Dynamics 365
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Lavorare in modalità offline con Dynamics 365 per Outlook

È possibile utilizzare Microsoft Dynamics 365 per Outlook per accedere ai dati di Microsoft Dynamics 365 quando si è in viaggio. Ad esempio, se ti rechi presso la sede di un cliente, puoi cercare i contatti di Dynamics 365, verificare e aggiungere nuove note ed eseguire altre operazioni senza connetterti a Internet.

Quando si attiva la modalità offline con Dynamics 365 per Outlook, il software copia un sottoinsieme di dati di Dynamics 365 sul disco rigido del computer. Le modifiche apportate in modalità offline vengono archiviate in locale. Quando si esegue nuovamente la connessione al server, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente con il server Dynamics 365.

In questa pagina:

Prima di attivare la modalità offline

Per attivare la modalità fuori rete

Attivare nuovamente la modalità online

Quali funzionalità non sono disponibili offline?

Altre cose da sapere sulla modalità offline

Prima di attivare la modalità offline

Dynamics 365 per Outlook utilizza la sincronizzazione offline per determinare il sottoinsieme di dati da copiare nel disco rigido locale quando si passa alla modalità offline. Prima di attivare la modalità offline, è possibile modificare questi filtri o crearne di nuovi per sincronizzare solo i dati necessari. È possibile inoltre eliminare, disattivare o attivare i filtri.Ulteriori informazioni: Selezionare i record da utilizzare offline in Dynamics 365 per Outlook


Suggerimento

Quando si attiva la modalità offline per la prima volta, la sincronizzazione dei dati locali con il server Dynamics 365 può richiedere un'elevata quantità di tempo, se si dispone di molti dati. Ad esempio, in situazioni del servizio clienti, un caso padre può disporre di migliaia di casi figlio. Durante la sincronizzazione di Dynamics 365 per Outlook, Dynamics 365 non è disponibile. È possibile abbreviare il tempo utilizzando i filtri di sincronizzazione offline per limitare la quantità di dati sincronizzati.


Per attivare la modalità fuori rete

  • Quando si è pronti per passare alla modalità offline, in Dynamics 365 per Outlook, scegliere File > Dynamics 365 > Offline.

    Quando si sceglie Offline, Dynamics 365 per Outlook sincronizza i dati nel computer locale utilizzando i filtri sincronizzazione offline. Quando la sincronizzazione è completa, è possibile disconnettere il computer dalla rete.


    Suggerimento

    È possibile stabilire se ci si trova in modalità offline utilizzando uno dei seguenti indicatori:

    • Sulla barra degli strumenti di Dynamics 365 è visualizzato il pulsante Online.

    • Nel menu Dynamics 365 è visualizzata l'opzione Online.

    • Se si utilizza Outlook 2010 o Outlook 2013, la scheda Dynamics 365 visualizza il pulsante Online.


Attivare nuovamente la modalità online

  1. Assicurarsi di essere connessi alla rete dell'organizzazione.

  2. Scegliere File > Dynamics 365 > Online.

Quali funzionalità non sono disponibili offline?

Non disponibili fuori rete

  • Assegnare record

  • Post

  • Conversione di offerte in ordini di vendita

  • Conversione di ordini di vendita in fatture

  • Gestione dell'amministrazione del sistema

  • Aggiornamento della configurazione del sistema

  • Gestione degli impegni di tipo servizio

  • Gestione dei servizi

  • Utilizzo del calendario dei servizi e del calendario dell'area di lavoro

  • Modifica di articoli

  • Modifica o gestione della documentazione di vendita

  • Modifica delle organizzazioni

  • Condivisione di record

  • Rilevamento di record duplicati

  • Gestione dei processi di sistema

  • Esecuzione di alcuni test di diagnostica

  • Esecuzione di regole del flusso di lavoro

  • Creazione di una mini-campagna e delle attività correlate da una Stampa unione

  • Registrare le attività assegnate

  • Aggiornare la funzionalità di offerta

  • Seguire o smettere di seguire nei feed attività

  • Temi personalizzati

Disponibilità limitata offline

  • Creazione o visualizzazione di report (basati su gruppi di dati locali e dati offline)

  • Esecuzione di alcuni processi aziendali (plug-in) personalizzati

Disponibili per la visualizzazione ma non per la modifica in modalità offline

  • Articoli

  • Documentazione di vendita

  • Modelli di stampa unione

Altre cose da sapere sulla modalità offline

  • Utilizzo condiviso di un computer. Tutti gli utenti che accedono in locale a un computer su cui è installato Dynamics 365 per Outlook possono potenzialmente accedere ai dati di Dynamics 365 archiviati nel database offline. L'utilizzo condiviso di un computer che esegue Dynamics 365 per Outlook non è supportato.

  • Come Dynamics 365 gestisce le modifiche effettuate da più utenti. Dynamics 365 applica le aggiunte e le modifiche al server Dynamics 365 nello stesso ordine in cui vengono immesse. Se si apporta una modifica a un record in modalità offline, e un altro utente modifica lo stesso record in quel periodo di tempo, quando si tornerà in modalità online la propria modifica sovrascriverà le modifiche apportate dall'altro utente in modalità offline.

  • Flussi di lavoro. In modalità offline, Dynamics 365 disabilita le notifiche del flusso di lavoro. Se le modifiche apportate in modalità offline sono impostate in modo da attivare un processo di sistema o un processo del flusso di lavoro automatizzato, quando l'utente sarà tornato online, il processo verrà attivato automaticamente.

  • Rilevamento duplicati. Dynamics 365 disabilita il rilevamento duplicati in modalità offline. Il rilevamento duplicati viene riattivato automaticamente quando si torna online. È possibile impostare un'opzione personale per determinare come i record duplicati vengono gestiti durante la sincronizzazione.Ulteriori informazioni:Impostare le opzioni personali che interessano la registrazione e la sincronizzazione tra Dynamics 365 e Outlook o Exchange

  • Messaggi non consegnati. I messaggi e-mail potrebbero non essere consegnati se il server di posta elettronica non è disponibile o possono essere bloccati se il destinatario non desidera ricevere messaggi e-mail. In questi casi, il messaggio e-mail viene salvato nella cartella Bozze di Outlook, ma in Microsoft Dynamics 365 viene creato un impegno chiuso. In Microsoft Dynamics 365, utilizzare la visualizzazione E-mail in sospeso per vedere i messaggi e-mail non inviati.

    Quando lavori offline, i messaggi di posta elettronica inviati vengono salvati nella coda offline di Outlook. Quando si torna a lavorare in modalità online, Microsoft Dynamics 365 cerca automaticamente di inviarli e crea gli impegni. Se non è possibile inviare un messaggio di posta elettronica, Microsoft Dynamics 365 lo salva come impegno bozza, ma non comparirà nella cartella Bozze di Outlook.

  • Autorizzazioni di sicurezza offline. Un utente dispone delle stesse autorizzazioni di sicurezza sia in modalità offline che in modalità online.

  • Aggiunta di un tipo di record correlato utilizzando il pulsante Aggiungi (+). Se sei offline, non puoi aggiungere un tipo di record correlato utilizzando il pulsante Aggiungi (+). Aggiungere il tipo di record correlato quando si è online, quindi passare offline.

Informativa sulla privacy

Per usare Microsoft Dynamics 365 per Outlook, è necessario effettuare l'accesso utilizzando le proprie credenziali (un indirizzo e-mail e una password). È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Outlook. Se decidi di salvare queste informazioni localmente, Dynamics 365 per Outlook si connetterà automaticamente a Microsoft Dynamics 365 (online) a ogni apertura di Outlook.

Dopo il primo accesso e utilizzo di Dynamics 365 per Outlook, la connessione tra il tuo computer e Dynamics 365 (online) rimarrà sempre attiva ogni volta che accedi a Internet. Puoi scegliere di disattivare la connessione tra il tuo computer e Dynamics 365 solo mediante un'impostazione di configurazione, ma se disabiliti la connessione, le prestazioni di Dynamics 365 per Outlook potrebbero risultare diminuite.

Se utilizzi Dynamics 365 per Outlook per registrare i messaggi e-mail, il thread e-mail sarà visibile agli utenti della tua organizzazione autorizzati a visualizzarlo.

Per ogni messaggio e-mail ricevuto in Dynamics 365 per Outlook, l'indirizzo e-mail del mittente e del destinatario e l'oggetto del messaggio verranno inviati a Dynamics 365 (online). In questo modo in Dynamics 365 (online) è possibile verificare o meno se un particolare messaggio deve essere archiviato dal servizio Dynamics 365 (online). Dopo aver impostato la registrazione, una copia dell'elemento viene conservata nel servizio Dynamics 365 e sarà visibile agli altri utenti dell'organizzazione che dispongono delle autorizzazioni appropriate. Quando disattivi la registrazione di un elemento, la copia dell'elemento viene automaticamente eliminata da Dynamics 365 (online) solo se l'elemento è di tua proprietà.

Se si utilizza Microsoft Dynamics 365 per Outlook, quando si passa alla modalità offline, viene creata e archiviata nel computer locale una copia dei dati che si stanno utilizzando. I dati vengono trasferiti da Dynamics 365 (online) al tuo computer mediante una connessione protetta e viene mantenuto un collegamento tra la copia locale e Dynamics 365 Online. La volta successiva che accedi a Dynamics 365 (online), i dati locali verranno sincronizzati con Dynamics 365 (online).

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati o meno a passare alla modalità offline con Microsoft Dynamics 365 per Outlook tramite i ruoli di sicurezza.

Utenti e amministratori possono configurare le entità scaricate tramite la sincronizzazione offline mediante l'impostazione Filtri sincronizzazione nella finestra di dialogo Opzioni. In alternativa, gli utenti e gli amministratori possono configurare i campi scaricati (e caricati) utilizzando Opzioni avanzate nella finestra di dialogo Filtri sincronizzazione.

Con Microsoft Dynamics 365 (online), quando utilizzi la funzionalità Sincronizzazione con Outlook, i dati di Dynamics 365 che stai cercando di sincronizzare verranno "esportati" in Outlook. Viene mantenuto un collegamento tra le informazioni in Outlook e le informazioni in Dynamics 365 (online)per garantire che queste restino sempre attuali. La sincronizzazione Outlook scarica solo gli ID record Dynamics 365 pertinenti che devono essere utilizzati quando un utente tenta di registrare e impostare un elemento di Outlook. I dati aziendali non sono memorizzati nel dispositivo.

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a sincronizzare i dati Dynamics 365 in Outlook tramite i ruoli di sicurezza.

Si applica a

Dynamics 365 (online)

Dynamics 365 (on-premises)

Dynamics CRM Online

Dynamics CRM 2016

Dynamics CRM 2015

Dynamics CRM 2013