Gli strumenti migliori per lavorare da casa con produttività

Il telelavoro, sia a tempo pieno che part-time, è ormai un modello consolidato, così come il fatto di continuare a lavorare anche da casa o in viaggio. Secondo Global Workplace Analytics, il numero di telelavoratori, senza contare i lavoratori autonomi, è aumentato del 103% rispetto al 2005 e questa tendenza non sembra destinata a fermarsi, considerando che 3,7 milioni di dipendenti ormai lavorano da casa almeno la metà del tempo. Il telelavoro offre numerosi vantaggi sia ai dipendenti, in termini di flessibilità e un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata, sia ai datori di lavoro, che possono risparmiare sui costi e ampliare la schiera di collaboratori, solo per citare alcuni esempi. Mentre il telelavoro continua ad affermarsi come modello lavorativo, è importante trovare nuovi modi per rimanere produttivi, connessi e soddisfatti.

Ecco cinque consigli per lavorare da casa con produttività:

1. Sii presente con la messaggistica istantanea: la messaggistica istantanea offre due importanti vantaggi ai telelavoratori. Prima di tutto, consente di contattare istantaneamente i colleghi, ovunque si trovino e qualsiasi cosa stiano facendo. Poi evita a chi lavora da casa di sentirsi isolato. Anni di ricerche sul telelavoro hanno rivelato che la messaggistica istantanea, per sua natura sincrona e immediata, rafforza le sensazioni di compagnia, di appartenenza e di benessere emotivo. Altri studi hanno riscontrato che l’uso delle emoticon aumenta il coinvolgimento generale delle persone e crea più armonia e che i team virtuali globali impegnati in interazioni digitali con elementi social e divertenti sono più produttivi e instaurano relazioni più solide. Microsoft Office 365 offre messaggistica istantanea tramite Skype for Business, rendendo possibili contatti in tempo reale senza preavviso, comprensivi di emoticon. Si tratta di un mezzo di comunicazione meno formale e più colloquiale rispetto a una telefonata.

2. Internet funziona male? Usa un dispositivo mobile: a volte il servizio Internet è poco affidabile, a seconda della zona di residenza. Circa il 55% delle famiglie USA ha solo un provider che offre un servizio a 25 megabit al secondo, il requisito minimo che la FCC ritiene necessario per accedere alle applicazioni online più avanzate. E anche se il 75% delle famiglie americane con Internet usa ancora connessioni DSL, via cavo o in fibra ottica per accedere online a casa, la forza lavoro diventa sempre più mobile. Secondo l’istituto di statistiche USA, il numero di utenti di Internet è diminuito rispetto all’82% di alcuni anni fa, mentre le connessioni solo mobili nello stesso periodo sono passate dal 10 al 20%. Fortunatamente, gli hotspot Wi-Fi e i piani di dati a banda larga hanno reso possibile una forza lavoro mobile. A questo si aggiunge il fatto che molti strumenti di produttività top della gamma sono ora accessibili da dispositivo mobile, comprese le applicazioni di Office che consentono di creare, modificare e condividere con chiunque e in tempo reale da PC/Mac o da dispositivi iOS, Android o Windows. È quindi facile avere un piano di backup mobile se Internet non è affidabile come dovrebbe.
3. Sii flessibile, ma sappi dire no: un telelavoratore soddisfatto sa quando è il momento di smettere e apparentemente la nuova generazione di lavoratori se ne rende perfettamente conto. Un recente sondaggio di Deloitte ha rilevato che i millennial sono molto più consapevoli dell’importanza di un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, citando come lo considerino prioritario nella scelta di un datore di lavoro, con la flessibilità (come il telelavoro da casa) che segue molto da vicino. In effetti, i tradizionali impiegati da ufficio non sono tenuti a tornare in sede per rispondere alle telefonate o fare riunioni. La bellezza del lavoro da casa è la flessibilità che offre, ad esempio la possibilità di andare a prendere i figli a scuola o di andare in palestra durante la giornata lavorativa. Anche se poi queste ore dovranno essere recuperate più tardi, non è necessario continuare a lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Assicurati di disconnetterti al termine della giornata di lavoro, ad esempio disattivando il telefono aziendale o chiudendo l’email di lavoro. Ovviamente, ci sono giornate in cui tutti sono costretti a fare straordinari. Ma dovrebbe essere l’eccezione, non la regola.
4. Rimani connesso socialmente: i contatti di lavoro non si tengono solo in ufficio. Alcune volte al mese, l’idea di prendere un aperitivo, andare a pranzo fuori o condividere un caffè risulta utile non solo per vedere e farsi vedere, ma anche per mantenere i contatti con colleghi e supervisori. Uno studio del 2015 della rivista Human Performance ha scoperto che il fatto di pranzare insieme crea coesione nei team di lavoro e stabilisce amicizie, offrendo anche la possibilità di rilassarsi e fare nuove conoscenze.
5. Sfrutta al meglio il software aziendale: prodotti come Office 365, Skype for Business, SharePoint e Windows Phone aiutano a creare un ambiente più produttivo per il telelavoro da casa. Un software efficace ti consentirà di ottimizzare le comunicazioni con i colleghi in tempo reale tramite conferenze, messaggistica istantanea, video e condivisione, traendo vantaggio anche da strumenti avanzati di sicurezza e conformità, report interattivi, dashboard più semplici e rappresentazioni accattivanti per i dati.

Anche se una volta il telelavoro veniva usato per integrare le mansioni a tempo pieno svolte in sede, sempre più persone lo usano in sostituzione del lavoro d’ufficio. Con questa tendenza che continua ad aumentare, considerando che circa il 55% dei laureati dichiara di aver svolto telelavoro, è più importante che mai avere gli strumenti giusti per trasformare il lavoro da casa in un’esperienza flessibile, produttiva e di successo.