Tre modi per migliorare il tuo business utilizzando soluzioni di videoconferenza

La videoconferenza consente di collegare audio e feed video in diretta tra almeno due persone. Si tratta di una tecnologia che esiste dagli anni ’60, quando un dispositivo noto come “Picturephone” fu introdotto per la prima volta all’Esposizione universale di New York del 1964. Oggi, naturalmente, questa tecnologia è molto più sofisticata e integrata nella vita di tutti i giorni.

Le riunioni remote stanno ad esempio diventando sempre più necessarie. Circa tre quarti dei dirigenti affermano che la propria rete di lavoratori e fornitori è globale, in base a una ricerca Forbes Insight. Inoltre, circa due terzi delle aziende consentono ora ai dipendenti di lavorare a distanza in misura significativa. Non è solo una questione di comodità. Gli studi dimostrano che lavorare fuori sede può aumentare la produttività e ridurre gli attriti.

Nei casi in cui è difficile riunire un team di persona, la soluzione migliore consiste nell’organizzare una videoconferenza. Perché? Le ricerche dimostrano che poter vedere i colleghi faccia a faccia, anche se virtualmente, crea un senso di complicità e fiducia reciproca. Durante un sondaggio globale del 2017 effettuato su migliaia di lavoratori, il 92% degli intervistati ha affermato che la videoconferenza permette di migliorare il lavoro in team e ottimizzare le relazioni.

Ma tra una buona collaborazione virtuale e una collaborazione ottimale c’è una differenza abissale. Desideri avere la certezza che qualsiasi strumento utilizzi possa aiutare il tuo team a lavorare in modo più intelligente. La videoconferenza è uno di tali strumenti mission-critical. 

Vantaggi della videoconferenza

Ecco tre modi di utilizzare la videoconferenza per rendere qualsiasi tipo di team più produttivo, connesso e innovativo. 

1. Videoconferenze online

La videoconferenza online è una soluzione utilizzata per le riunioni virtuali dalla maggior parte delle aziende. Le aziende considerano le video riunioni un modo per aumentare serenità e coinvolgimento, specialmente per i team remoti. In base alle ricerche, ciò è in parte dovuto al fatto che la comunicazione si basa essenzialmente su segnali non verbali, diffusi dunque tramite il video, non via audio. Alcune delle migliori soluzioni di videoconferenza online dispongono anche di strumenti integrati, ad esempio per la creazione di note, chat, pianificazione e condivisione dello schermo, ovvero funzionalità che rendono i flussi di lavoro più integrati ed efficienti. La maggior parte degli strumenti offre anche soluzioni per dispositivi mobili, così i dipendenti possono accedere e partecipare a una videoconferenza ovunque si trovino.

Una conferenza video online è valida per: 

  • “Incontri” quotidiani o riunioni frequenti e progettate per essere brevi tra team di piccole dimensioni (anche in questi casi la comunicazione faccia a faccia può essere vantaggiosa)
  • Riunioni per il personale pianificate su base regolare, durante le quali la videoconferenza può essere usata come una sala riunioni per il team
  • Colloqui con potenziali candidati a una posizione lavorativa
  • Entrare in contatto con il cliente e condividere dati, stato di avanzamento e idee
  • Riunioni generali o comunali durante le quali vengono condivise informazioni importanti o riservate

2. Trasmissioni in diretta

Una trasmissione in diretta rappresenta un’altra forma di videoconferenza online che può essere estremamente efficace, specialmente per entrare in contatto con persone esterne alla tua organizzazione. In questo modo, puoi trasmettere una riunione, una presentazione, una conferenza, un workshop o un evento live a migliaia di utenti online. 

Gli utenti possono inoltre partecipare in tempo reale. Puoi anche registrare l’evento e archiviarlo per consentire a dipendenti e clienti di usarlo in un momento successivo. È un ottimo modo per mostrare il lavoro che svolgi o stimolare le persone a conoscere la tua azienda attraverso una conversazione o una presentazione interessante. 

Le trasmissioni in diretta sono valide per:

  • Eventi virtuali di ogni tipo, inclusi eventi di vendita e marketing aperti al pubblico
  • Grandi riunioni che coinvolgono tutto il personale 
  • Principali relatori in una conferenza o un evento aziendale, per un pubblico esterno o interno
  • Riunioni municipali virtuali che possono fungere da forum per il dialogo tra dipendenti o pubblico generale
  • Webinar

3. Interoperabilità video nel cloud

Con videoconferenza nel cloud si intende una riunione virtuale ospitata online, anziché in ufficio. Con interoperabilità si intende l’interazione tra diversi sistemi tecnici. Ciò che rende straordinaria l’interoperabilità video nel cloud è il fatto che i partecipanti a una riunione possano accedere a una videoconferenza anche utilizzando una vasta gamma di tecnologie differenti. Questa capacità risulta particolarmente utile se devi invitare a una riunione o un evento acquirenti, clienti o collaboratori indipendenti che non utilizzano i tuoi stessi sistemi. 

L’interoperabilità video nel cloud è straordinaria per:

  • Integrare e collegare senza problemi una vasta gamma di dispositivi e sale riunioni
  • Condividere dati, dashboard e strumenti visivi durante una riunione, anche con persone che usano tipi di dispositivi e software differenti
  • Abbattere silos per migliorare la comunicazione e le relazioni con i clienti

Alcune best practice per la videoconferenza

Provare uno o tutti questi modelli può aiutare a rafforzare la serenità dei dipendenti e migliorare il lavoro in team. Può tuttavia anche consentire di far conoscere il tuo lavoro a un pubblico più esteso e ampliare la tua base di clienti, così da ottenere migliori risultati aziendali. Alcuni semplici consigli possono anche aiutarti a rendere tutto ciò possibile. 

Best practice per la videoconferenza: 

  • Prima che inizi la riunione, assicurati che tutta la tecnologia funzioni correttamente, dalla connessione Internet ai microfoni 
  • Definisci un ordine del giorno, per assicurarti di gestire la riunione in modo appropriato, senza divagare
  • Coinvolgi in modo attivo un membro del team alla volta, per evitare sovrapposizioni o tempi morti
  • Usa strumenti visivi, condivisione dello schermo e altri strumenti di collaborazione per un maggior coinvolgimento

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