non sarà possibile aggiungere esattamente le stesse opzioni in caso di eliminazione. Se non si desidera utilizzarle, modificare l'etichetta in "Non utilizzare".

  • Relazione. Immetti una relazione quando la fase precedente nel processo è basata su un'entità diversa. Per la fase al momento definita, scegli Seleziona relazioni per identificare una relazione da utilizzare quando ci si sposta tra due fasi. È consigliabile selezionare una relazione per i due vantaggi seguenti:

    • Le relazioni spesso hanno mapping di attributi definiti che trasportano automaticamente i dati tra i record, riducendo al minimo l'immissione di dati.

    • Quando selezioni Fase successiva nella barra del processo per un record, tutti i record che utilizzano la relazione verranno elencati nel processo aziendale, promuovendo quindi il riutilizzo dei record nel processo. Inoltre, puoi utilizzare i flussi di lavoro per automatizzare la creazione dei record in modo che gli utenti selezionino semplicemente l'utente invece di crearne uno per velocizzare ulteriormente il processo.

Modificare i passaggi

Ogni fase può avere fino a 30 passaggi.

  • Per creare un nuovo passaggio, seleziona una fase e quindi seleziona il segno più (+) in Nome passaggio. Immetti un nome.

  • Nella colonna Valori, seleziona un campo da utilizzare per l'immissione di dati.

  • Facoltativamente, puoi selezionare la casella di controllo Obbligatorio per ogni campo obbligatorio.

  • Per rimuovere un passaggio, selezionalo e quindi fai clic su X a destra del passaggio.

Aggiungi ramo

Per informazioni sull'aggiunta di un ramo a una fase, vedi Migliorare i processi aziendali con la creazione dei rami.

Per rendere un processo aziendale disponibile per l'utilizzo da parte degli utenti, è necessario ordinare il flusso di processo, abilitare i ruoli di sicurezza e attivarlo.

Imposta ordine flusso di elaborazione:

Se è presente più di un processo aziendale per un'entità (tipo di record), dovrai impostare il processo che viene assegnato automaticamente ai nuovi record. Nella barra dei comandi, scegli Ordine flusso di elaborazione. Per i nuovi record o per i record che non hanno già un flusso di elaborazione associato, verrà utilizzato il primo processo aziendale cui un utente ha accesso.

Abilita ruoli di sicurezza

Gli utenti possono solo utilizzare i processi aziendale associati ai ruoli di sicurezza assegnati al proprio account utente. Per impostazione predefinita, solo i ruoli di sicurezza Addetto alla personalizzazione sistema e Amministratore di sistema possono visualizzare un nuovo processo aziendale.

  • Per impostare questi ruoli, sulla barra dei comandi selezionare Abilita ruoli di sicurezza. È possibile scegliere l'opzione Abilita per tutti o Abilita solo per i ruoli di sicurezza selezionati.

  • Se si sceglie Abilita solo per i ruoli di sicurezza selezionati, è possibile selezionare i ruoli di sicurezza che concederanno l'accesso al processo aziendale.

Esegue l'attivazione

Prima di poter utilizzare un processo aziendale, è necessario attivarlo. Nella barra dei comandi, seleziona Attiva. Dopo aver confermato l'attivazione, il processo aziendale è pronto per l'utilizzo. Se nel processo aziendale sono presenti errori, non sarà possibile attivarlo fino a quando gli errori non sono corretti.