Modernizzare il lavoro: la Business process automation (BPA)

Si dice che quelli che vivono nel passato non hanno futuro, e lo stesso vale per le organizzazioni che si rifiutano di adottare tutto quello che la moderna tecnologia ha da offrire. Che ci piaccia o no, oggi il mondo aziendale ha ritmi frenetici e spesso può sembrare impossibile tenere passo con tendenze in continua evoluzione. Se a questo si aggiunge il fatto che i clienti si aspettano un servizio immediato, è facile capire perché i problemi sembrino insormontabili per chiunque faccia business. L’automazione dei processi aziendali (BPA, Business Process Automation) è una delle soluzioni disponibili per tenersi al passo con la tecnologia, e con i tempi. Il software di automazione dei processi aziendali offre alle organizzazioni la possibilità di automatizzare le attività lunghe e laboriose, ottimizzando in questo modo le operazioni e raggiungendo nuovi livelli di efficienza. Permette inoltre ai dipendenti di sfruttare le loro competenze per il lavoro per cui sono stati assunti invece che per attività routinarie che possono richiedere tempo prezioso.

Cosa può fare il software BPA per te

Uno studio pubblicato nel 2013 da CompTIA rivela che le cinque aree che le aziende sperano di poter migliorare con il software BPA includono i colli di bottiglia che provocano rallentamenti (48%), la duplicazione del lavoro (46%), la scarsa interazione tra reparti (39%), la difficoltà a trovare documenti (33%) e la mancanza di visibilità sui processi aziendali (27%).

In particolare, l'automazione dei processi aziendali si può usare per semplificare un'ampia varietà di processi, tra cui:

  • Gestione dei documenti
  • Automazione dei flussi di lavoro
  • Avvisi sulle attività tramite email
  • Campagne di marketing tramite email
  • Lettere di ringraziamento
  • Promemoria sui pagamenti
  • Revisione e approvazione dei documenti
  • Gestione delle richieste dei dipendenti

Una volta deciso quali processi automatizzare, puoi personalizzare i flussi di lavoro definendo le procedure e configurando gli avvisi e le approvazioni che modelleranno i processi effettivi che in genere vengono eseguiti manualmente. Le aree più comuni includono il marketing, la gestione dei clienti e l'assistenza clienti.

Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

Oltre a semplificare i processi, l'implementazione dell'automazione dei processi aziendali offre numerosi vantaggi, tra cui:

  • Costi ridotti. Sono necessarie meno risorse perché c'è meno lavoro da completare.
  • Uso più efficiente della manodopera. I manager possono, ad esempio, dedicare più tempo a gestire i dipendenti e a tenere d'occhio le attività importanti invece di farsi sommergere da revisioni, approvazioni e richieste.
  • Collaborazione migliorata. Il software BPA può essere usato per creare uno spazio in cui i membri del team possono condividere i file e ricevere avvisi quando i documenti vengono aggiornati, cambiati o riassegnati. In questo modo, tutti i membri del team rimangono sulla stessa lunghezza d'onda e comunicano più efficacemente.
  • Assistenza clienti migliorata. Senza l'automazione dei processi aziendali, può risultare difficile per il team dell'assistenza clienti o per l'help desk tenere traccia di tutte le richieste o le domande. Con la creazione automatica di ticket tramite il software BPA, non si rischia di trascurare i clienti. I team dell'assistenza possono infatti rispondere in modo più rapido ed efficiente, aumentando la soddisfazione dei clienti.
  • Prestazioni generali più elevate. L'uso dell'automazione dei processi aziendali comporta meno errori manuali e un lavoro più mirato per i dipendenti.
  • Dipendenti più soddisfatti. Secondo uno studio condotto nel 2015 dalla Society for Human Resource Management, il 55% dei dipendenti reputano "molto importante" per la loro soddisfazione sul lavoro la possibilità di usare le loro competenze e abilità. Eliminando le attività più noiose dalle mansioni, i dipendenti potranno dedicare tutto il tempo necessario al lavoro per cui sono qualificati.

Scelta del software BPA appropriato

Per la scelta della soluzione ideale di automazione dei processi aziendali per l'organizzazione, è importante valutare un'ampia varietà di fattori, tra cui costi che rispettino il budget, una soluzione che si integri con le attuali applicazioni e un provider con la reputazione e le competenze tali da offrire un servizio di alta qualità. Cosa aspetti dunque? Entra nel futuro e modernizza il lavoro con l'automazione dei processi aziendali.

Informazioni sull'autore

L’obiettivo del team del Growth Center è quello di aiutarvi ad avviare, gestire e portare avanti il vostro business.

Inizia a usare Microsoft 365

È l'Office che già conosci, con in più gli strumenti che ti permettono di collaborare e migliorare la produttività, ovunque e in qualsiasi momento.

Acquista ora
Contenuti correlati
Manage my business

Gestione progetto nella nuova cultura del lavoro: 7 fasi di governance

Scopri di più
Manage my business

Cinque modi semplici per tenere traccia dei clienti

Scopri di più

Il Growth Center non fornisce consulenza fiscale o finanziaria. Devi contattare il tuo consulente per discutere della tua situazione.