Microsoft Dynamics
CRM Guida e formazione

Configurare le regole di rilevamento duplicati per mantenere puliti i dati

Per mantenere l'integrità dei dati, è utile impostare le regole per ridurre i record duplicati nel sistema.Microsoft Dynamics CRM include regole di rilevamento duplicati predefinite per account, contatti e lead, ma non per altri tipi di record. Se si desidera che il sistema rilevi i duplicati per altri tipi di record, è necessario creare una nuova regola.

Una volta create le regole di rilevamento duplicati, è necessario attivare la funzionalità di rilevamento duplicati.

  1. Assicurarsi di disporre del ruolo di sicurezza Amministratore di sistema, Addetto personalizzazione sistema, Direttore commerciale, Vicepresidente Vendite, Vicepresidente Marketing o Responsabile aziendale o di autorizzazioni equivalenti.

    Controllare il ruolo di sicurezza

    1. Esegui i passaggi in Visualizzare il profilo utente .

    2. Se non si dispone delle autorizzazioni appropriate contattare l'amministratore di sistema.

  2. Passa a Impostazioni > Gestione dati.

  3. Scegliere Regole di rilevamento duplicati.

  4. Per creare una nuova regola di rilevamento duplicati, scegliere Nuova. Digitare un nome e una descrizione.

    –Oppure–

    Per modificare una regola di rilevamento duplicati esistente non pubblicata, scegliere la regola.

    –Oppure–

    Per modificare una regola di rilevamento duplicati pubblicata, selezionare la regola. Nel menu Azioni, scegliere Annulla pubblicazione e quindi scegliere la regola.

  5. Selezionare i criteri da utilizzare per identificare un record come duplicato.

    1. Se si crea una nuova regola:

      • Nella sezione Criteri regola rilevamento duplicati scegliere il tipo di record a cui si applica questa regola nell'elenco Tipo di record di base. A esempio, selezionare Contatti.

      • Nella casella Tipo di record corrispondente scegliere il tipo di record da confrontare. Nella maggior parte dei casi, si vorrà utilizzare lo stesso tipo di record per Tipo di record di base e Tipo di record corrispondente. È utile anche essere in grado di confrontare tipi di record differenti. Ad esempio, si può voler confrontare il campo Posta elettronica in Contatti con il campo Posta elettronica in Lead.

    2. Se si desidera che la regola consideri solo i record attivi durante il rilevamento dei duplicati, selezionare la casella di controllo Escludi record corrispondenti inattivi. Selezionare inoltre la casella di controllo se i criteri della regola di rilevamento duplicati sono basati su un campo di tipo stato.

    3. Se si desidera applicare la distinzione tra maiuscole e minuscole nella regola, selezionare la casella di controllo Distinzione maiuscole/minuscole.

    4. Se si selezionano tipi di record diversi per il tipo di record di base e quello corrispondente, per ogni nuovo criterio, nella colonna Campo record base scegliere Seleziona, quindi scegliere un nome di campo. Nella stessa riga, nella colonna Campo record corrispondente, scegliere Seleziona, quindi scegliere un nome di campo.

      -OPPURE-

      Se si selezionano gli stessi tipi di record per il tipo di record di base e quello corrispondente, per ogni nuovo criterio, nella colonna Campo scegliere Seleziona, quindi scegliere un campo.

    5. Nella stessa riga, nella colonna Criteri, scegliere Seleziona, quindi scegliere un operatore. Ad esempio, selezionare Corrispondenza esatta.

    6. Se è stato specificato Primi caratteri identici o Ultimi caratteri identici, nella colonna N. caratteri, scegliere Immettere un valore, quindi immettere il numero di caratteri da confrontare.

    7. Per evitare che la regola rilevi come uguali i campi vuoti (valori Null) durante il rilevamento dei duplicati, selezionare la casella di controllo Ignora valori vuoti.


    Importante

    Se la regola di rilevamento duplicati contiene una sola condizione, i valori vuoti verranno ignorati nel corso del rilevamento.


    Il numero di criteri selezionabile dipende dal numero di caratteri che è possibile archiviare nel matchcode per il record. Durante l'aggiunta dei criteri, controllare il valore di Lunghezza corrente matchcode visualizzato nella parte inferiore dell'elenco dei criteri.

  6. Al termine dell'aggiunta di criteri, scegliere Salva e chiudi.

  7. Per rendere utilizzabile la regola di rilevamento duplicati nuova o modificata, selezionare la regola, quindi scegliere Pubblica.

    Quando si pubblica una regola di rilevamento duplicati, viene creato un matchcode per ogni record nel tipo di record corrispondente per la regola. È possibile pubblicare solo cinque regole per volta, per lo stesso tipo di record di base (ad esempio, Account). Potrebbe essere necessario eliminare o annullare la pubblicazione di una regola esistente, se la stessa causa una limitazione.


Nota

  • È consigliabile impostare i criteri di rilevamento duplicati in un campo con valori univoci, ad esempio Posta elettronica.

  • Per ogni tipo di record è possibile definire più regole di rilevamento duplicati.