Condivisione sicura dei file per le piccole imprese

In quanto dipendente o titolare di una piccola impresa, spesso ti trovi a dover condividere file con colleghi e clienti. Ma il metodo che usi per condividere file è sicuro? Stai proteggendo i documenti importanti e i dati sensibili? 

Scopriamo i pro e i contro della condivisione sicura dei file.  

Cosa si intende con condivisione sicura dei file? 

La condivisione dei file è semplicemente l’atto di inviare file a qualcun altro. In passato, potresti aver condiviso file allegandoli ai messaggi di posta elettronica. Questi venivano quindi modificati e ti venivano rinviati e così via. 

Probabilmente avrai usato un sito per la condivisione dei file. Entrambi questi metodi presentano diversi rischi per la sicurezza. 

La condivisione sicura dei file è l’atto di condividere file proteggendoli a minacce online e in modo che siano accessibili solo da persone alle quali il proprietario ha concesso le autorizzazioni. I servizi di archiviazione nel cloud offrono la condivisione sicura dei file e la protezione attraverso le seguenti funzionalità di sicurezza: 

  • Accesso basato sulle autorizzazioni 
  • Accesso protetto tramite password 
  • Crittografia dei file 
  • Monitoraggio dell’attività di accesso sospetta  
  • Scansione dei virus  
  • Rilevamento di ransomware 
  • Autenticazione a due fattori 
  • Collegamenti di condivisione con scadenza 

Queste funzionalità di sicurezza fanno in modo che solo le persone autorizzate possano accedere al file. Inoltre, consentono di proteggere i file da hacker, malware e altre minacce online. 

Quali tipi di file dovrebbero essere condivisi in modo sicuro? 

Idealmente, dovrebbero essere protetti tutti i file che l’azienda condivide internamente o con i clienti. La condivisione dei file funziona per ogni tipo di file aziendale, tra cui: 

  • Informazioni legali 
  • Dati finanziari 
  • Informazioni sul personale o delle Risorse Umane 
  • Informazioni private sui lavoratori 
  • Progetti segreti 
  • Piani di fusione o acquisizione 

La condivisione sicura dei file protegge i file da accesso non appropriato, utenti malintenzionati, ransomware, virus e minacce online.  

Metodi di condivisione sicura dei file 

Le vittime degli attacchi informatici sono piccole aziende il 58% delle volte. I provider di archiviazione nel cloud conoscono bene questo problema. Sanno che la sicurezza di file e dati è una questione seria. Molti includono le seguenti funzionalità per proteggere i tuoi file: 

  • Protezione con password. Puoi inviare collegamenti a file protetti tramite password. Solo i destinatari che conoscono la password possono accedere al file.  
  • Collegamenti con scadenza. I collegamenti con scadenza revocano l’accesso dopo un determinato periodo di tempo. Consentono ai destinatari di accedere ai file per un tempo limitato. 
  • Autorizzazioni varie. Con le autorizzazioni di accesso ai file, puoi selezionare chi può visualizzare, commentare, modificare o ricondividere i file. Ad esempio, puoi limitare l’accesso a una persona, a un gruppo, a tutti i dipendenti dell’azienda o solo a qualcuno.   
  • Cronologia versioni. Qualcuno potrebbe aggiungere modifiche non desiderate al tuo file condiviso. La cronologia versioni ti consente di ripristinare la versione originale del file. 
  • Cestino. Potresti eliminare un file senza volerlo. In questo caso, puoi ripristinare i file dal cestino
  • Protezione dall’eliminazione dei file in blocco. Per errore, potresti eliminare un grande numero di file. Se dovesse capitare, il provider di servizi di archiviazione nel cloud invia un avviso. Inoltre, indica i passaggi da seguire per recuperare tali file. 
  • Monitoraggio dell’attività. I provider cercano e bloccano tentativi di accesso sospetti. La sorveglianza automatica impedisce l’accesso non autorizzato al tuo account. 
  • Crittografia. Con l’archiviazione nel cloud, un tipo di codice crittografato nasconde sempre i file dagli hacker. 
  • Scansione dei virus. Durante il processo di download, i file vengono sottoposti a scansione per verificare l’eventuale presenza di virus noti. 
  • Protezione fisica. I data center in cui sono conservati i contenuti dispongono di personale di sicurezza e sensori del movimento. Si avvalgono, inoltre, di videosorveglianza e sistemi di rilevamento delle intrusioni. 
  • Protezione della rete. Le reti all’interno e all’esterno dei data center sono protette da firewall. Questi limitano il traffico da posizioni non autorizzate. 
  • Monitoraggio del sistema. I team software monitorano e risolvono problemi correlati alla sicurezza non appena insorgono. 
  • Insiemi di credenziali. Devi verificare la tua identità prima di accedere a queste cartelle protette. Proteggono i file nel caso qualcuno riesca ad accedere al tuo dispositivo o account. 

Come proteggere ulteriormente i file archiviati nel cloud 

Lo spazio di archiviazione nel cloud è sicuro. Tuttavia, puoi adottare ulteriori misure per proteggere i tuoi file sia nello spazio di archiviazione sia sui tuo dispositivi. Puoi:  

Creare una password complessa 

Una password complessa è la prima linea di difesa efficace. Può bloccare l’accesso di persone non autorizzate ai tuoi file. La tua password: 

  • Deve contenere almeno otto caratteri 
  • Non deve contenere parole complete 
  • Non deve includere nomi utente o nomi reali 
  • Essere diversa da altre tue password 
  • Usare lettere maiuscole e minuscole  

Usare l’autenticazione a due fattori

L’autenticazione a due fattori scherma il tuo account dagli hacker. Fa parte di un processo di accesso avanzato. Il tuo provider di servizi di archiviazione nel cloud ti invierà un codice tramite telefono, posta elettronica o app. Potrai quindi inserirlo e accedere ai tuoi file.  

Abilitare la crittografia dei file sui tuoi dispositivi mobili

Il tuo provider può crittografare i file archiviati nelle app per dispositivi mobili iOS o Android. Questa crittografia protegge i dati quando qualcun altro usa il tuo telefono. Se il telefono viene violato o rubato, la crittografia ti fa stare tranquillo. È fondamentale se archivi file sul tuo telefono. 

Collaborare a file condivisi 

La collaborazione richiede la maggior parte del nostro tempo a lavoro. Tenendo presente questo, i servizi di archiviazione nel cloud offrono funzionalità per aiutare i teams a lavorare insieme ai file. Tutti i commenti e le modifiche ai file si sincronizzano in tempo reale, così i membri del team possono sempre lavorare alla versione più aggiornata.  

I destinatari possono fare diverse cose con i file condivisi. Tra queste: 

  • Visualizzare. Chiunque con tu abbia condiviso il file può visualizzarlo. Non ha bisogno di accedere alla piattaforma di archiviazione nel cloud per farlo.  
  • Scaricare. Le persone con le quali hai condiviso il file possono scaricarlo. Se hai bisogno di maggiore sicurezza, puoi scegliere di bloccare i download.  
  • Modificare. Con autorizzazioni di modifica complete, il destinatario può modificare il tuo documento. È consigliabile attivare Rileva modifiche prima della condivisione, per poter poi approvare o rifiutare le modifiche apportate.  
  • Commentare. Le persone con accesso al file possono aggiungere e rispondere ai commenti nel file.  
  • Collaborare. Più persone possono modificare il file contemporaneamente con la collaborazione in tempo reale. Tutte le modifiche ai file si sincronizzano in tempo reale e si aggiornano automaticamente per tutti gli editor. 
  • Condividere. Le persone con autorizzazioni di modifica possono condividere il file. Tuttavia, le persone senza queste autorizzazioni possono inoltrare il collegamento se vogliono. Alcuni servizi consentono di disabilitare la condivisione per gli utenti. 

Scegliere una soluzione di condivisione sicura dei file 

Sono molte le opzioni di condivisione dei file sul mercato. Mentre analizzi le tue scelte, cerca i seguenti elementi indispensabili:  

  • Opzioni di sicurezza. Scegli una soluzione con efficaci opzioni di sicurezza. I collegamenti protetti da password e le autorizzazioni sono essenziali. I collegamenti che scadono sono utili se condividi con partner esterni.  
  • Crittografia. I tuoi file devono essere sicuri quando li condividi e mentre sono archiviati. Scegli un provider che utilizza la crittografia.  
  • Facilità di utilizzo. La tua soluzione di archiviazione deve essere facile da usare. Devi poter condividere rapidamente, ricevere e lavorare con i membri del team ai file. Inoltre, non deve essere difficile modificare i livelli di autorizzazione. 

Condivisione sicura dei file per il tuo team 

La condivisione dei file velocizza i progetti. Tuttavia, senza ulteriori precauzioni, i dati possono essere a rischio. La condivisione sicura dei file semplifica i flussi di lavoro del team e protegge i tuoi file.  

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