Gestire i contenuti aziendali con una piattaforma ECM

Materiali di marketing, contratti, messaggi email, presentazioni e promozioni per i clienti, fogli di calcolo, file di testo, PDF, foto, video, moduli, fatture, curriculum dei candidati: le organizzazioni di ogni dimensioni creano continuamente contenuti. E anche se la creazione di contenuti può risultare facile, organizzarli non è un compito da poco.

La soluzione è offerta dalle piattaforme ECM (Enterprise content management), che consentono di organizzare e gestire i contenuti nell’intero ciclo di vita, dalla creazione all’archiviazione. Ma come per molte altre cose, i sistemi di Enterprise content management non sono tutti uguali, quindi esaminiamo alcune funzionalità per mantenere i contenuti organizzati e accessibili aumentando allo stesso tempo l’efficienza dei team.

  • Un singolo repository per una gamma diversificata di tipi di contenuto: scegliendo un servizio ECM che consenta di archiviare video, fogli di calcolo, immagini, documenti di testo e altro ancora in una singola posizione, puoi raggruppare tutti i file di uno specifico progetto o iniziativa.
  • Crea cartelle principali con un numero di fatto illimitato di sottocartelle: in questo modo, se un progetto o un’iniziativa si prolunga nel tempo o si verifica ogni anno, puoi semplicemente creare un’unica cartella principale e quindi diverse sottocartelle per ogni anno di lavoro. All’interno di ognuna di queste sottocartelle puoi creare altre sottocartelle per documenti come contratti, liberatorie, materiale di marketing, eccetera.
  • Modifica facilmente le proprietà dei documenti, ovvero i metadati: grazie alla possibilità di individuare e modificare i metadati di un file all'interno di un documento, puoi risparmiare tempo e assicurarti che i file vengano etichettati correttamente per le ricerche future.
  • Controlla l'accesso alle informazioni: non tutti hanno bisogno di accedere a ogni documento, e con una piattaforma ECM che ti consenta di applicare autorizzazioni definite per documenti, gruppi o file, intere sezioni del sistema o il sistema stesso, puoi controllare rigorosamente chi può vedere cosa.
  • Lavora in collaborazione: alcune soluzioni ECM consentono di creare flussi di lavoro dei documenti per tenere traccia e collaborare con altre persone a processi orientati ai documenti usando le consuete applicazioni.
  • Riproduci contenuti multimediali dal sistema Enterprise content management: per le organizzazioni che usano file video e audio, la possibilità di riprodurli dal sistema ECM consente di risparmiare tempo riducendo il numero di passaggi necessari per guardarli o ascoltarli.
  • Archivia e proteggi i record aziendali e i file legali importanti: con un repository sicuro, puoi fare in modo non solo che i record vengano archiviati in uno stato finale e bloccato, ma anche che siano facili da individuare e recuperare se necessario per l'esibizione a fini legali. E con l'accesso semplificato a tutti i documenti, puoi ridurre i costi complessivi di ricerca.
  • Ricerca per parola chiave: un servizio EMC che consenta agli utenti di cercare documenti e informazioni per parole chiave può aiutare il tuo team a individuare file di cui potrebbero non essere al corrente ma che magari sono pertinenti per il progetto a cui lavorano, con un risparmio di tempo e una maggiore efficienza. Le aree ricercabili includono il testo dei documenti, i metadati, le annotazioni e così via. Inoltre, dovrebbe essere possibile cercare i documenti per data di creazione.
  • Accessibile in un'ampia gamma di dispositivi: scegliendo una piattaforma ECM progettata per l'uso su PC desktop, laptop, tablet e telefoni, gli utenti possono accedere ai file necessari quando serve, sia in ufficio che in remoto, in viaggio o durante una riunione fuori sede.

Offrendo la possibilità di archiviare, proteggere, cercare, manipolare e creare file e documenti in una singola posizione, le piattaforme EMC contribuiscono a semplificare le comunicazioni dei team, i progetti e anche l'esibizione a fini legali. E sia che l'organizzazione sia composta da pochi dipendenti in un'unica sede o da migliaia di persone in tutto il mondo, un sistema di Enterprise content management assicura la perfetta organizzazione.

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