Ecco come scegliere il software intranet più adatto all’azienda

Uomo che usa uno schermo montato a muro in una sala server

A cura di Sam Marshall, autore ospite di Microsoft

Come spesso accade con le decisioni aziendali, per scegliere il software intranet devi partire dai risultati desiderati e procedere all’indietro.

Anche se si tratta solo di un piano di portata limitata, definisci lo scenario aziendale per la rete intranet e pensa a come vuoi che cambi il modo di lavorare. Parlando con gli stakeholder e i dipendenti potrai farti un’idea di ciò che è importante. I costi di una intranet possono andare da pochi euro a persona a parecchie centinaia di euro, quindi facendoti un’idea dei vantaggi potrai stabilire un budget adeguato.

Le scelte successive riguardano le funzionalità, il fornitore e i requisiti tecnici.

Funzionalità

Tutti i software intranet ti permettono di creare pagine e pubblicare notizie. Quasi tutti offrono funzionalità social, come commenti e condivisioni. Assicurati che tutto funzioni perfettamente anche sui dispositivi mobili.

Ciò che differenzia i software intranet è in genere la semplicità d’uso. Puoi cambiare la personalizzazione, ma è molto più difficile cambiare l’interfaccia. Questo aspetto è particolarmente importante per coloro che pubblicano informazioni: se non è facile apportare modifiche, la rete intranet rimarrà inutilizzata.

Alcune piattaforme sono più flessibili di altre, quindi se desideri integrarle con altri sistemi o personalizzare le funzionalità, prendi in considerazione questo aspetto fin dall’inizio.

Fornitori e partner

Se non hai esperienza di intranet, un supporto adeguato può essere ancora più importante del software. Alcuni fornitori offrono anche servizi. Le piattaforme più grandi, come SharePoint, funzionano invece tramite una rete di partner. Ecco alcuni aspetti da considerare:

  • Potenziale sviluppo di relazioni. Il fornitore è presente localmente, in modo da rendere possibili le visite? Ha già lavorato nel tuo settore e comprende le esigenze della tua azienda?
  • Servizi. Il fornitore offre solo supporto tecnico oppure può fornire anche consigli per progettazione, contenuti e lancio?
  • Caratteristiche del software. Con che frequenza viene aggiornato il prodotto? C’è una comunità di utenti attiva?
  • Esperienza aziendale. Si tratta di un’azienda solida? Puoi parlare con i clienti attuali? In quali orari è disponibile il servizio di assistenza?

Requisiti tecnici

La scelta del software può essere limitata da fattori IT, come la compatibilità con altri sistemi. Molte aziende preferiscono adottare una piattaforma standard, come Microsoft.

L'uso di una intranet cloud può offrire molti vantaggi, perché non devi pensare a server, aggiornamenti e capacità. Tuttavia, questa opzione potrebbe non essere appropriata a causa di requisiti di sicurezza o restrizioni dovute alle normative.

Demo e scelta

Una volta definita la rosa dei candidati, pianifica le demo per vedere i prodotti in funzione. Inizialmente puoi organizzare un incontro via Web, ma in seguito è importante coltivare un rapporto diretto con il fornitore. Chiedi un'area di demo personale per provare direttamente il prodotto.

Quando è il momento di una proposta formale, illustra i risultati aziendali che vuoi ottenere. Condividi alcuni scenari relativi alle modalità d'uso della intranet da parte dei dipendenti. In questo modo, il fornitore, avrà un contesto più chiaro, che non si limita a un elenco di funzionalità, e potrebbe suggerirti altre modalità per raggiungere i risultati desiderati.

Scelta finale

È importante scegliere un software intranet facile da gestire ed espandere. Non dare importanza eccessiva alle funzionalità: per il successo a lungo termine di una rete intranet la cosa più importante è il contenuto, quindi scegli una piattaforma che ti permetta di concentrarti su questo aspetto.

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Sam Marshall è proprietario di ClearBox Consulting. Pubblica tweet come @sammarshall

Informazioni sull'autore

Sam Marshall is the owner of ClearBox Consulting. His current activities focus on intranet strategy, the growth of the digital workplace, the business side of SharePoint, and the use of social media tools for collaboration and communication. Sam has over 15 years of intranet and digital workspace experience and has helped large companies across the UK develop their systems and people He tweets at @sammarshall

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