In che modo la condivisione dello schermo può migliorare le riunioni online

Come abbiamo già detto, il lavoro remoto è il futuro. In realtà, questa trasformazione è già in atto. Secondo una ricerca, il 54% dei lavoratori negli Stati Uniti lavora da remoto almeno una volta al mese, il 48% lo fa una volta a settimana e il 30% a tempo pieno. Man mano che i team passano dalla condivisione dello stesso spazio al lavoro da casa, al bar, in uffici satellite, aeroporti e treni, diventa sempre più importante la capacità di padroneggiare gli strumenti che rendono la collaborazione, la comunicazione e il brainstorming più facili che mai su qualsiasi dispositivo, ovunque.  

Il software per videoconferenze, ad esempio, svolge un ruolo chiave nella collaborazione dei team che lavorano da remoto. Ma da solo non basta. Durante le riunioni online, è presente un potente strumento di inserimento con cui tutti possono essere sulla stessa pagina: la condivisione dello schermo

Sono ormai lontani i giorni in cui durante le riunioni documenti, immagini o collegamenti ai siti Web venivano inviati tramite e-mail. Oggi, la possibilità di condividere lo schermo in tempo reale rappresenta il fattore determinante per condurre una riunione efficace e produttiva, anziché noiosa, confusa e relativamente inefficace.  

Quindi, quali vantaggi offre la funzionalità della condivisione dello schermo, oltre ad aumentare il successo e l’efficienza del tuo team? Diamo un’occhiata ad alcuni dei vantaggi della condivisione dello schermo che rendono le riunioni online più produttive: 

Offre maggior chiarezza 

  • Provare per credere, ed è anche un modo più efficace per comunicare un pensiero o un’idea. Non c’è da meravigliarsi se il 66% dei dirigenti considera la possibilità di vedere video su dispositivi mobili e la condivisione dei dati in tempo reale elementi fondamentali nelle loro comunicazioni quotidiane. E non è tutto. Pensiamo a una riunione di formazione per i nuovi dipendenti. Mostrare a tutti i partecipanti come funziona qualcosa contemporaneamente, in tempo reale, è molto più utile che semplicemente parlarne. Migliora la comunicazione, fornisce immagini chiare e consente di fornire una dimostrazione dettagliata.  
  • Alcuni software collaborativi permettono ai partecipanti di chattare tra loro o con il relatore in una finestra separata rispetto alla condivisione dello schermo durante una riunione. Ad esempio, se una persona ha una domanda ma non vuole disturbare gli altri partecipanti, può inviare un messaggio di chat a un altro partecipante o al relatore, senza interrompere la riunione. Questa funzionalità agevola la comunicazione e assicura il proseguimento della riunione.  

Garantisce la concentrazione di tutti 

  • La condivisione dello schermo può velocizzare le cose garantendo che tutti siano sulla stessa pagina. Anziché limitarti a parlare di qualcosa (\”Ricordate quando l’anno scorso abbiamo realizzato un progetto simile per quel cliente\”), puoi effettivamente mostrare ai partecipanti a cosa ti riferisci, mantenendo vivo il loro interesse in ciò che vedono sullo schermo.  
  • Grazie ad alti livelli di controllo, le tue riunioni diventeranno più rapide, più coinvolgenti e più efficienti, ottimizzando la produttività del tuo team.  

Agevola il brainstorming dei team  

  • Indipendentemente dal tipo di azienda, raccogliere nuove idee e soluzioni innovative è fondamentale per avere successo. Un modo per farlo è il brainstorming. Grazie alla condivisione dello schermo durante una riunione online, puoi radunare tutti per dare vita a nuove idee e perfino collaborare ai documenti in tempo reale.  
  • Alcuni strumenti software forniscono anche una lavagna elettronica per fare disegni a mano libera o funzionalità per aggiungere delle note a un documento visualizzato da tutti i partecipanti. Questo significa che i partecipanti possono disegnare, fare schizzi, scrivere e illustrare idee su un canvas condiviso.   
  • Le sessioni di brainstorming non sono efficaci se non si prendono appunti in modo corretto. È fondamentale avere un riepilogo di consigli chiave, domande di follow-up, passaggi successivi e altro. Una soluzione di condivisione dello schermo ideale consente di prendere appunti in modo simultaneo per avere tutto in un unico posto.  

Trasforma una riunione in un impegno genuino del team  

  • La condivisione dello schermo non è solo una presentazione condotta da una singola persona (anche se può essere così). Nelle aziende, è una questione di lavoro in team. Se vuoi che un altro partecipante alla riunione modifichi un file, ti assista nella presentazione o dimostri qualcosa, puoi dargli il controllo. Inoltre, alcuni strumenti di condivisione dello schermo consentono a più partecipanti di assumere il controllo e condividere il proprio schermo. Grazie a questa opzione, tutti vengono coinvolti poiché i membri del team possono mostrare agli altri di cosa stanno parlando. E poi puoi riprendere il controllo in qualsiasi momento.  

Supporta i lavoratori remoti 

  • Quando non puoi andare da un tuo collega in ufficio per vedere un suo progetto, la condivisione dello schermo diventa la soluzione ottimale, ovunque.  
  • I team remoti possono capirsi molto meglio, collaborare con maggiore efficacia, ridurre la confusione e semplificare qualsiasi progetto.  
  • Inoltre, alcuni strumenti software permettono ai partecipanti di registrare le riunioni online, sfruttando appieno l’utilità della condivisione dello schermo. Immagina che la riunione includa la spiegazione dettagliata di un processo o una nuova applicazione software. Una volta registrata, tutti potranno rivederla quando vogliono. 

La condivisione dello schermo è uno strumento incredibilmente utile e formidabile che agevola la collaborazione dei team remoti come mai prima d’ora. Fortunatamente, perfino alcuni software per conferenze gratuiti includono la condivisione dello schermo tra le loro funzionalità principali, contribuendo a migliorare le comunicazioni quotidiane e a rendere le riunioni produttive, efficaci ed efficienti. 

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