Software di project management per la gestione progetti

Dai modelli predefiniti ai classici strumenti di pianificazione, fino alla collaborazione istantanea e all’accesso semplificato da più dispositivi, è piuttosto ovvio che il software di project management giusto possa aumentare la produttività dei project manager (PM) e dei loro team, grazie alla possibilità di portare a termine i progetti in modo semplice e immediato. Ma è possibile che le organizzazioni trascurino alcuni strumenti meno ovvi a loro disposizione?

Secondo un recente studio, gli strumenti di pianificazione progetto più ambiti includono la condivisione file, la registrazione del tempo, l’integrazione dell’email e i diagrammi di Gantt. Fin qui niente di nuovo. Ma quali sono gli strumenti utili che le organizzazioni usano con meno probabilità? Stranamente, le videochat, le chat in tempo reale, l’integrazione dei social media e l’accesso da dispositivi mobili sono apparentemente gli strumenti del software di project management più trascurati. Ma con la comunicazione citata come l’aspetto più importante per il successo della gestione progetti, è verosimile supporre che i PM stiano perdendo opportunità uniche. Ecco un’analisi dettagliata di cinque risorse non sfruttate e di come possano aiutare a completare i progetti in modo più semplice ed efficiente:

1 e 2. Videochat e chat in tempo reale: scegliendo un software di project management con strumenti di comunicazione integrati, i componenti del team possono collaborare tramite voce, video o chat dall’interno del progetto. Quanto è importante per il successo del team? Uno studio del Project Management Institute (PMI) ha rilevato che una delle principali cause di insuccesso dei progetti riportate dalle aziende è la scarsa comunicazione. La possibilità di comunicare in tempo reale con i colleghi del team nello stesso ufficio o nel resto del mondo, tramite strumenti pensati per trasmettere le conversazioni cruciali in modo rapido e sicuro, è la chiave per un progetto vincente.

3. Integrazione dei social media: i social media non vengono più usati solo per gli aggiornamenti di Facebook e i tweet sulle ultime tendenze, ma servono anche a ottimizzare il livello della comunicazione tra team e stakeholder del progetto. La ricerca rivela che l'uso dei social media facilita le semplici chiacchierate che, a loro volta, supportano la familiarizzazione per stabilire relazioni e creare un ambiente più protettivo, supportivo, collaborativo e attendibile. Quindi perché non sfruttare questi vantaggi per realizzare un progetto vincente? L'uso di software con funzionalità di social network aziendale, come i newsfeed dedicati di Yammer in SharePoint, ad esempio, può risultare utile per comunicare con i colleghi in tempo reale sui dati del progetto.

4. Accesso da dispositivo mobile: l'uso di un software disponibile per Windows, iOS e Android è fondamentale per assicurare che tutti possano aggiornare le attività nei loro dispositivi personali e visualizzare tempistiche e report ovunque vadano. Con la registrazione del tempo citata come componente più altamente strategica della gestione progetti, è importante trovare una soluzione che consenta ai membri di inviare gli aggiornamenti in mobilità. L'immissione migliorata di informazioni su tempo e attività offre ai project manager una visibilità immediata per prendere decisioni più rapide e consapevoli.

5. Impostazioni a misura degli sponsor: tra i progetti identificati come "ad alte prestazioni", oltre l'80% hanno sponsor impegnati attivamente. Sempre più spesso, la ricerca dimostra che la disponibilità di uno sponsor esecutivo che supporti un progetto dall'inizio alla fine è un aspetto cruciale per il successo. Anche se uno sponsor non parteciperà alle attività quotidiane, avrà comunque un accesso sufficiente per poter fornire supporto al team, quando serve, tenendosi informato sullo stato di avanzamento e sui vantaggi del progetto, e offrire il suo sostegno laddove possibile. Detto questo, è importante avere un software che consenta al Project Management Office (PMO) o allo sponsor di gestire le impostazioni di Project Portfolio Management (PPM) senza ulteriore assistenza.

Con i team che lavorano sempre più spesso da remoto, anche a livello globale, le competenze in comunicazione e gestione del tempo rivestono un'importanza ancora più strategica. Avendo accesso a strumenti che consentano agli stakeholder di gestire ovunque vadano e condividere rapidamente gli ultimi aggiornamenti, le conversazioni e le tempistiche dei progetti tramite un sito dedicato, tutti rimangono connessi e organizzati. Scopri di più su come ottenere una maggiore visibilità sulle prestazioni del progetto, oltre a ridurre i budget, risparmiare sui costi e altro ancora.

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