Consigli per il project manager per pianificare un progetto

La vita dei project manager non è facile, devono destreggiarsi tra mille incombenze come un giocoliere. Bisogna tenere conto di esigenze continue e impegnative, scadenze da tenere sotto controllo, pressioni per completare una data quantità di lavoro in tempi che sembrano sempre estremamente brevi e molto altro ancora.

Ma è anche un ruolo necessario e straordinariamente importante per l’organizzazione. Infatti, secondo uno studio di PricewaterhouseCoopers, più del 60% dei fallimenti dei progetti sono legati a problemi interni, come risorse insufficienti o scadenze mancate, ossia situazioni che i project manager possono contribuire a evitare.

Inoltre, si tratta di un settore in crescita, perché sempre più aziende realizzano l’importanza di un approccio solido al project management. In particolare, un altro studio del Project Management Institute ha stimato che tra il 2010 e il 2020 nel mondo si andranno a creare circa16 milioni di nuove posizioni di project manager, e la produzione economica della professione aumenterà di 6,61 trilioni di dollari. Detto questo, la gestione dei progetti implica un’enorme responsabilità, indipendentemente dal datore di lavoro. Per i project manager ufficiali o per chi semplicemente gestisce un progetto, i sette suggerimenti seguenti risulteranno utili per orientarsi e assicurare il successo.

Suggerimento 1: Stabilisci obiettivi ben definiti per il progetto

Guarda il quadro completo e stabilisci cosa vuoi realizzare con il progetto. Se è coinvolto un cliente o uno stakeholder esterno, queste fonti esterne ti aiuteranno ovviamente a definire gli obiettivi. Quelli più importanti da considerare sono:

  • Impedire che l’ambito del progetto cresca a dismisura a fronte di continue richieste di modifica.
  • Rispettare il budget prestabilito.
  • Completare tutti gli aspetti del progetto.
  • Fornire un lavoro di qualità.
  • Completare il lavoro in tempo.
  • Assicurarsi le risorse appropriate in anticipo.

Suggerimento 2: Definire in anticipo le aspettative

Per garantire il successo di un progetto, tutte le parti in causa dovranno stare sulla stessa lunghezza d'onda. Un passo importante per configurare qualsiasi progetto consiste nel condividere con chiarezza le tue aspettative, in quanto responsabile, e chiedere agli altri di comunicare le loro. Sarà anche necessario prevedere con quali mezzi specifici il team potrà raggiungere gli obiettivi già stabiliti. È inoltre consigliabile includere:

  • Elenco dei deliverable e data di scadenza.
  • Ambito di progetto.
  • Definizione di ruoli e responsabilità.
  • Sessione di domande e risposte.
  • Piano di comunicazione, tra cui la frequenza con cui prevedi di comunicare con stakeholder/clienti.

Suggerimento 3: Individua i potenziali rischi e stabilisci come prevedi di gestirli

Ammettiamolo, anche se pianifichi tutto fin nei minimi dettagli, possono sempre capitare imprevisti. Cosa può fare quindi un buon project manager? Pianificare anche gli imprevisti, ovviamente. È chiaro che non potrai prevedere tutte le situazioni negative che potranno verificarsi, da condizioni meteo sfavorevoli a instabilità politiche fino a problemi tecnologici, ma è comunque possibile attenuarne il potenziale impatto tramite la gestione dei rischi.

Suggerimento 4: Riduci al minimo il numero di riunioni

Uno studio di Verizon Conferencing ha rilevato che solo il 22% delle riunioni sono considerate estremamente produttive e il 44% molto produttive. Questo significa che il 34% delle riunioni sono solo piuttosto produttive o non lo sono affatto. Ovviamente, le riunioni sono una componente necessaria della pianificazione dei progetti, ma valuta con attenzione se si tratta effettivamente del modo migliore di impiegare il tuo tempo o se magari l'email o altre forme di comunicazione potrebbero essere altrettanto valide, come il software di pianificazione progetti, che consente di condividere file, assegnare attività e scambiare idee senza la necessità di incontrarsi. Più tempo trascorri in riunione, meno tempo avrai da dedicare agli obiettivi. Pensaci bene prima di inviare l'ennesimo invito a una riunione.

Suggerimento 5: Pianifica con attenzione la riunione di inizio progetto

A proposito di riunioni, quella da organizzare all'inizio definisce il tono dell'intero progetto. Quando pianifichi questa riunione, assicurati di seguire questi standard:

  • Invita le persone giuste e assicurati che i principali stakeholder possano partecipare.
  • Crea un ordine del giorno dettagliato con tutti i temi che verranno trattati. In questo modo tutti i partecipanti saranno sul pezzo e avranno chiaro l'obiettivo della riunione.
  • Stabilisci se la riunione può essere organizzata online o se si deve tenere di persona. La scelta dipende dall'entità e dal budget del progetto, dal fatto che si tratti di un nuovo cliente e così via. Tieni presente che le riunioni di persona sono molto più complicate da pianificare, oltre a essere più costose, soprattutto se richiedono viaggi.
  • Rimanda la riunione se gli stakeholder non possono essere presenti, altrimenti non ha senso organizzarla. Dovrai sicuramente tenerne un'altra per aggiornarli o ricevere il loro input.
  • Prima di definire l'ordine del giorno, identifica chiaramente quale dovrà essere l'obiettivo della riunione e quali informazioni dovranno essere comunicate ai partecipanti.

Suggerimento 6: Fai ampio uso dei report durante il progetto

L'unico modo per sapere se il progetto è sulla buona strada consiste nell'usare costantemente i report. A questo scopo, puoi usare un programma software di project management. Con i report puoi misurare l'efficienza dell'allocazione delle risorse e assicurati di avere i presupposti per rispettare gli obiettivi di budget e le scadenze.

Suggerimento 7: Scegli gli strumenti giusti

Anche se sul mercato sono presenti molti strumenti di project management, non sono tutti uguali. Stabilisci quali sono le tue specifiche esigenze e confronta i prodotti che ti interessano. Assicurati di scegliere uno strumento che consenta almeno di:

  • Organizzare e collegare le attività per creare sequenze temporali e piani.
  • Condividere informazioni per comunicare più efficacemente lo stato di avanzamento del progetto.
  • Capire subito come usare l'interfaccia utente.
  • Personalizzare il piano in base alle specifiche esigenze del team.

Anche se è difficile, il compito di un project manager straordinario è comunque fattibile. Servono semplicemente le competenze, il know-how e gli strumenti appropriati per completare il lavoro e raggiungere i risultati previsti.

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