Email analytics per organizzare il lavoro e la gestione del tempo

Email che escono dalla posta in arrivo

Un bombardamento costante di email può rapidamente trasformare un elenco gestibile di cose da fare in una giornata lavorativa da incubo. Queste decine (o centinaia) di messaggi interrompono la concentrazione, aumentano i livelli di stress e in generale ostacolano un flusso di lavoro ideale. Può capitare a chiunque che, se non vengono prese misure adeguate, l’email diventi un secondo lavoro a tempo pieno.

Inutile dire che questo tipo di caos non è sostenibile. Sono disponibili strumenti di analisi dei dati personali che possono offrire spunti sulla pianificazione giornaliera, sulla gestione del tempo e sulle abitudini con l’email. Puoi usare queste informazioni per definire strategie, riorganizzare e impostare limiti per un risparmio di tempo significativo.

Gestisci con efficienza la posta in arrivo

In media, i knowledge worker dedicano il 28% della loro giornata a gestire l'email. E tu? Quanto tempo trascorri a leggere piuttosto che a scrivere? E quali sono le percentuali di lettura e i tempi di risposta? Comunichi efficacemente con colleghi e partner?

L'elenco di domande è lungo, ma l'email analytics può fornirti risposte utili. Supponiamo ad esempio di vedere in dettaglio come sono le interazioni con uno specifico cliente. Scopri che tutto il tempo che dedichi a comporre con grande attenzione aggiornamenti regolari va sprecato, perché il tuo contatto non apre neanche le tue email. Il risultato? Probabilmente è preferibile limitarti ai punti fondamentali e comunicarli tramite un canale differente.

O magari scopri che le email inviate dopo le 15:00 hanno in media un tempo di risposta più alto. Grazie a queste informazioni puoi stabilire finestre precise dell'email per aumentarne l'efficacia. Meno tempo devi spendere a seguire i messaggi ignorati, meglio è.

Assumi il controllo dei tuoi impegni

Monitor di computer on una rappresentazione della pianificazione

Di questi tempi è raro riuscire ad avere a disposizione blocchi di tempo prolungati. Le email, le riunioni e le telefonate, anche se necessarie, spesso comportano interruzioni fastidiose. E se la tua concentrazione non è al massimo, può essere molto difficile mantenere elevata la produttività. La risposta? L'analisi del tempo può aiutarti a eliminare le inefficienze nascoste.

Consente infatti di scoprire rapidamente con quale frequenza riesci a ricavare periodi ininterrotti di tempo produttivo, quante volte lavori al di fuori dei normali orari di ufficio, a quante riunioni partecipi ogni settimana e così via. Una volta acquisito il quadro completo, potrai prendere decisioni su vasta scala in merito alle tue abitudini lavorative.

Scopri che in media il tuo blocco di tempo libero dura solo mezz'ora? Riservati due ore sul calendario ogni giorno da dedicare esclusivamente al lavoro. Comunica con fermezza ai tuoi colleghi che è importante per te rimanere alla scrivania durante queste due ore. Se ricevi la convocazione a una riunione nel tempo riservato, vedi se è possibile posticiparla. E se ritieni che la tua presenza non sia effettivamente necessaria, non esitare a rifiutare gentilmente l'invito.

Puoi applicare lo stesso approccio per quanto riguarda le risposte alle email. Ogni giorno scegli due brevi blocchi, magari di 30 minuti ciascuno, per rispondere ai messaggi accumulati. Anche in questo caso, aggiungi questi blocchi al calendario in modo che i colleghi sappiano che non sei disponibile.

Ottimizza la tua giornata lavorativa

Per ottimizzare completamente la giornata lavorativa, sfrutta altri strumenti di analisi dei dati personali. Le informazioni sulle tue relazioni, ad esempio, ti consentono di tenere sotto controllo i contatti. Con chi comunichi più spesso? E con chi rischi di perdere il contatto? L'accesso a queste informazioni ti aiutano a mantenere le relazioni e a evitare di perdere il controllo dei progetti meno prioritari.

Analogamente, una funzionalità per organizzare riunioni di qualità può fornirti informazioni utili per capire perché determinate riunioni non sono efficaci come dovrebbero. Troppo multitasking? Troppo tempo da riempire? Non abbastanza tempo? Forse scoprirai che le riunioni di aggiornamento settimanali non sono neanche necessarie.

Conclusioni

Organizzazione della posta in arrivo

Negli odierni ambienti lavorativi, l'email è e rimarrà una presenza costante. Quello che si può cambiare è come gestirla - e come gestire la giornata. Usa l'analisi dei dati personali per organizzare il lavoro in modo più efficiente e migliorare la gestione del tempo. I piccoli cambiamenti possono avere un enorme impatto.

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