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Registrare i contatti di Outlook in Dynamics 365 per Outlook

Quando si registra un contatto in Microsoft Dynamics 365 per Outlook, una copia del record del contatto viene salvata in Microsoft Dynamics 365 e viene sincronizzata con il record di Outlook. Una volta registrati i contatti, sarà possibile visualizzare i messaggi e-mail, le attività, gli appuntamenti e i record di account associati ai contatti. È possibile accedere ai record in Dynamics 365 per Outlook o Dynamics 365.

La registrazione dei contatti in Dynamics 365 per Outlook è un processo manuale. Questo consente di mantenere i contatti personali separati dai contatti di Dynamics 365. La sincronizzazione dei contatti da Dynamics 365 a Dynamics 365 per Outlook è tuttavia automatica. Tutti i contatti di cui si è proprietari in Dynamics 365 saranno automaticamente disponibili in Dynamics 365 per Outlook. Se si sincronizza Outlook nel dispositivo mobile, è anche possibile accedere ai record di contatto di Dynamics 365.

  1. In Dynamics 365 per Outlook, selezionare Persone nel riquadro di spostamento e quindi selezionare fino a 20 contatti.


    Suggerimento

    Se si desidera selezionare più a 20 contatti oppure se si desidera registrare tutti i contatti di Outlook in Dynamics 365, è possibile utilizzare la procedura guidata Aggiungi contatti.Ulteriori informazioni: Utilizzare la procedura guidata per aggiungere e registrare più contatti di Outlook in Dynamics 365 per Outlook


  2. Per registrare il contatto, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per registrare il record del contatto senza collegarlo a un record padre (account) in Dynamics 365, nella scheda Home, nel gruppo Dynamics 365, scegliere Registra.

      -Oppure-

    • Per registrare il contatto e collegarlo a un record padre (account) in Dynamics 365, nella scheda Home, nel gruppo Dynamics 365, scegliere Imposta record padre e quindi cercare il record padre nella finestra di dialogo Cerca record. Una volta trovato il record desiderato, scegliere Aggiungi.

      Quando si sceglie il pulsante Registra o Imposta record padre, viene visualizzato un riquadro di Microsoft Dynamics 365 (noto anche come "riquadro di registrazione") nella parte inferiore del record del contatto. Questo riquadro indica che il contatto viene registrato e fornisce i collegamenti ai record correlati. Se si sceglie il pulsante Imposta record padre, Dynamics 365 per Outlook fornisce anche un collegamento al record padre.Ulteriori informazioni sul funzionamento della registrazione

      In Dynamics 365 per Outlook, viene visualizzata l'icona Registrato in Dynamics 365 accanto a tutti i contatti registrati.

  3. Per aggiungere ulteriori informazioni sul contatto nel modulo Contatto in Microsoft Dynamics 365, scegliere il contatto e nel gruppo Dynamics 365 scegliere Visualizza in Dynamics 365.

Note

  • Per aggiungere ulteriori informazioni sul contatto nel modulo Contatto in Microsoft Dynamics 365, scegliere il contatto e nel gruppo Dynamics 365 scegliere Visualizza in Dynamics 365.

  • Se il contatto è collegato a un record padre, è possibile aprire il record padre dal record del contatto di Outlook in Dynamics 365 per Outlook. Nell'elenco contatti, aprire il record. Nel gruppo Dynamics 365, scegliere Visualizza elemento padre oppure selezionare il collegamento nel riquadro delle registrazioni.

  • Il campo Società di un contatto di Outlook non viene aggiunto automaticamente all'account padre del nuovo contatto di Microsoft Dynamics 365.Ulteriori informazioni:.Impostare le opzioni personali che interessano la registrazione e la sincronizzazione tra Dynamics 365 e Outlook o Exchange

Evitare la duplicazione dei record dei contatti

Quando si registrano i contatti, Dynamics 365 controlla che non vi siano duplicati.Dynamics 365 controlla i duplicati anche in fase di sincronizzazione manuale dei record oppure quando si passa in modalità online o se è stata offline.

Se Dynamics 365 rileva che un contatto potrebbe essere un potenziale duplicato, anziché salvarlo, Dynamics 365 visualizza la finestra di dialogo Rilevati duplicati.

In tal caso, seguire la procedura indicata di seguito:

  1. Nell'elenco Potenziali record duplicati:, toccare o fare doppio clic sul record.

  2. Se il record nuovo o aggiornato non è un duplicato, per creare il nuovo record scegliere Salva record.

    -OPPURE-

    Se il record nuovo o aggiornato è un duplicato, per annullare le modifiche scegliere Annulla.

  3. Se la regola di rilevamento duplicati ha identificato potenziali record duplicati in altri tipi di record, esaminare i record di ogni tipo di record elencato.


Importante

Il rilevamento dei duplicati può essere eseguito solo se è abilitato e se per il tipo di record specificato esiste almeno una regola di rilevamento duplicati.


Informativa sulla privacy

Per usare Microsoft Dynamics 365 per Outlook, è necessario effettuare l'accesso utilizzando le proprie credenziali (un indirizzo e-mail e una password). È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Outlook. Se decidi di salvare queste informazioni localmente, Dynamics 365 per Outlook si connetterà automaticamente a Microsoft Dynamics 365 (online) a ogni apertura di Outlook.

Dopo il primo accesso e utilizzo di Dynamics 365 per Outlook, la connessione tra il tuo computer e Dynamics 365 (online) rimarrà sempre attiva ogni volta che accedi a Internet. Puoi scegliere di disattivare la connessione tra il tuo computer e Dynamics 365 solo mediante un'impostazione di configurazione, ma se disabiliti la connessione, le prestazioni di Dynamics 365 per Outlook potrebbero risultare diminuite.

Se utilizzi Dynamics 365 per Outlook per registrare i messaggi e-mail, il thread e-mail sarà visibile agli utenti della tua organizzazione autorizzati a visualizzarlo.

Per ogni messaggio e-mail ricevuto in Dynamics 365 per Outlook, l'indirizzo e-mail del mittente e del destinatario e l'oggetto del messaggio verranno inviati a Dynamics 365 (online). In questo modo in Dynamics 365 (online) è possibile verificare o meno se un particolare messaggio deve essere archiviato dal servizio Dynamics 365 (online). Dopo aver impostato la registrazione, una copia dell'elemento viene conservata nel servizio Dynamics 365 e sarà visibile agli altri utenti dell'organizzazione che dispongono delle autorizzazioni appropriate. Quando disattivi la registrazione di un elemento, la copia dell'elemento viene automaticamente eliminata da Dynamics 365 (online) solo se l'elemento è di tua proprietà.

Con Microsoft Dynamics 365 (online), quando utilizzi la funzionalità Sincronizzazione con Outlook, i dati di Dynamics 365 che stai cercando di sincronizzare verranno "esportati" in Outlook. Viene mantenuto un collegamento tra le informazioni in Outlook e le informazioni in Dynamics 365 (online)per garantire che queste restino sempre attuali. La sincronizzazione Outlook scarica solo gli ID record Dynamics 365 pertinenti che devono essere utilizzati quando un utente tenta di registrare e impostare un elemento di Outlook. I dati aziendali non sono memorizzati nel dispositivo.

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a sincronizzare i dati Dynamics 365 in Outlook tramite i ruoli di sicurezza.