Come creare il migliore organigramma per la tua impresa

Indipendentemente da dove lavori, sapere chi svolge attività specifiche e a che livello può essere utile per eseguire al meglio il lavoro. Un organigramma permette di vedere rapidamente come è strutturata l’azienda, sia che si tratti di un ufficio, di una startup, un impianto di produzione o altro. 

Cos’è un organigramma? 

È probabile che ne abbia già visto uno. Gli organigrammi, o mappe organiche, sono costituiti da caselle, forme o foto che rappresentano persone e posizioni. Possono anche includere informazioni di contatto, link a pagine, icone e illustrazioni.

Immagine: esempio di un organigramma

Se sono collegate tramite linee, tali caselle formano un grafico che illustra la struttura interna di un’organizzazione. Mostra chi è il referente di ciascun dipendente, dove si trovano le divisioni e come sono collegati i vari reparti.  

Vantaggi 

Gli organigrammi possono aiutare i nuovi assunti o volontari a conoscere rapidamente un’azienda aiutandoli a dare un volto e un nome a ruoli e responsabilità. Tuttavia, anche i dipendenti assunti da tempo, gli addetti alle risorse umane e i titolari di un’azienda possono trarre vantaggio da un organigramma.

Ecco a cosa servono: 

  • Mostrano la struttura interna e le gerarchie 
  • Consentono ai dipendenti di individuare i propri referenti e chi contattare in caso di problemi 
  • Aiutano a chiarire ruoli e responsabilità  
  • Aiutano a mantenere le informazioni di contatto dei dipendenti in un’unica pratica posizione 
  • Consentono ai responsabili di sapere quanti dipendenti lavorano in ciascun reparto e come allocare al meglio membri del personale e risorse 
  • Offrono ai membri del personale informazioni sui canali di promozione 

Un solo organigramma non basta per tutte le attività. Diamo uno sguardo ai tipi di organigrammi maggiormente utilizzati dalle aziende: 

Quattro tipi di organigrammi 

Il tipo di organigramma da utilizzare dipende dal tipo di audience, dal tipo di organizzazione e da ciò che desideri comunicare. Potresti avere bisogno di un solo organigramma di esempio per l’intera azienda o di più organigrammi, per diversi tipi di pubblico o divisioni.  

Sebbene ciascun tipo di organigramma possa essere modificato, la maggior parte delle aziende usa organigrammi che rientrano in una di queste quattro categorie:  

1. Gerarchico funzionale top-down 

Ideale per mostrare una struttura aziendale tradizionale, il grafico gerarchico inizia con gli alti dirigenti nella parte superiore, quindi si divide in reparti o divisioni. In ogni divisione sono inclusi dirigenti, quadri, impiegati di concetto, impiegati d’ordine e operai. Il grafico gerarchico ha in pratica l’aspetto di una piramide, in cui ogni reparto ha a capo un CEO. 

NOTA: gli organigrammi gerarchici sono in genere semplici da comprendere. Se tuttavia esistono più livelli nella catena di comando, potrebbe risultare difficile sapere come e quando effettuare i collegamenti, specialmente se si presenta un problema o se qualcuno propone una nuova idea.   

2. Organigramma divisionale 

Questo tipo è la scelta ideale per le aziende organizzate in base a linee di prodotti o aree geografiche. Se sono indipendenti tra loro, un organigramma divisionale è anche un metodo eccellente per riflettere chiaramente questa struttura. Analogamente a un organigramma gerarchico, quello divisionale inizia con un presidente o CEO, ma è suddiviso in line-of-business (LOB) anziché in reparti con risorse condivise. L’organigramma include i reparti di ciascuna line-of-business, ad esempio risorse umane, contabilità, giuridico e marketing, così come le persone o le posizioni all’interno di tali reparti.  

NOTA: poiché organizzazioni di questo tipo hanno spesso reparti ridondanti in ogni divisione, una struttura divisionale può portare a un esubero di personale o a spese generali non necessarie. 

3. Organigramma a matrice 

Questo tipo di organigramma è in genere applicabile ad aziende con team o membri del team con più dirigenti. All’interno di un giornale, ad esempio, è possibile che un reporter si occupi sia delle notizie locali sia del mercato finanziario e debba pertanto fare riferimento a due diversi manager. Un graphic designer di una società elettrica potrebbe avere come responsabile il capo della progettazione grafica. Occupandosi tuttavia di progetti correlati alla divisione per le energie rinnovabili, è possibile che il designer abbia anche un referente in questo team.  

NOTA: se i membri dei team svolgono il proprio lavoro in più reparti, le organizzazioni sono solite cercare modalità più creative per la risoluzione dei problemi, a favore di un ambiente più cooperativo. Quando tuttavia i team o i membri dei team hanno più supervisori, la confusione e i conflitti possono essere maggiori.  

4. Organigramma piatto 

Usati quasi esclusivamente nelle piccole imprese, gli organigrammi patti o “orizzontali” hanno in genere due livelli: responsabili amministrativi e lavoratori. All’interno dell’organigramma le linee continue mostrano la catena di comando principale, mentre le linee tratteggiate mostrano i livelli di comando secondari. Su carta, le aziende con una struttura organizzativa piatta potrebbero avere un aspetto simile a quello di una piccola caserma di vigili del fuoco, con un capo, tre capitani e vari pompieri che fanno riferimento ai capitani. Un altro esempio potrebbe essere un’organizzazione con un supervisore o un capo reparto a cui fanno riferimento vari dipendenti diretti. 

NOTA: in una struttura piatta, i supervisori e i relativi team hanno spesso relazioni molto strette e collaborano al processo decisionale. I dipendenti hanno in genere maggiori responsabilità e più autonomia rispetto a quelli di altre strutture organizzative. Riuscire a creare rapporti di fiducia è pertanto fondamentale, così come lo è il lavoro in team. Poiché la matrice è compatta, gli eventuali conflitti tra dipendenti possono risultare più accentuati, semplicemente a causa delle dimensioni ridotte del team.  

Creazione di organigrammi con software 

Il software per organigrammi consente di creare nuovi organigrammi e rivedere quelli esistenti con estrema facilità. Ecco come creare un organigramma online tramite alcune delle opzioni software più popolari disponibili. 

Organigrammi in PowerPoint  

Sebbene sia stato ideato come strumento per le presentazioni, PowerPoint può anche essere usato per sviluppare organigrammi. Per iniziare: 

  • Apri un nuovo documento di PowerPoint. 
  • Vai alla scheda Inserisci e fai clic su SmartArt. 
  • Passa al gruppo Gerarchie e seleziona il modello di organigramma che desideri. 
  • Fai clic sulle forme per aggiungere testo. 
  • Aggiungi più forme o persone in base alle tue esigenze. 

Dopo aver incluso tutti gli elementi necessari, puoi iniziare a riorganizzare l’organigramma in PowerPoint. Dovrai solo tornare alla scheda Progettazione, Strumenti SmartArt e usare i pulsanti Alza di livello/Abbassa di livello per spostare le forme in senso verticale. Usa i pulsanti Sposta su/Sposta giù per spostare le forme in senso orizzontale.  

Organigrammi in Word  

Sebbene non sia il metodo di creazione di organigrammi tradizionale, Microsoft Word può essere utile per progettare diagrammi di base per mostrare come funziona la tua organizzazione. Ecco come creare un organigramma in Word: 

  • Va alla scheda Inserisci e fai clic su SmartArt.  
  • Passa al gruppo Gerarchie e scegli il modello di organigramma che desideri usare. 
  • Verrà visualizzato un menu con forme che rappresentano persone. Inserisci il testo rappresentativo di ciascuna persona nell’organigramma. 
  • Per aggiungere forme al modello di organigramma, fai clic sulla scheda Progettazione, Strumenti SmartArt, quindi fai clic su Aggiungi forma. 
  • Per modificare l’ordine in cui appare una persona nell’organigramma, fai clic sul relativo nome nella finestra di dialogo del testo. Premi il tasto TAB per eseguire lo spostamento in alto o MAIUSC + TAB per lo spostamento in basso. Puoi anche gestire le gerarchie nella scheda Struttura SmartArt. 

Puoi modificare colori, tipi di carattere e dimensioni tramite le schede Formato e Progettazione, Strumenti SmartArt.  

Organigrammi in Visio da Excel 

Visio è uno strumento visivo dell’area di disegno basato sul trascinamento della selezione che consente di creare organigrammi. È anche in grado di collegare dati in file di Excel o istanze di Active Directory esistenti per permetterti di creare automaticamente gli organigrammi. Combinando i due strumenti, potrai creare organigrammi accattivanti per aziende di qualunque dimensione. Per iniziare, apri Visio e fai clic su Creazione guidata organigramma, quindi: 

  • Fai clic su “Informazioni memorizzate in un file o database” 
  • Rispondi alle domande visualizzate 
  • Importa eventuali fotografie o immagini, se lo desideri 
  • Fai clic su Fine 

Oltre a importare informazioni nell’organigramma da Excel, poi aggiungere dati direttamente nella Creazione guidata organigramma. 

Altri suggerimenti per gli organigrammi  

Anche se utilizzi software specifici, gli organigrammi possono rapidamente diventare un groviglio di forme e parole. È tuttavia sufficiente un po’ di lavoro di progettazione per riuscire catturare l’attenzione delle persone nel modo giusto. Quando finalizzi il tuo organigramma prova pertanto a seguire questi accorgimenti: 

  • Imposta la dimensione giusta. Un organigramma troppo grande risulterà impegnativo. Se necessario, crea ad esempio tre organigrammi invece di uno solo. In questo modo, il tuo pubblico potrà prima avere una visione generale della struttura organizzativa, per poi analizzare più nel dettaglio i reparti o le divisioni. Dovrai solo assicurarti che tutto riporti al livello più alto dell’organizzazione.  
  • Usa forme e colori in modo coerente. Se usi la stessa forma per i supervisori, un’altra forma per gli impiegati di concetto e un’altra ancora per gli impiegati d’ordine, l’organigramma risulterà più comprensibile. Applica inoltre un colore diverso a ciascuna divisione dell’azienda. 
  • Aggiungi informazioni pertinenti. Assicurati di aggiungere dettagli relativi al personale, ad esempio informazioni di contatto, località, clienti o specializzazioni. Se qualcuno ha bisogno di aiuto, potrà usare tali dati per determinare chi si occupa di eseguire attività specifiche e dove. 
  • Mostra gli assistenti con una barra laterale sotto il manager. Questo formato consente di indicare il ruolo di assistente, pur mostrando comunque chiaramente i dipendenti diretti del manager. Può anche aiutare le persone a individuare il soggetto da contattare per parlare con il manager. 
  • Presta attenzione allo spazio. Mantieni le caselle equidistanti tra loro. L’organigramma risulterà più semplice da leggere e assumerà un aspetto più professionale. 

Dopo aver completato l’organigramma, chiedi a qualcuno che conosce bene l’organizzazione e a qualcuno che non la conosce affatto di controllarlo. In questo modo, potrai assicurarti che oltre a essere corretto sia anche chiaro e fornisca informazioni appropriate a tutti i livelli. Scopri di più su come creare organigrammi mediante software e modelli in questa guida dettagliata.

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