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Noi di Microsoft crediamo che il lavoro ibrido sia il futuro. D'ora in avanti ogni organizzazione dovrà adottare un nuovo modello operativo per il lavoro ibrido, che non si basi sulle vecchie norme, come la canonica giornata lavorativa di 8 ore, dalle 9 alle 17. Le aspettative dei dipendenti sono cambiate senza possibilità di tornare indietro: oltre l'80% dei manager afferma di aspettarsi un lavoro più flessibile dalle politiche interne post-pandemia e oltre il 70% dei dipendenti dice di volerne trarre vantaggio. Per competere in questo nuovo mondo, i leader devono adottare un approccio fondato sull'estrema flessibilità in merito a orari, luoghi e modalità di lavoro.

I clienti con cui parlo vogliono offrire alle persone un mondo del lavoro dinamico, fluido e basato sul cloud. Vogliono fare in modo che sia possibile lavorare non solo da qualsiasi luogo ma in qualsiasi momento, grazie a soluzioni che consentano la collaborazione sincrona e asincrona. Questo cambiamento riguarda "l'intera organizzazione". Dall'IT alle risorse umane, passando per operazioni, marketing e produzione: è necessario che i leader dell'intera organizzazione si vengano incontro per riconsiderare il concetto di lavoro. 

In qualità di studenti del nuovo mondo del lavoro, sperimentiamo e condividiamo ciò che impariamo man mano che si evolve. Oggi voglio condividere il nostro approccio per consentire ai tuoi dipendenti in tutto il mondo di lavorare in modo flessibile. Si tratta di una strategia in tre fasi: In primo luogo, occorre creare una politica che offra una flessibilità estrema alle persone. In secondo luogo, occorre reinventare gli spazi fisici. Infine, è necessario investire in tecnologie che mettano in contatto le persone ovunque e in qualsiasi momento.

Diamo un'occhiata a ogni fase.

Sviluppo di una politica che offra alle persone una flessibilità estrema

Le scelte che fai oggi avranno un impatto sulla tua organizzazione negli anni a venire. È necessaria una visione chiara in questo momento. Hai bisogno di un piano e di politiche che ti consentano di arrivare alla flessibilità estrema. Queste decisioni avranno un impatto su ogni aspetto: dal modo in cui influenzi la cultura a quello in cui attiri e mantieni i talenti, passando per il modo in cui rispondi ai cambiamenti nell'ambiente e per l'innovazione futura.

Molte organizzazioni hanno già preso delle posizioni precise in merito al lavoro flessibile. Twitter ha dichiarato che i suoi lavoratori potrebbero lavorare da remoto "per sempre". Dropbox ha annunciato che in sostanza eliminerà gli uffici per il lavoro individuale, trasformando le sedi fisiche per riservarle a riunioni e collaborazione. Spotify spera di attirare talenti offrendo stipendi a livello di New York e San Francisco ai dipendenti che lavorano da remoto in qualsiasi parte del mondo. I dipendenti Microsoft adesso possono lavorare da casa fino al 50% del tempo

Per offrire una flessibilità estrema, occorre innanzitutto rispondere ad alcune domande fondamentali: chi potrà lavorare da remoto? Chi dovrà andare in ufficio e per quanto tempo? Quali luoghi saranno riservati ai lavori mirati? E per quanto riguarda la collaborazione? In un mondo in cui le continue interruzioni fanno parte della nuova normalità, con disastri naturali, eventi geopolitici e crisi sanitarie globali, devi anche essere pronto a rispondere ai cambiamenti improvvisi. Le nuove politiche sulla flessibilità codificano queste domande, offrendo chiarezza e indicazioni ai dipendenti che si trovano ad affrontare questa nuova situazione. 

Ridefinizione degli spazi fisici

Dopo aver predisposto le tue politiche per la flessibilità estrema, utilizzala per capire l'approccio da adottare per lo spazio fisico. D'ora in poi non faremo più affidamento esclusivamente sugli spazi fisici per collaborare, metterci in contatto e sviluppare il capitale sociale. Tuttavia, lo spazio sarà comunque un elemento importante. Siamo animali sociali e vogliamo stare insieme agli altri, scambiarci idee a vicenda e vivere l'energia degli eventi di persona. In futuro, l'ufficio dovrà collegare il mondo fisico e quello digitale e soddisfare le esigenze specifiche di team e ruoli specifici.

Design mirato

Noi di Microsoft stiamo conducendo sondaggi tra i dipendenti e stiamo esaminando ogni singolo aspetto, dai grafici sociali ai criteri di traffico dei dipendenti, per capire quali strumenti offrire al team in base alle esigenze, tenendo conto che queste cambieranno nel tempo. I team commerciali che hanno bisogno di recarsi in ufficio di rado, possono utilizzare il modello di Hotelling per prenotare le workstation su base giornaliera o oraria, mentre i team di ingegneri potrebbero aver bisogno di spazi e workstation appositi per la collaborazione. Per soddisfare le esigenze dei lavoratori remoti, stiamo pensando a hub per la collaborazione fuori sede. Poiché sappiamo che il modo in cui lavoriamo continuerà a evolversi, cerchiamo di dare flessibilità a tutti gli spazi che creiamo.

Immagine di un ufficio che mostra la collaborazione digitale tramite Surface Hub e la lavagna elettronica di Microsoft Teams

Collegamento di mondo fisico e digitale

È inoltre molto importante pensare a colmare il divario tra esperienze di persona e da remoto. La collaborazione è piuttosto facile quando tutti si trovano in ufficio. Ma negli ultimi 12 mesi abbiamo capito come portare a termine il lavoro anche quando tutti si trovano a casa. Il vero problema sarà gestire il caos della via di mezzo, ovvero le situazioni in cui alcune persone sono fisicamente insieme e altre partecipano virtualmente. 

Il rivoluzionario Microsoft Teams Rooms include audio e video di alta qualità per consentire a tutti di essere visti e ascoltati. Le videocamere per sale riunioni forniscono flussi video ad alta definizione e ottimizzano la visualizzazione inquadrando le persone nella stanza o seguendo la persona che parla. Gli altoparlanti intelligenti identificano chi parla nella stanza e i nomi e i profili individuali sono rappresentati nelle trascrizioni delle riunioni. Funzionalità come i sottotitoli in tempo reale, la trascrizione in tempo reale, le reazioni, la chat e la possibilità di alzare la mano consentono alle persone di seguire più facilmente la riunione e di attirare l'attenzione in modo non verbale e senza interrompere l'oratore. Le lavagne elettroniche, accessibili sia in sala che a casa, favoriscono la collaborazione e la creazione condivisa. Le persone in sede possono disegnare direttamente su un Surface Hub o dal proprio telefono o computer portatile e i partecipanti remoti possono disegnare sulla stessa area di lavoro digitale condivisa. Inoltre, le nostre videocamere Intelligent Capture sono in grado di acquisire, mettere a fuoco, ridimensionare e migliorare le immagini e il testo della lavagna analogica, in modo che i partecipanti remoti possano vedere chiaramente il processo di brainstorming in tempo reale, anche quando qualcuno si trova di fronte alla lavagna.

Immagine che mostra persone che collaborano digitalmente e dal vivo con i gruppi di lavoro di Microsoft Teams

Tutto questo oggi è disponibile in Microsoft Teams Rooms, ma siamo solo all'inizio. Vediamo un futuro non troppo lontano in cui le riunioni diventano esperienze coinvolgenti che ci permettono di "esserci", da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. La nostra visione per il futuro include cambiamenti nella disposizione delle sale riunioni, l'aggiunta di più schermi per la creazione di visualizzazioni dinamiche dei partecipanti, chat, lavagne, contenuti e note e miglioramenti alle tecnologie in sala per aiutare i partecipanti remoti a monitorare e a partecipare allo svolgimento della riunione. 

Investimento nella tecnologia che mette in contatto le persone, ovunque e in qualsiasi momento

Insieme agli spazi fisici, il tuo piano per la flessibilità estrema dovrebbe includere una tecnologia che consenta il lavoro in team e che crei una nuova esperienza digitale per i dipendenti a prescindere da dove si trovino.

Quando la pandemia ha costretto le persone di tutto il mondo a passare al lavoro remoto, le videoconferenze sono state lo strumento principale utilizzato per tenersi in contatto e continuare a lavorare. In pochi mesi le persone hanno partecipato al 55% di riunioni digitali in più rispetto al periodo precedente all'emergenza COVID-19 e tutti noi ne abbiamo risentito in termini di stress e burnout. La videoconferenza sarà sempre importante ma si tratta di un singolo strumento che non offre l'infrastruttura per la comunicazione e la collaborazione necessaria per il lavoro ibrido. Microsoft Teams è l'unica soluzione che combina riunioni, chat, chiamate e collaborazione in un unico posto, il tutto integrato con le app di Office e gli strumenti di automazione dei processi aziendali. Inoltre, consente la collaborazione tra knowledge worker e personale sul campo e unisce in modo naturale il lavoro sincrono e quello asincrono. È l'unica app che fa tutto, offrendo un livello organizzativo che supporta il flusso di lavoro in tutta l'organizzazione. 

GIF che mostra i gruppi di lavoro in Microsoft Teams e le lavagne elettroniche in azione

Abbiamo introdotto più di 100 nuove funzionalità in Teams nel corso dell'ultimo anno, tutte create pensando alla flessibilità estrema e ce ne sono molte altre in arrivo. Ma dobbiamo spingerci ancora oltre per supportare i nuovi modelli di lavoro distribuito. Microsoft Viva è la prima piattaforma integrata per l'esperienza dei dipendenti progettata per il lavoro ibrido. Insieme, Teams e Viva offrono una piattaforma tecnologica che metterà in contatto i tuoi dipendenti e li aiuterà a destreggiarsi in questa nuova realtà.

Il lavoro si sta evolvendo rapidamente e non c'è la possibilità di tornare a come funzionava il mondo prima della pandemia. I vaccini iniziano a essere distribuiti a livello globale e i leader avranno bisogno di un piano per un modello operativo: la flessibilità estrema. Siamo ancora tutti alle prime armi, ma è chiaro che ogni organizzazione avrà bisogno di tre cose: nuove politiche, spazi fisici riprogettati e tecnologia che metta tutto assieme. Si prospetta un periodo ricco di sfide, ma siamo ottimisti riguardo alla creazione di un futuro in cui le persone possano mettersi in contatto da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, dando il proprio meglio ogni giorno.