Audioconferenza e videoconferenza: preziosi strumenti di business

Che si amino o si odino, le riunioni sono qui per restare. Come strumento di comunicazione, le riunioni forniscono informazioni per il team, legami in tempo reale e conversazioni costruttive. Ma a volte possono diventare improduttive. Infatti, secondo le stime del Bureau of Labor degli USA, le aziende perdono ogni anno 37 miliardi di dollari in riunioni inutili. Poiché il 37% del tempo dei dipendenti viene oggi trascorso in riunione, vale la pena valutare come organizzarle per generare informazioni, indipendentemente dal tipo di management e dalle strategie aziendali.

Il fattore di soddisfazione delle riunioni moderne

Considerando la strategia aziendale, dovresti riconoscere i costi dell’hardware e del software delle riunioni, siano esse digitali o fisiche. Bilanciando i vantaggi di ogni modello potrai trovare una approccio integrato a una nuova tecnologie a alle tradizionali prassi aziendali.

Con i progressi della tecnologia, cambiano di pari passo anche i moderni ambienti di lavoro. Nelle organizzazioni in cui ogni minuto conta, l’uso di servizi come le conferenze audio o video riduce la necessità di gestire il tempo dei dipendenti. Con le audioconferenze, dipendenti e stakeholder possono semplicemente partecipare alla conversazione, offrire input e riprendere la loro giornata lavorativa, senza lasciare mai l’ufficio. Con le videoconferenze, non è più necessario chiamare a raccolta i dipendenti remoti. Gli schermi consentono di conversare di persona con più dipendenti in diverse aree geografiche. Oltre a unificare i team, queste risorse possono anche sostituire i viaggi di lavoro, eliminando costi non necessari.

Ovviamente, le riunioni faccia a faccia offrono comunque un elemento umano,cosa non disponibile tramite interfacce virtuali. Quando interagisci con un nuovo cliente, l'incontro di persona può creare un rapporto e stabilire una base per una relazione professionale durevole. E nonostante le recensioni negative sulle riunioni, il 92% dei partecipanti considera le riunioni come un'opportunità valida per collaborare, suggerendo che una riunione di successo può essere uno dei fattori che contribuisce alla soddisfazione dei dipendenti sul posto di lavoro. E una maggiore soddisfazione dei dipendenti si traduce in un turnover ridotto.

Secondo un sondaggio di Verizon, oltre il 90% dei partecipanti ammette di distrarsi durante le riunioni, per tutto il tempo o solo in parte, mentre il 70% ammette di portarsi altro lavoro alle riunioni. È ovvio che le riunioni così come le conosciamo oggi devono cambiare. Immagina quanto potrebbe aumentare la produttività se il concetto di riunione venisse completamente ridefinito.

Nuove definizioni della riunione moderna

Considerando le nuove tecnologie, le tendenze dell'impiego e le svolte economiche, oggi le riunioni sono in continua evoluzione. Un recente studio di BlueJeans ha rivelato che il 25% delle riunioni include almeno una persona che partecipa alla chiamata tramite video da dispositivo mobile. Questo aumento dei video da dispositivi mobili può essere attribuito alla crescita di lavoratori part time o freelance. Negli ultimi anni, questi lavoratori a contratto sono arrivati a costituire il 40,4% della moderna forza lavoro, secondo le stime.

Quale è la morale? Che per il successo futuro delle aziende e dei loro dipendenti, le riunioni devono essere integrate con tecnologie sia digitali che fisiche.

Ma in che modo? Qual è il luogo ideale per organizzare una riunione, sia fisica che digitale? La risposta non è sempre la stessa per ogni azienda, ma sono state sviluppate alcune innovazioni per aumentare la produttività in tutte le organizzazioni.

  • Le tecnologie digitali stanno rendendo popolari le semplici connessioni attivabili con un tocco, che raggruppano proiezioni video e audio. I sondaggi e la telemetria per misurare il successo e il tempo di connessione hanno già dimostrato miglioramenti da una media di tre minuti a meno di un minuto.
  • I progressi nella tecnologia fisica forniranno un servizio audio/video basato sul tipo di dispositivo, sia che le connessioni siano cablate o wireless oppure interne o esterne alle reti aziendali. In teoria, questi miglioramenti forniranno un'esperienza di riunione di alta qualità per i partecipanti remoti e per i dipendenti interni.
  • Alcune organizzazioni hanno adottato nuovi metodi, come le lavagne digitali, per sfruttare i vantaggi di questi miglioramenti. Le soluzioni innovative per la collaborazione in team, come i display multitouch, le esperienze reattive di penne e input penna e le videoconferenze integrate ottimizzeranno le riunioni moderne.

Oggigiorno, il 28% dei manager ritiene che le riunioni siano una perdita di tempo. Ma, se usate in modo efficiente, le riunioni non forniscono solo un ambiente per affinare la strategia aziendale, ma creano anche opportunità di connessione, innovazione e sinergia tra i team. A prescindere dal ruolo ricoperto nell'organizzazione, dipendenti, dirigenti o freelance, tutti possono beneficiare da un approccio olistico a un'esperienza di riunione di alta qualità.

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