Come gestire tutte e cinque le fasi del ciclo di vita di un progetto con gli strumenti visivi

Se stai leggendo questo articolo, saprai che è vero: una gestione efficace dei progetti è un aspetto fondamentale. Monitorare tutte le persone, le tempistiche e le attività coinvolte in grandi progetti lavorativi è una sfida enorme, specialmente quando si verificano incognite o imprevisti.  

Le ricerche dimostrano che solo poco più della metà di tutti i progetti aziendali vengono completati nei tempi e nei limiti di budget. Ciò accade spesso a causa del temuto “scope creep” o della tendenza dei requisiti di un progetto a cambiare e ad aumentare durante il suo ciclo di vita.  

Un modo per prevenire questo aspetto è attenersi alle “cinque fasi” del ciclo di vita della gestione dei progetti: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e completamento. Si tratta di concetti sviluppati decenni fa dal Project Management Institute e ormai ampiamente accettati. Servono come una sorta di framework per aiutare i project manager nella pianificazione, nella concentrazione e nell’organizzazione.   

Al giorno d’oggi esistono molte strategie di gestione dei progetti che aiutano te e il tuo team a mettere in pratica tutte e cinque queste fasi. Tuttavia, semplici strumenti di creazione di diagrammi visivi possono essere tra i più efficaci per mantenere attiva la tua concentrazione e quella del tuo team, dall’inizio alla fine.  

Ecco alcuni suggerimenti. 

Avvio 

Prima di iniziare un progetto, il primo passo è capire qual è l’idea, perché è necessaria e se è fattibile. Questa fase è fondamentale. Se si tratta di un’ottima idea, ma impossibile da realizzare con le risorse a disposizione, deve essere scartata (o almeno modificata). 

Un project manager non può occuparsi del visioning per conto proprio; è importante che nella fase iniziale si raccolgano idee e feedback. Gli strumenti visivi fanno in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.  

Prova a iniziare con un modello di brainstorming. Esistono diverse opzioni, dalle mappe mentali ai diagrammi di affinità agli organigrammi. Indipendentemente dallo stile, il brainstorming con un ausilio visivo consente di ispirare, raccogliere e organizzare subito le idee. 

Un’altra opzione utile è un’analisi SWOT. Le analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, punti di forza, debolezze, opportunità e minacce) aiutano nel processo decisionale e nella pianificazione relativa alle grandi idee aziendali. Ad esempio, un’azienda che produce accessori per smartphone alla moda potrebbe prendere in considerazione il lancio di una nuova linea di prodotti. Tuttavia, è necessario considerare i costi e la concorrenza molto prima di progettare qualsiasi cosa. 

La parte più importante di questa fase è raggiungere l’allineamento con tutti gli stakeholder del progetto prima di andare avanti. Fare in modo che tutti siano d’accordo può essere molto più facile con questo tipo di semplice documentazione visiva. 

Pianificazione 

Il passo successivo è iniziare a capire come, esattamente, porterai a termine il progetto. Chi è coinvolto? Quali attività sono coinvolte? Quali attiva dipendono da altre attività? Quanto ci vorrà per concludere il progetto?  

Un ottimo strumento visivo per questo aspetto del processo è un diagramma di Gantt. I diagrammi di Gantt aiutano a definire quali sono le attività del progetto e quando si svolgeranno, fino ad arrivare agli obiettivi quotidiani. Inoltre, con il software per la creazione di diagrammi, è facile aggiungere attività cardine, creare collegamenti tra attività, aggiungere la codifica colore al grafico e molto altro.  

Puoi anche decidere di visualizzare il ciclo di vita di un progetto attraverso un diagramma temporale ancora più chiaro, utilizzando un modello sequenza temporale o un modello roadmap. Separare diversi aspetti del progetto in questo modo può essere molto utile quando lo si condivide con altri team o con i dirigenti dell’azienda.  

Ricorda di porre a te stesso e al tuo team molte domande dettagliate relative al progetto in modo da poter rendere la sequenza temporale più accurata possibile, utilizzando un diagramma di Gantt, un modello sequenza temporale o entrambi.  

Con i diagrammi temporali e di Gantt online, tutti i membri del team possono contribuire al documento in tempo reale, oltre a rispettare le scadenze delle proprie attività utilizzando una visualizzazione personalizzata.  

Esecuzione 

Per eseguire correttamente un progetto, occorre pianificarlo correttamente. A tal fine, uno dei migliori strumenti visivi per l’esecuzione di progetti complessi è ottimo anche per pianificarli: un diagramma di flusso.  

I diagrammi di flusso interfunzionali, ad esempio, aiutano i project manager a definire chi è responsabile del raggiungimento di determinate attività cardine e delle dipendenze delle attività. Alcuni progetti potrebbero avere diversi team che lavorano anche su altri aspetti del progetto; questi tipi di diagrammi possono definire tutto questo e altro ancora.   

Gli “swim lane”, ad esempio, definiscono le persone coinvolte in ogni attività, mentre le “caselle delle fasi” rappresentano la sequenza temporale o l’attività cardine. 

Una volta che il progetto è stato avviato e ne è in corso l’esecuzione, avere un diagramma di flusso condivisibile è fondamentale per tenere tutti aggiornati. I membri del team possono anche commentare il diagramma, aggiungendo contesto o aggiornamenti secondo necessità. Le forme selezionabili possono espandersi per rivelare informazioni aggiuntive o essere collegate anche a dati esterni, come un database o un foglio di calcolo.  

Monitoraggio  

A questo punto il progetto sta per essere concluso, ma è ancora fondamentale monitorare ogni attività per assicurarti che tutto vada come previsto. Uno dei vantaggi dei diagrammi visivi online e di quelli con dati collegati, è la facilità nel condividere i progressi con gli altri, anche con coloro che non sono direttamente coinvolti nel progetto. 

Il software per la creazione di diagrammi offre spesso semplici modelli di relazione sullo stato, che aiutano i project manager a sintetizzare i punti essenziali e a condividerli con manager e clienti esterni o stakeholder. 

Avere più documenti durante il processo, dall’analisi SWOT al diagramma di flusso, può anche far sì che non si perda di vista l’obiettivo del progetto. Puoi aiutare a prevenire lo scope creep tenendo sotto controllo gli obiettivi e i risultati finali originali del progetto. 

Alcuni software per la creazione di diagrammi funzionano bene anche con il software di automazione, quindi puoi progettare il flusso di lavoro del tuo progetto e impostare trigger automatici, come una notifica al termine di un’attività. 

Completamento 

Ce l’hai fatta! Una volta che il tuo team ha completato tutti i risultati finali, il progetto è concluso. Ma un aspetto fondamentale di questa ultima fase è prendersi un momento per valutare cosa è appena successo. Avere a portata di mano strumenti visivi e specifici durante l’intero processo rende più semplice rivedere il lavoro e scoprire cosa ha funzionato e cosa no. 

Pianifica una riunione di valutazione finale con i membri del team e gli stakeholder per parlare dei risultati ottenuti e delle difficoltà affrontate. Puoi anche fare affidamento su uno strumento di creazione di diagrammi aggiuntivo qui: prova un modello di valutazione finale del progetto per raccogliere feedback e idee dalla tua riunione.  

Archivia tutta la documentazione in una posizione centrale in modo che possa essere utilizzata come risorsa per la volta successiva. 

Tutta questa meticolosa pianificazione e documentazione può sembrare eccessiva, ma è di aiuto. Utilizzare strumenti visivi che consentono di pianificare, comunicare e di monitorare il progetto è uno dei modi più sicuri per portarlo a termine, rispettando budget e tempi.