Usa i servizi di eDiscovery per proteggere la tua azienda

L’eDiscovery è il processo di identificazione, raccolta e distribuzione di informazioni archiviate elettronicamente, come email, presentazioni e database, che possono essere usate come prova in cause legali.

Considerando la quantità elevata di dati elettronici archiviati dalle organizzazioni, il processo di eDiscovery può essere complesso. E sebbene i file elettronici siano per natura più dinamici, è fondamentale preservare le proprietà, i contenuti e i metadati dei file originali, come timestamp, autore e destinatari. In questo modo, si possono evitare le accuse di manomissione delle prove (se esistono) in caso di controversie legali.

Come si può facilmente immaginare, il processo di eDiscovery può essere arduo, oneroso in termini di tempo e di costi, senza un software di supporto per le controversie legali che renda possibile automatizzare la ricerca di informazioni e file (e relativi metadati). Fortunatamente, sono disponibili numerosi prodotti software di eDiscovery che possono aiutare le organizzazioni a prepararsi per le controversie legali e a completare in modo relativamente rapido le attività associate alla ricerca. Tuttavia, non è sempre facile capire dove cercare. Esaminiamo quattro funzionalità di eDiscovery che possono fare la differenza in caso di controversie legali.

  • Ricerca per parola chiave in più posizioni contemporaneamente: avendo la possibilità di eseguire ricerche in email, portali di documenti, spazi di archiviazione sul cloud, servizi di messaggistica istantanea e altro ancora, il tutto con una singola ricerca per parola chiave, si possono individuare rapidamente file e documenti importanti e anche conversazioni che potrebbero essere pertinenti al caso. Inoltre, alcuni programmi di eDiscovery consentono di esportare i risultati in un repository, quindi di scaricare il report di esportazione senza la necessità di esportare tutti i risultati effettivi della ricerca, una funzionalità utile per restringere la ricerca fino al campo dei documenti per l’analisi e, in ultima analisi, per risparmiare tempo.
  • Deduplicazione nei risultati della ricerca: scegliendo servizi di eDiscovery che consentono di deduplicare i risultati esportati, nel repository verrà esportata una sola copia di un messaggio email, di un documento o di un file, anche se potrebbero essere trovate più istanze dello stesso elemento. Con la deduplicazione, si può ridurre il numero di elementi da revisionare, risparmiando tempo. Esistono però alcune limitazioni degli algoritmi di deduplicazione, per cui un elemento univoco potrebbe essere contrassegnato come duplicato durante la procedura di esportazione, quindi è opportuno usare questa funzionalità con cautela.
  • Filtro delle autorizzazioni per la ricerca di contenuto: alcune soluzioni consentono di usare il filtro di ricerca delle autorizzazioni per permettere ai manager di eDiscovery di eseguire la ricerca solo in un sottoinsieme specifico di cassette postali e siti dell'organizzazione oppure di cercare solo messaggi o contenuti del sito che soddisfano specifici criteri. Se ad esempio si vuole consentire al manager di eDiscovery di cercare solo i messaggi inviati o ricevuti da una posizione specifica, il software permetterebbe di creare un apposito filtro.
  • Recupero di elementi non indicizzati: gli elementi non indicizzati potrebbero includere file protetti da password, crittografati, inviati come allegati email molto grandi o semplicemente elementi che non è stato possibile indicizzare a causa di un errore durante il processo di indicizzazione. Per motivi legali, le organizzazioni potrebbero essere tenute a esaminare gli elementi non indicizzati, quindi per semplificare la ricerca di tali file, è consigliabile scegliere servizi di eDiscovery che offrano l'opzione di includere gli elementi non indicizzati nell'esportazione dei risultati per un'ulteriore analisi.

In periodi di controversie legali, il software di eDiscovery può aiutare i team a individuare tutte le email, i messaggi istantanei, i documenti, i file, eccetera, pertinenti per uno specifico cliente, argomento o membro del team. Usando uno strumento che automatizza tale ricerca, è possibile identificare, bloccare ed esportare rapidamente i contenuti necessari per completare il processo di individuazione e consentire all'ufficio legale di procedere tempestivamente.

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