5 motivi per consolidare le tue app cloud

Pensa a una sfida aziendale: c’è sicuramente un’app cloud, o più di una, che promette di risolverla. Le app cloud sono state d’aiuto per le piccole imprese. Non serve investire in costose infrastrutture per gestire i processi aziendali, come le risorse umane, la gestione dei progetti, la contabilità e la gestione delle relazioni con i clienti. Con un modello basato su un abbonamento, iniziare è facile, e paghi solo per quello che usi. Ma se non fai attenzione, troppe app sovrapposte possono causare inefficienze e aumento dei costi.

Per molti processi aziendali, puoi scegliere tra soluzioni specializzate in una specifica attività e soluzioni che si occupano di un processo end-to-end o di diverse necessità all’interno della tua azienda. Ci sono casi in cui un’app dedicata è l’approccio corretto, ma è importante considerare quei vantaggi rispetto a quelli di un’unica soluzione consolidata.

1. Riduci i costi IT

Il vantaggio più ovvio del consolidare le app è l’efficienza in termini di costi. Sebbene sia vero che gli abbonamenti tendono a essere più economici dell’hosting di applicazioni in sede, ci sono tariffe associate anche alle app cloud. La maggior parte delle app aziendali addebita una tariffa mensile in base al numero di utenti o alla quantità di risorsa di archiviazione utilizzata. Questi costi si accumulano, specialmente se paghi per più di un’app con funzionalità simili.

Anche gestire più abbonamenti può essere difficile. Non tutte le aziende hanno le stesse metriche per stabilire i costi. Tenere traccia di ciò che paghi diventa difficile quando diversi team usano app diverse. Consolidando la fatturazione, avrai un’idea migliore di ciò che sta usando la tua azienda e di quanto valore stai ottenendo dalle tue app cloud.

2. Aumenta la produttività

Oltre agli elevati costi associati agli abbonamenti, troppe app riducono la produttività. Come per il passaggio da un’attività all’altra in generale, anche passare tra un’app e l’altra porta a uno spreco di tempo e a frustrazione tra i dipendenti. I minuti e le ore persi si accumulano nel tempo, un tempo che i dipendenti potrebbero dedicare ad attività di maggior valore. Di seguito sono riportati alcuni esempi di come il consolidamento può semplificare il lavoro:

  • Un’unica app per chat, chiamate e riunioni consente ai dipendenti di passare rapidamente da una modalità di comunicazione all’altra. Ad esempio, se i membri del team ritengono di non riuscire a risolvere un problema via chat, possono avviare una riunione con tutti i membri della chat facendo semplicemente clic su un pulsante.
  • Mentre lavorano a un singolo progetto, i dipendenti potrebbero aver bisogno di comunicare con un collega, di collaborare su un documento e di rivedere la pianificazione di un progetto, il tutto nel giro di un paio d’ore. Completare queste attività è molto più semplice se tutte le app sono accessibili in un’unica piattaforma, come Microsoft Teams.
  • Se le informazioni sono tutte contenute in un’unica piattaforma, i dipendenti non devono perdere tempo ad aprire diverse app per trovare ciò che stanno cercando.

3. Semplifica la tecnologia

Le app cloud sono più semplici da configurare rispetto alle soluzioni locali, ma ciò non significa che siano prive di difficoltà. Qualcuno, generalmente il reparto IT, deve mantenerle. Questo include operazioni per aggiungere e rimuovere utenti dalle app in caso di cambiamento di ruolo all’interno dell’azienda, integrare app con altri sistemi come una soluzione di gestione delle identità e degli accessi, e risolvere problemi dei dipendenti con il software.

Con meno app da supportare, puoi consentire all’IT di avere più tempo da dedicare a iniziative più importanti in grado di far crescere la tua attività.

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4. Accedi a dati analitici migliori

I dati sono una delle risorse più importanti di un’azienda. Per capire chi sono i tuoi clienti migliori, scoprire tendenze di vendita e rimanere al passo con le sfide di produzione bisogna analizzare i dati. Ma se i dati dei clienti, le informazioni finanziarie e la programmazione dei progetti sono suddivisi in diverse app, rischi di perderti dati analitici importanti.

Consolidando le app in un’unica soluzione o in una famiglia di strumenti di business intelligence ben integrata, è più facile analizzare i dati all’interno dell’intera azienda e scoprire dati analitici chiave che ti consentono di prendere decisioni più intelligenti. Ad esempio, se il tuo team ha facile accesso ai dati dei clienti in tutti i punti di contatto del ciclo di vita del cliente, può anticiparne le esigenze e fornire un servizio migliore. Mettere in relazione i dati di vendita con i dati di utilizzo dei dipendenti può aiutarti a capire come aumentare l’efficienza delle tue risorse. Inoltre, molte piattaforme evidenziano metriche importanti che puoi analizzare a colpo d’occhio.

5. Rafforza la sicurezza

Nel mondo di oggi, ogni dispositivo, account utente e app è potenzialmente una porta d’accesso per i malintenzionati che vogliono rubare i dati o interrompere in altro modo la tua attività. L’utilizzo di app di più fornitori diversi aumenta il rischio di violazione della sicurezza poiché molte persone riutilizzano la stessa password su diversi account. Se un account viene compromesso, i malintenzionati possono usare tali informazioni per accedere ad altri account, compresa la rete aziendale.

Riducendo il numero di app utilizzate dal tuo team, semplifichi la sicurezza. Se i dipendenti utilizzano un unico account per accedere a più app, puoi applicare gli stessi controlli di sicurezza su tutte le loro app. Inoltre, con meno app da monitorare, è più facile individuare incidenti di sicurezza prima che causino danni reali alla tua azienda.

Come fare a capire se hai troppe app

Molte app cloud sono facili da trovare e utilizzare. In effetti, potresti non conoscere tutte le app utilizzate dalla tua azienda. Anche se hai selezionato le app per la tua azienda in modo molto preciso, potrebbero comunque esserci ancora possibilità di consolidamento. Di seguito sono riportati alcuni indicatori che rivelano che la tua attività utilizza troppe app:

  • I reparti o i team di progetto utilizzano app diverse che svolgono funzioni simili. Ad esempio, il tuo team di marketing condivide i file utilizzando Microsoft OneDrive mentre il team di sviluppo di prodotto usa Box.
  • Per portare a termine il lavoro, i membri del team devono scaricare i dati da un sistema e caricarli in un altro. Ad esempio, il team di vendita potrebbe dover importare le informazioni dei clienti da uno strumento di rilevamento delle vendite in uno strumento di gestione dei progetti dopo la conclusione di una vendita.
  • Le informazioni importanti sono disseminate in più strumenti diversi, costringendo i dipendenti a cercare tra diverse app prima di trovare ciò che serve loro.
  • La mancanza di visibilità all’interno della tua azienda rende difficile capire tutto ciò che accade tra diversi progetti, risorse e ricavi.

Le app cloud aiutano te e il tuo team a lavorare ovunque. Tuttavia, troppe app possono anche ridurre la tua efficacia. Per migliorare sicurezza, produttività e gestione dei costi, dai un’occhiata alle soluzioni complete per capire se ci sono possibilità di ridurre il numero di app tra cui il tuo team deve destreggiarsi ogni giorno. Oppure ottieni un’analisi più dettagliata sul potenziale risparmio di costi con il consolidamento delle app e svolgi un’autovalutazione per stabilire se semplificare l’ecosistema delle app è la soluzione giusta per la tua azienda.

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