Le riunioni del futuro – Uso dell’intelligenza artificiale (AI) per migliorare la collaborazione in team

Team di 4 persone che lavorano insieme in una sala conferenze

A cura di Blair Pleasant, autore ospite di Microsoft

È ormai chiaro che l’intelligenza artificiale (AI) sarà un fattore essenziale nel modo di comunicare e collaborare nel prossimo futuro. L’integrazione dell’intelligenza artificiale (AI) con applicazioni di comunicazione aziendale, tra cui sistemi di collaborazione in team e Unified communication, può ottimizzare la produttività dei dipendenti, i tempi e il flusso aziendale complessivo.

L’intelligenza artificiale (AI) è un vasto settore, che include diverse tecnologie, tra cui:

  • Apprendimento automatico
  • Elaborazione del linguaggio naturale
  • Bot o applicazioni software per l’esecuzione di attività automatiche semplici e ripetitive
  • Funzionalità vocali, tra cui conversione della voce in testo scritto e sintesi vocale
  • Robotica

Questi strumenti sono in grado di apprendere nel tempo e permettono alle applicazioni di usare informazioni utili raccolte da comportamenti precedenti e da origini dati esterne per assistere gli utenti. Se usate con la collaborazione in team e le riunioni, le tecnologie di intelligenza artificiale (AI) possono automatizzare le attività e aiutare gli utenti ad accedere alle informazioni più appropriate, presentate nella posizione ideale.

Miglioramento della collaborazione in team e delle riunioni, prima, durante e dopo

Gli strumenti di intelligenza artificiale (AI) possono essere usati prima, durante e dopo riunioni e sessioni di collaborazione in team per migliorare il flusso, risparmiare tempo, incrementare la produttività e, soprattutto, ridurre i motivi di frustrazione.

Un motivo per cui le riunioni possono non essere produttive è che in genere impieghiamo troppo tempo a pianificare la riunione e a individuare un momento che vada bene a tutti i partecipanti. Invece di sprecare tempo nel tentativo di indovinare chi è disponibile e quando, potremmo usare bot per pianificare automaticamente le riunioni in base ai calendari e alla disponibilità degli invitati, risparmiando tempo e riducendo il livello di frustrazione. I bot possono anche identificare altre possibili persone da invitare in base a esperienza, titolo, relazioni e così via.

L'intelligenza artificiale (AI) può ridurre i motivi di frustrazione anche accedendo alle risorse e ai documenti appropriati prima e durante le riunioni del team. Consideriamo l'esempio di un team di sviluppo che tiene una riunione settimanale in cui vengono condivisi, esaminati e aggiornati documenti e disegni. Prima della riunione, i membri del team devono accedere alla versione più aggiornata dei documenti. Tuttavia, circolano in genere diverse versioni dei documenti e non tutti i membri del team lavorano a quella più aggiornata. Non sarebbe più facile se, usando l'intelligenza artificiale (AI), il software per la collaborazione in team potesse identificare i documenti necessari, accedere alla versione più aggiornata di ogni documento e renderli disponibili a tutti i membri del team prima della riunione?

Durante la riunione gli strumenti di intelligenza artificiale (AI) potrebbero identificare e presentare automaticamente altre informazioni e risorse pertinenti, come collegamenti Web, video e documenti utili per la riunione, in base all'argomento e alle parole chiave usate. Gli strumenti di intelligenza artificiale (AI) possono anche prendere appunti, creare attività, ottenere le approvazioni e assegnare incarichi.

Dopo la riunione, questi strumenti possono essere usati anche per completare le attività e chiudere quelle in scadenza, riassumere e trascrivere il contenuto della riunione sotto forma di testo e permettere alle persone di accedere in tutta semplicità a informazioni importanti in base all'argomento, corrispondenti ai punti in cui è stato citato il loro nome, e altro ancora.

Dobbiamo aspettarci l'introduzione di assistenti digitali dotati di un'interfaccia ispirata alle conversazioni, che miglioreranno le funzionalità di Unified communication e collaborazione in team, permettendo ai dipendenti di usare controlli vocali per effettuare chiamate, inviare messaggi istantanei ai colleghi o avviare una videoconferenza. Ad esempio, puoi chiedere a Cortana di configurare una videochiamata con Davide e Gianni per martedì alle 16.00 o fare in modo che l'assistente digitale comunichi al tuo team che a causa del traffico arriverai in ritardo alla riunione settimanale.

Gli strumenti di intelligenza artificiale (AI) offrono informazioni approfondite ed eseguono attività anche banali ma importanti, che migliorano la produttività dei lavoratori, riducono i motivi di frustrazione degli utenti e producono risultati aziendali migliori.

Analista di settore indipendente con oltre 18 anni di esperienza nel fornire approfondimenti e analisi di mercato per utenti finali e fornitori. Blair Pleasant è un assiduo oratore e partecipante a conferenze, webinar, podcast e altri eventi sull'evoluzione dei settori di collaborazione, Unified communication e centri di contatto.

I blog e gli articoli di Blair sono consultabili all'indirizzo http://www.ucstrategies.com e Blair è presente anche su Twitter come @blairplez

Informazioni sull'autore

An independent industry analyst with over 18 years’ experience, providing market insights and analysis for end user and vendor clients. Blair Pleasant is a frequent speaker and participant in industry conferences, webinars, podcasts, and other events about the evolving Unified Communications and Collaboration and contact center markets. Blair’s blogs and articles can be found on http://www.bcstrategies.com and tweets on Twitter as @blairplez

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