Il miglior portale intranet per la tua intranet aziendale

Ogni project manager ha dovuto imparare a mantenere il team concentrato sugli obiettivi quando i carichi di lavoro sembrano tirare in svariate direzioni diverse. In alcuni casi, può essere necessario collaborare con altri PM per definire le priorità dei progetti o organizzare il lavoro in modo tale da mantenerne il controllo anche quando si intensifica. Oppure la soluzione può essere quella di fornire ai componenti del team, che possono vivere in città o paesi diversi, gli strumenti necessari per collaborare efficacemente. E mentre la capacità di assegnare priorità ai progetti si basa sull’esperienza personale, è disponibile un software per Intranet che può aiutare non solo a favorire l’organizzazione e la collaborazione, ma anche a comunicare efficacemente con i singoli individui o con i team.

Ovviamente, il software dei portali Intranet non è tutto uguale, quindi esaminiamo le quattro caratteristiche da cercare in una soluzione.

Gestione delle informazioni

Per mantenere tutti in linea con gli obiettivi, è importante far sapere al team chi è responsabile di cosa e quando. È inoltre necessario fornire al team le informazioni su come contattare gli altri membri, i dettagli su come accedere a pagine Web e documenti importanti, soprattutto se sono protetti da password o si trovano in server di staging, oltre alla possibilità di fare annunci importanti o pubblicare promemoria e così via. Quindi la Intranet aziendale dovrà consentire di creare senza problemi pagine per il team personalizzabili in base a specifiche esigenze. In questo modo potrai ospitare e condividere le informazioni importanti da una posizione centrale.

Raccolte

Il software collaborativo dovrà soprattutto facilitare il lavoro di squadra del team. Quindi scegli una soluzione che ti consenta di fornire a tutti l'accesso agli stessi file, documenti, immagini, note delle riunioni, eccetera. Avendo la possibilità di creare raccolte di documenti, con nomi significativi per il progetto e il team, tutti potranno trovare le informazioni più aggiornate sul progetto, rivedere le passate iterazioni dei deliverable, vedere il lavoro corrente, rinfrescarsi la memoria sui requisiti del progetto e altro ancora.

Strumenti collaborativi

Il portale Intranet dei dipendenti dovrà offrire la possibilità di creare spazi in cui condividere e gestire le informazioni del team, oltre a lavorare ai file in collaborazione. A questo scopo, scegli un software collaborativo che includa funzionalità come le discussioni in thread, oltre a sondaggi, che semplificano la pianificazione delle riunioni e/o i processi decisionali, calendari condivisi, elenchi di attività e spazi per riunioni in cui ospitare tutte le note, i documenti e gli ordini del giorno, eccetera. Come gli spazi per riunioni, una soluzione Intranet con uno strumento per spazi di lavoro può consentire a specifici membri del team, come i disegnatori grafici o i copywriter, di lavorare allo stesso file nello stesso spazio, senza sovrascrivere il lavoro degli altri, aumentando in ultima analisi la produttività.

Integrazione con gli strumenti esistenti

Indipendentemente dalle premesse di una maggiore produttività e collaborazione, se il portale Intranet risulta complicato da usare o richiede di sostituire gli strumenti esistenti, ad esempio per l'elaborazione di testo, i fogli di calcolo, la progettazione grafica e/o l'email, può essere difficile convincere il team a usarlo. Per raggiungere il necessario livello di produttività e organizzazione, scegli una soluzione Intranet che si integra perfettamente con gli strumenti già in uso nel team. In questo modo, l'organizzazione non sarà costretta a investire in programmi costosi e magari meno efficaci e il team non dovrà sottoporsi a una curva di apprendimento ripida.

Il software collaborativo dovrà quindi essere semplice, compatibile e personalizzabile, offrendo a te e al tuo team tutto il necessario per lavorare tutti insieme o in piccoli gruppi. Scegliendo una soluzione che ti consenta di organizzare i file a modo tuo, usare gli strumenti esistenti e accedere a strumenti collaborativi che offrano ai membri la possibilità di lavorare simultaneamente ai file, condividere documenti e informazioni e tenere traccia delle discussioni importanti, otterrai quello che a cui aspira ogni project manager, ossia un team organizzato e produttivo.

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