Quali sono i servizi email più adatti alla tua azienda?

I servizi email vengono usati praticamente per qualsiasi attività online, per tenere i contatti con clienti e colleghi, per configurare gli account dei social media, per gli acquisti online e molto altro. E in quasi tutti i paesi del mondo le persone sono connesse a un client di posta elettronica che rende possibile la vita moderna. Secondo uno studio di The Radicati Group, Inc., infatti, circa la metà della popolazione mondiale ha usato la posta elettronica nel 2017 e “entro la fine del 2021, il numero di utenti di posta elettronica nel mondo supererà i 4,1 miliardi”. È un dato strabiliante, che dimostra proprio quanto siano diventate importanti le piattaforme di posta elettronica.

La posta elettronica, però, non è più solo un modo per inviare e ricevere semplici messaggi. Grazie a innovazioni pensate per aiutare le persone e le organizzazioni a comunicare in modo più efficiente ed efficace, ora include tutta una serie di strumenti in grado di migliorare realmente il tuo modo di lavorare. Ovviamente, non tutte le aziende hanno bisogno di accedere a tutti gli strumenti disponibili, per cui li abbiamo suddivisi in soluzioni “di base” e “avanzate”, per aiutarti a trovare il tipo di client di posta elettronica più adatto a te. Vediamo.

Funzionalità di base

Quasi tutti i servizi email gratuiti offrono funzionalità di base che consentono di gestire e organizzare i messaggi di posta elettronica in modo ottimale, ad esempio:

  • Risposte automatiche: un messaggio da inviare automaticamente a chiunque ti contatti tramite posta elettronica è un modo facile per far sapere agli altri che non sei in ufficio, quando ritornerai e chi contattare durante la tua assenza.
  • Applicazione di regole: le regole sono azioni che puoi applicare automaticamente ai messaggi in arrivo e/o in uscita. Puoi scegliere liberamente l'evento che attiva la regola e quali azioni vengono eseguite quando viene applicata. Se ad esempio vuoi che tutti i messaggi del tuo capo vengano recapitati in una determinata cartella, puoi farlo impostando una regola. Oppure, se vuoi eliminare immediatamente i messaggi che contengono "iscriviti subito" nell'oggetto, puoi creare una regola apposita.
  • Cartelle: la maggior parte dei servizi email gratuiti offre un qualche tipo di funzionalità di organizzazione, come le cartelle, per ordinare e archiviare manualmente i messaggi con il metodo che preferisci. Ad esempio, se lavori a un "Progetto X" puoi creare una cartella intitolata "Progetto X" e trasferirvi manualmente tutti i messaggi pertinenti al progetto, in modo da tenere traccia facilmente di tutte le comunicazioni correlate al progetto. Se invece stai valutando i prezzi di un prodotto di cui la tua azienda ha bisogno, puoi creare una cartella per tutti i messaggi e i preventivi ricevuti, per conservarli tutti comodamente in un'unica posizione.

Altre funzionalità dei servizi email aziendali

Quando le funzionalità di base non sono sufficienti per le tue esigenze, una soluzione di posta elettronica aziendale può essere la scelta più appropriata. I client di posta elettronica sono tutti diversi, ma in linea generale ci sono alcune funzionalità che si ritrovano in qualsiasi soluzione aziendale:

  • Sicurezza delle comunicazioni e dell'archiviazione per la posta elettronica: grazie alla crittografia e a una vasta gamma di funzionalità di sicurezza avanzate, molte soluzioni di posta elettronica aziendale hanno tutto ciò che serve per tenere al sicuro tutti i messaggi, sia in transito che nella posta in arrivo.
  • Calendari condivisi: con i calendari condivisi puoi sapere quando una persona (o l'intero team) è disponibile, per pianificare facilmente le riunioni e altri eventi di gruppo in orari congeniali per tutti. I calendari condivisi possono anche essere un ottimo modo per far sapere agli altri che sarai fuori sede. Ti basterà aggiungere un elemento del calendario per le tue ferie e bloccare il tempo di conseguenza, in modo che chiunque acceda al calendario sappia quando non ci sarai.
  • Invio di messaggi a più persone usando un unico alias di posta elettronica: alcuni servizi email ti offrono la possibilità di inviare facilmente messaggi a tutte le persone con cui collabori a un determinato progetto, usando un solo nome. Quindi, se ad esempio lavori insieme a 10 persone a un progetto, puoi inserire quelle 10 persone in un gruppo chiamato "Team Progetto X" e inviare messaggi a tutte e 10 specificando come destinatario il "Team Progetto X". In questo modo potrai condividere file e tenere tutti informati con la massima facilità.
  • Conservazione della posta elettronica: per rispettare le normative di settore e di legge e anche gli standard aziendali sulla governance, l'archiviazione dei messaggi di posta elettronica dell'azienda è di fondamentale importanza. La maggior parte dei servizi mail, per fortuna, offre la possibilità di configurare criteri di conservazione personalizzati per permetterti di archiviare ciò che è necessario per il periodo necessario.

I servizi email gratuiti sono molto utili e possono essere la soluzione iniziale ideale per le imprese individuali. Se invece gestisci un'azienda con decine di dipendenti o sei soggetto a normative di settore o di legge o più semplicemente non ti basta inviare e ricevere messaggi, i servizi email aziendali fanno al caso tuo, offrendoti tutti gli strumenti necessari per lavorare, crescere e far crescere il tuo business nel modo giusto.

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