Cinque suggerimenti per migliorare le riunioni nelle piccole imprese

In tutte le aziende, piccole o grandi che siano, la collaborazione è un fattore importante per portare avanti il lavoro. Per molti dipendenti, le riunioni a volte possono sembrare una routine. Che siano considerate troppe o troppo poche, sostituibili da un’e-mail o una perdita di tempo, le riunioni mal organizzate richiedono comunque le tue risorse più importanti: tempo e persone. Secondo una stima del Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti d’America, le aziende statunitensi perdono ogni anno miliardi di dollari a causa di riunioni non necessarie. 

Riunioni efficienti, invece, garantiscono una collaborazione efficace, fondamentale per prendere decisioni intelligenti e raggiungere obiettivi aziendali e in termini di ricavi. In linea di massima, questo è particolarmente vero per le piccole imprese, in genere con un numero ridotto di dipendenti, che spesso ricoprono diversi ruoli. Ciò implica una maggiore multifunzionalità, processi decisionali più collettivi e numerose sfide specifiche affrontabili solo grazie a una comunicazione e una pianificazione efficaci. 

L’utilizzo di una serie di pratiche chiave può aiutare i tuoi team a procedere con il piede giusto. Ecco cinque semplici modi per migliorare le riunioni delle piccole imprese e garantire elevati livelli di produttività. 

1. Stabilisci ritmo e routine 

Con tante cose da fare e un numero ridotto di dipendenti a cui affidarle, è fondamentale per le piccole imprese prevedere riunioni pianificate su base regolare : riunioni settimanali per il personale, sessioni di brainstorming mensili, riunioni retroattive trimestrali o addirittura controlli quotidiani. L’elemento fondamentale consiste nel creare un ritmo concordato adatto al personale e in linea con gli obiettivi aziendali. In caso di riunioni impreviste o casuali, diventa più difficile prepararsi in modo adeguato per i membri del personale, che si troveranno inoltre ad avere meno tempo per svolgere il loro effettivo lavoro.

  • La struttura è importante: se i tempi e l’argomento della riunione sono chiari, è molto probabile che i dipendenti riescano a gestire il proprio tempo in modo da presentarsi alla riunione e parteciparvi in modo produttivo.
  • La definizione dell’obiettivo è fondamentale: riunioni cadenzate consentono a tutti di definire gli obiettivi con maggiore semplicità, per poi misurare e monitorare le proprie prestazioni e i propri progressi verso tale obiettivo.
  • Una riunione può essere rapida: alcune aziende organizzano ogni giorno “incontri” o riunioni di aggiornamento, progettate per essere brevi al punto da non richiedere neanche la necessità di sedersi. Riunioni di questo tipo consentono ai dipendenti di sincronizzarsi tra loro e riducono i problemi senza sottrarre tempo prezioso alle attività lavorative. 

2. Definisci un ordine del giorno 

 Nessuno gradisce partecipare a una riunione aziendale vaga e disorganizzata. Inoltre, l’inefficienza comporta dei costi. Secondo un rapporto del 2019 le riunioni mal organizzate sono costate all’economia statunitense miliardi di dollari in tempo perso e hanno avuto un impatto negativo sulle relazioni con i clienti. Ecco alcuni consigli pratici per definire un ordine del giorno. 

  • Crea un piano: definire un ordine del giorno specifico per una riunione consente di tenere informati tutti i partecipanti.
  • Non divagare: avere un numero limitato di elementi di discussione consente di svolgere la riunione entro un tempo ragionevole.
  • Definisci un obiettivo: scegli un numero limitato di obiettivi o elementi da affrontare. È probabile che una riunione per cui è definito un obiettivo chiaro venga considerata più utile dai partecipanti.
  • Concentrati sulle soluzioni, non sui problemi: il fatto di essere orientati alla soluzione aiuta a rendere le riunioni più produttive, soprattutto se i membri del team hanno già valutato in anticipo eventuali soluzioni. 

3. Genera feedback rapido

 I progetti possono spesso bloccarsi laddove sia necessario ricevere il contributo da parte di altre persone. Puoi sfruttare il tempo trascorso in riunione per portare avanti le tue attività utilizzando strumenti di collaborazione online utili per gestire i progetti, incontrare faccia a faccia clienti remoti o collaborare su documenti in tempo reale. 

  • Collabora ai documenti: è importante poter scrivere e revisionare i documenti in tempo reale, così come archiviare nel cloud tutte le versioni di tali documenti. In questo modo, nessuno dovrà più attendere i commenti di altri e non sarà possibile avere il dubbio su quale sia l’ultima versione aggiornata. Avviene tutto nell’immediato, durante la discussione.
  • Prova la videoconferenza: coinvolgere clienti o membri del team in una riunione faccia a faccia, sebbene non possano essere presenti di persona, può ridurne i tempi di risposta.
  • Condividi oggetti visivi: con gli strumenti online puoi condividere il tuo schermo, collaborare su sequenze temporali e pianificazioni e altro ancora 

4. Usa un modello decisionale

I ruoli e le responsabilità dei dipendenti delle piccole imprese cambiano in continuazione in base alle esigenze aziendali. Può essere pertanto difficile identificare project manager e responsabili del processo decisionale. L’uso di un diagramma o una matrice decisionale può essere fondamentale e può consentirti di risparmiare tempo prezioso. Ecco alcuni esempi di strumenti utili per identificare ruoli e responsabilità: 

  • Grafici RACI/DACI: strumenti che consentono a chiunque di conoscere i responsabili di aspetti specifici di un progetto o una decisione. Ciò avviene in genere durante una riunione, prima dell’inizio di un progetto. 
    • RACI: il gruppo decide chi è il responsabile (“Responsible”) di un’azione, chi è l’addetto (“Accountable”) al controllo dell’esecuzione di tale azione, chi verrà consultato (“Consulted”) nell’ambito del progetto e chi verrà semplicemente informato (“Informed”) su di esso. Puoi creare un grafico in cui le attività sono elencate sull’asse Y, i nomi dei dipendenti sono indicati sull’asse X e i nomi di ogni persona e assegnazione sono etichettati con una lettera dell’acronimo RACI. 
    • DACI: in questo modello simile, il responsabile della gestione (“Driver”) si occupa di un progetto, il responsabile dell’approvazione (“Approver”) si occupa della convalida del progetto, un collaboratore ( “Contributor”) è colui che lavora su un progetto e la persona informata (“Informed”) tiene traccia del progetto.
    • Entrambi i grafici RACI e DACI possono ridurre ritardi e confusione. Se una persona è inoltre responsabile di troppe attività, un grafico RACI/DACI può servire a evidenziare tale problematica. 
  • Albero delle decisioni: si tratta di un semplicemetodo visivo per rappresentare un problema, le relative opzioni, le varie conseguenze o i fattori di mitigazione. 
  • Sviluppa un processo: l’elemento chiave consiste nel disporre di un modello o processo, non nel conoscere tale processo. Se esiste una sistema che viene messo in pratica, risulta più semplice prendere decisioni e allocare responsabilità.

5. Condividi la proprietà 

 Se la delega di attività e decisioni è vitale per il successo delle piccole imprese (o delle riunioni delle piccole imprese), una collaborazione efficiente implica la condivisione della proprietà di obiettivi e risultati. Un senso di responsabilità collettivo in ogni riunione consente a tutti i partecipanti di rimanere concentrati e sentirsi coinvolti.

  • Organizza riunioni faccia a faccia: per risolvere un problema in alcuni casi può essere necessario smettere di scambiarsi messaggi e-mail, incontrasi di persona e visualizzare lo stesso documento.
  • Abbandona l’approccio basato sul concetto “questo lavoro non mi spetta”: sebbene i membri del team svolgano compiti diversi, la condivisione della proprietà è una carta vincente per l’azienda, poiché tutti sono più inclini a dare il proprio contributo al gruppo.
  • Adotta diversi punti di vista: la condivisione della proprietà nell’ambito del processo decisionale può contribuire a far decollare la tua attività in modo imprevisto. 

 In particolare, è fondamentale scegliere un modello, uno strumento o una routine adatta alla struttura e alla cultura della tua azienda. L’integrazione di alcuni di questi suggerimenti può comunque consentire di risparmiare tempo, migliorare il lavoro in team e affrontare al meglio le infinite sfide correlate alla gestione di una piccola impresa. 

Scopri di più sulle riunioni nelle piccole imprese e sugli strumenti che possono garantire una migliore collaborazione tra team e favorire l’innovazione. 

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