Perché scegliere
la dematerializzazione

L’eccessiva burocrazia della Pubblica Amministrazione è identificata spesso con la produzione inutile di documenti cartacei: domande, autorizzazioni, delibere, pratiche amministrative e altro ancora. Perché lasciarli sulla carta? Le tecnologie per passare ai supporti digitali sono già disponibili. La normativa inoltre impone da tempo alla Pubblica Amministrazione sia la protocollazione informatica che la dematerializzazione dei documenti amministrativi e dei processi di lavorazione. I benefici sono garantiti: non solo recupero di efficienza ma anche risparmio sulla carta e maggiore tutela ambientale, grazie alla riduzione dei movimenti delle persone e delle pratiche amministrative.

Inoltre, lavorare in gruppo su una pratica digitale non è più un problema: la gestione delle versioni di ogni documento è automatizzata ed è possibile definire permessi e livelli d’uso dei file senza stampare carta e passarla tra gli uffici. Questo non interessa soltanto i processi interni alle amministrazioni, ma anche la relazione con cittadini e imprese, alle quali si possono mandare per posta elettronica pratiche firmate digitalmente, dematerializzando i documenti e facendo risparmiare tempo prezioso allo sportello o costi di spedizione.

I vantaggi

La dematerializzazione dei documenti porta tre importanti vantaggi: il risparmio relativo ai costi di stampa, acquisto e manutenzione delle stampanti; la possibilità di centralizzare il trattamento delle pratiche e i processi di lavoro gestiti dai knowledge worker, consentendo di archiviare documenti elettronici in maniera univoca, facilmente condivisibili e reperibili attraverso sistemi automatici di ricerca; l’opportunità di seguire più attentamente ogni procedimento amministrativo per capire dove incontra difficoltà o fermi nella lavorazione. I documenti cartacei corrono sempre il rischio di "perdere la loro strada", quelli digitali sono sempre disponibili. La dematerializzazione e la gestione documentale riducono la necessità di lavorare attraverso archivi fisici dislocati magari lontano dal luogo in cui servono, abbassano i costi di stampa, ricerca e trasferimento delle pratiche, rendono più rapida e sicura la loro gestione, consentendo l’uso di strumenti di collaborazione, reportistica, archiviazione, cifratura o protezione digitale, invio tramite posta elettronica, spedizione al cittadino tramite raccomandata online.