Usare la videoconferenza per risparmiare tempo e denaro

I viaggi di lavoro fanno parte di ogni realtà aziendale e riguardano chiunque, sia i titolari o i dipendenti delle multinazionali o quelli delle piccole imprese con clienti a livello internazionale. Le riunioni faccia a faccia, oltre a migliorare la comunicazione aziendale (dopo tutto, è difficile capire il tono da un’email o un messaggio istantaneo), consentono anche di vedere e ascoltare i clienti per comprenderne meglio le esigenze.

Purtroppo, i viaggi aziendali possono essere costosi in termini economici e di produttività, e se i voli vengono cancellati, ritardati o deviati, questi costi possono aumentare ulteriormente. Oltre che sull’azienda, i viaggi influiscono negativamente anche sui dipendenti, esponendoli a jet lag cronici, livelli insalubri di radiazioni, indebolimento del sistema immunitario e disagi per la vita privata, il tutto perché è necessario incontrare un cliente.

Ovviamente, in alcuni casi è importante incontrare il cliente di persona, me altrimenti sono disponibili soluzioni per le comunicazioni per vedersi e ascoltarsi con chiunque anche a diversi chilometri di distanza. Esatto: le videoconferenze sono la chiave per ridurre i viaggi. Ma le soluzioni non sono tutte uguali, quindi è opportuno scegliere il software di comunicazione in modo oculato, cercando un'opzione che includa:

  • Videoconferenze HD a più partecipanti. Scegli un'app per riunioni aziendali che offra ampio spazio sulla linea e sullo schermo supportare tutti i partecipanti. E assicurati di avere accesso ad audio e video HD. In questo modo potrai vedere e ascoltare tutti chiaramente.
  • Condivisione del contenuto. In quasi tutte le riunioni vengono condivisi contenuti, solitamente sullo schermo di una sala riunioni. Quindi è opportuno scegliere uno strumento per videoconferenze che consenta a tutte le parti di condividere documenti, app, URL, presentazioni e schermi senza difficoltà. Inoltre, cerca una soluzione che ti permetta di lavorare ai documenti in tempo reale insieme ad altre persone, per semplificare ulteriormente la collaborazione.
  • Controlli di produzione integrati. Con gli strumenti di produzione integrati direttamente nell'app per comunicazioni aziendali, puoi gestire l'intera riunione dal pannello di controllo. Alcuni strumenti offrono anche la possibilità di scegliere quali partecipanti potranno vedere quali contenuti, per avere un maggior controllo sulla riunione.
  • Partecipazione con singolo tocco. I prodotti che richiedono numerose procedure vengono raramente usati dagli utenti, quindi scegli un software di comunicazione che semplifichi la partecipazione alle riunioni. Con un singolo tocco su un promemoria della riunione, un calendario, eccetera, i partecipanti possono accedere senza sforzo.
  • Hosting di terze parti. Usando una soluzione per la comunicazione aziendale ospitata da una terza parte, non dovrai fare investimenti nell'infrastruttura per ottenere gli strumenti e le funzionalità che ti servono. E tutte le responsabilità di manutenzione ricadono sull'host, così puoi anche risparmiare sui costi.

I viaggi in aereo di uno o più dipendenti per partecipare a una riunione comportano costi estremamente elevati in biglietti, hotel, vitto, taxi o noleggio auto, per non parlare del tempo perso in transito. E questi costi aumentano ulteriormente se i viaggi si ripetono più volte all'anno. Quindi se cerchi una soluzione che ti faccia risparmiare tempo, riduca lo stress per i dipendenti e ti consenta di mantenere una comunicazione aziendale chiara e aperta con i clienti, esamina alcuni prodotti software per videoconferenze disponibili oggi. Da quando sono state introdotte inizialmente circa dieci anni fa, queste soluzioni si sono evolute enormemente e possono rappresentare una svolta per la tua organizzazione e per i clienti.

Informazioni sull'autore

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Inizia a usare Microsoft 365

È l'Office che già conosci, con in più gli strumenti che ti permettono di collaborare e migliorare la produttività, ovunque e in qualsiasi momento.

Acquista ora
Contenuti correlati
Manage my business

4 capisaldi per la creazione di una mail aziendale

Scopri di più
Manage my business

Migliorare la collaborazione e la comunicazione aziendale

Scopri di più
Manage my business

Soluzioni di unified communications per snellire il flusso di lavoro

Scopri di più

Il Growth Center non fornisce consulenza fiscale o finanziaria. Devi contattare il tuo consulente per discutere della tua situazione.