Chat aziendale e chat di gruppo: collaborare in modo efficiente

Per i team che operano in telelavoro, collaborano in remoto o lavorano semplicemente in ufficio, il software e le app per chat aziendale rappresentano ormai requisiti imprescindibili dell’ambiente di lavoro. Grazie alla possibilità di riunire numerosi strumenti diversi in una singola applicazione Web, desktop e mobile, non c’è da sorprendersi se la popolarità di questi strumenti continui ad aumentare. Infatti, il tasso di adozione di applicazioni per chat ha registrato un aumento straordinario lo scorso anno, passando dal 2,4% addirittura al 33,3%, secondo un recente sondaggio. Indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione, la chat di gruppo è uno strumento da non sottovalutare. Ecco cinque modi per ottimizzare le chat di gruppo al lavoro, offrendo un’ampia varietà di soluzioni per risparmiare tempo e denaro:

  1. Tutta l’attenzione dedicata a email non necessarie. L’inondazione di email nelle cartelle della posta in arrivo rappresenta un grosso problema per gli odierni lavoratori. Non c’è da sorprendersi quindi se il 22% (più di un quinto) dei professionisti intervistati riscontri che più della metà delle email di lavoro che ricevono sono irrilevanti per loro. Ancora peggio, l’11% (più di uno su 10) segnala che almeno il 75% della cartella della posta in arrivo è piena di email non necessarie. Si tratta di una notevole perdita di tempo e risorse. Le soluzioni appropriate per chat da ufficio consentono di creare canali diversi per ogni team in base a flussi di lavoro o argomenti, una funzionalità ideale per creare chat uno a uno, messaggistica e conversazioni ad hoc mirate.
  1. Creazione di un hub ideale per il lavoro in team. Creando aree di lavoro funzionali per il team, oltre a ridurre le dimensioni delle cartelle della posta in arrivo, puoi raggruppare le persone giuste per accedere rapidamente a documenti e strumenti importanti, esplorare i dati e ricevere aggiornamenti dalle app di uso quotidiano. Puoi anche personalizzare le notifiche in modo da non perderti attività e informazioni importanti. Ora tutti i contenuti, gli strumenti, le persone e le conversazioni sono disponibili nell'area di lavoro del team appropriata. Assicurati di scegliere una soluzione di chat di gruppo che offra l'accesso predefinito a strumenti ampiamente diffusi come SharePoint, OneNote e Skype for Business, che possono trasformare una chat rapida in una conversazione istantanea faccia a faccia.
  2. Possibilità di aggiungere personalità alla giornata lavorativa. Le faccine sorridenti che vediamo online stimolano le stesse parti del cervello di quelle attivate da una faccia umana. I team dovrebbero essere in grado di aggiungere divertimento e umanità alle loro conversazioni nelle chat di gruppo, non solo emoji quindi, ma anche adesivi, GIF e altro ancora. Per aggiungere un altro tocco personale, puoi scegliere uno strumento di sviluppo di meme/macro che ti consenta di selezionare un'immagine e quindi di personalizzarla sovrapponendo del testo, in modo da renderla tua.
  3. Collaborazione senza compromettere la sicurezza. Quando scegli una soluzione di chat aziendale, assicurati che includa funzionalità avanzate per la sicurezza aziendale e la conformità, ad esempio eDiscovery e blocco a fini giudiziari per canali, chat e file, oltre alla crittografia applicata a tutti i dati (inattivi e in movimento) e all'autenticazione a più fattori per aumentare la protezione dell'identità.
  4. Hub per chat integrato senza costi aggiuntivi. Per provare la chat aziendale, la scelta conveniente e intelligente ricade su una soluzione già inclusa nell'esperienza di Microsoft Office. Ad esempio, Microsoft Teams è un'area di lavoro basata su chat di Office 365 che raggruppa contenuti, strumenti, persone e conversazioni in un unico posto. Soprattutto, questa soluzione è inclusa senza costi aggiuntivi nei piani Office 365 Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 e E5, quindi è facile provarla. Microsoft Teams è compatibile con le piattaforme Windows, Mac, Android, iOS e Web. Supporta il client Web su Microsoft Edge 12, Internet Explorer 11, Firefox 47.0 e Chrome 51.0 e rispettive versioni successive.

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