Dynamics 365
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Panoramica sulla registrazione di record in Dynamics 365 per Outlook

È possibile utilizzare Microsoft Dynamics 365 per Outlook per registrare messaggi di posta elettronica, contatti, attività e appuntamenti. Quando si registra un record appuntamento, attività o messaggio di posta elettronica, una copia del record viene salvata come impegno in Microsoft Dynamics 365 e sincronizzata con il record di Outlook. È possibile visualizzare e modificare tale record in Dynamics 365 per Outlook o Dynamics 365. Se si sincronizza Outlook nel dispositivo mobile, è anche possibile accedere a tali record nel dispositivo.

Registrare record in Dynamics 365 per Outlook è un processo manuale. Questo consente di mantenere i record personali di Outlook separati dai record di Dynamics 365.


Suggerimento



In questa pagina:

Utilizzo del pulsante Registra rispetto al pulsante Imposta tema

Utilizzare il riquadro delle registrazioni

Quali operazioni sono possibili dopo aver registrato un record?

Altre cose da sapere sulla registrazione dei record

Utilizzo del pulsante Registra rispetto al pulsante Imposta tema

Per registrare un record in Dynamics 365 per Outlook, toccare o fare clic sul pulsante Registra o il pulsante Imposta tema per il record che si desidera registrare.

È possibile utilizzare uno qualunque dei due pulsanti per registrare un record, ma è quasi sempre consigliabile utilizzare il pulsante Imposta tema. Quando si utilizza il pulsante Imposta tema, è possibile collegare un messaggio di posta elettronica, un appuntamento o un'attività a uno specifico record di Dynamics 365, ad esempio un account, un'opportunità oppure un tipo di record personalizzato (entità). Alcune organizzazioni utilizzano anche il pulsante Imposta tema per registrare i progetti.

Utilizzare il riquadro delle registrazioni

Quando un record viene registrato, un riquadro Microsoft Dynamics 365 (noto anche come fase "riquadro delle registrazioni") viene visualizzato nella parte inferiore del record. In tale riquadro viene visualizzato:

  • Se l'elemento è registrato o meno

  • Il record relativo, se impostato

  • Il nome dell'account padre per i contatti, se impostato

  • I collegamenti ai record di Dynamics 365 per i destinatari delle e-mail. Ciò è molto utile se si desidera accedere rapidamente al record di contatto di Dynamics 365 di un destinatario e-mail o visualizzare altre informazioni memorizzate in Dynamics 365.

  • I record correlati, insieme a un simbolo che identifica il tipo di record in Dynamics 365

  • Se gli indirizzi e-mail, i nomi o le liste di distribuzione nel messaggio e-mail sono record di Dynamics 365

Ad esempio, nella schermata seguente viene illustrato il riquadro delle registrazioni di un'attività registrata collegata all'account Adventure Works:

È possibile aprire il record relativo, il record padre per un contatto o i record correlati direttamente dal riquadro delle registrazioni. Il riquadro delle registrazioni include anche un pulsante Opzioni che consente di accedere rapidamente alle opzioni di registrazione personali.


Nota

Nel riquadro viene visualizzato il nome della lista di distribuzione, se si registra un messaggio di posta elettronica senza prima espandere la lista di distribuzione. Per registrare singoli indirizzi di posta elettronica, espandere la lista di distribuzione prima di registrare il messaggio.


Quali operazioni sono possibili dopo aver registrato un record?

Dopo aver registrato un record, è possibile utilizzare i pulsanti nella barra multifunzione di Dynamics 365 per Outlook per eseguire le attività seguenti.

Per eseguire questa attività

Scegli

Si applica a

Aprire il record direttamente in Dynamics 365

E-mail, appuntamenti, contatti e attività

Aggiungere una connessione tra il record e qualsiasi record di Dynamics 365 in grado di registrare le connessioni

E-mail, appuntamenti, contatti e attività

Converte il record in un'opportunità, lead o caso Dynamics 365

E-mail, appuntamenti e attività

Inserire un modello di Dynamics 365

E-mail

Inserire un articolo della Knowledge Base diDynamics 365

E-mail

Allegare documentazione di vendita di Dynamics 365

E-mail


Suggerimento

Se questi pulsanti non sono disponibili, è possibile che il record contrassegnato per la registrazione non sia ancora sincronizzato. Questo problema può verificarsi se l'organizzazione utilizza la sincronizzazione lato server per sincronizzare e-mail, appuntamenti, contatti e attività, ma la sincronizzazione non è ancora stata eseguita. Se il pulsante Visualizza in Dynamics 365 è abilitato, il record è stato sincronizzato. Puoi inoltre utilizzare il riquadro delle registrazioni (come illustrato in precedenza) per determinare se il record è stato sincronizzato.


Altre cose da sapere sulla registrazione dei record

Informativa sulla privacy

Per usare Microsoft Dynamics 365 per Outlook, è necessario effettuare l'accesso utilizzando le proprie credenziali (un indirizzo e-mail e una password). È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Outlook. Se decidi di salvare queste informazioni localmente, Dynamics 365 per Outlook si connetterà automaticamente a Microsoft Dynamics 365 (online) a ogni apertura di Outlook.

Dopo il primo accesso e utilizzo di Dynamics 365 per Outlook, la connessione tra il tuo computer e Dynamics 365 (online) rimarrà sempre attiva ogni volta che accedi a Internet. Puoi scegliere di disattivare la connessione tra il tuo computer e Dynamics 365 solo mediante un'impostazione di configurazione, ma se disabiliti la connessione, le prestazioni di Dynamics 365 per Outlook potrebbero risultare diminuite.

Se utilizzi Dynamics 365 per Outlook per registrare i messaggi e-mail, il thread e-mail sarà visibile agli utenti della tua organizzazione autorizzati a visualizzarlo.

Per ogni messaggio e-mail ricevuto in Dynamics 365 per Outlook, l'indirizzo e-mail del mittente e del destinatario e l'oggetto del messaggio verranno inviati a Dynamics 365 (online). In questo modo in Dynamics 365 (online) è possibile verificare o meno se un particolare messaggio deve essere archiviato dal servizio Dynamics 365 (online). Dopo aver impostato la registrazione, una copia dell'elemento viene conservata nel servizio Dynamics 365 e sarà visibile agli altri utenti dell'organizzazione che dispongono delle autorizzazioni appropriate. Quando disattivi la registrazione di un elemento, la copia dell'elemento viene automaticamente eliminata da Dynamics 365 (online) solo se l'elemento è di tua proprietà.

Con Microsoft Dynamics 365 (online), quando utilizzi la funzionalità Sincronizzazione con Outlook, i dati di Dynamics 365 che stai cercando di sincronizzare verranno "esportati" in Outlook. Viene mantenuto un collegamento tra le informazioni in Outlook e le informazioni in Dynamics 365 (online)per garantire che queste restino sempre attuali. La sincronizzazione Outlook scarica solo gli ID record Dynamics 365 pertinenti che devono essere utilizzati quando un utente tenta di registrare e impostare un elemento di Outlook. I dati aziendali non sono memorizzati nel dispositivo.

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a sincronizzare i dati Dynamics 365 in Outlook tramite i ruoli di sicurezza.